何らかの事情で会議日程を変更しなければならないときには、できるだけ出席者に迷惑がかからないようにスマートな行動をしたいものです。それは社内会議であっても同様で、むしろ周りからビジネススキルが試されているといっても過言ではありません。
今回はビジネスマナーとして知っておきたい、周りを混乱させずに円滑に日程変更を行うためのコツをご紹介します。
1. できるだけ早く行動に移す
日程変更しなければならない状況になったら、とにかく迅速な対応が重要です。会議の日程調整を雑務と考え、後回しにするの優先順位として間違っています。変更が必要になったらすぐに行動に移しましょう。
急遽の日程変更が、出席者のスケジュールに大きく影響することもあります。混乱を避けるためにも、少しでも時間の余裕が生まれるように気を使いましょう。また自分にとっても、できるだけ早く行動した方が候補日も選びやすいメリットがあります。
2. 最小限のメール回数で再調整を終える
社内会議の日程調整はできるだけ無駄を省き、効率的に行うのが鉄則。メールが何往復もしなくて済むように、必要な情報はまとめて発信します。基本的に新しい日程を１つに絞ってから発信しますが、度重なる日程変更は混乱を招くため、慎重に候補日を決めます。
普段から忙しい人や、必ず出席していただきたい上司などには、個別に電話などで事前にアポ取りをしておきましょう。その際は漠然と希望日を相手に複数出してもらうのではなく、自分が選んでおいた候補日から選んでもらいます。その方が相手の手間も省けます。
3. メールの件名は分かりやすく
日程変更のメールを送信する際は、日程変更であることが一目でわかる件名にすることが重要です。前回のメールに「Re:」を付けて返信するのはNGです。メールを開くのが後回しになったり、見落としたりする人が増えますので注意してください。日程変更に気づかない人がいると、大変な混乱を招きます。
4. 自分都合ではなくてもお詫びを述べる
日程を変更する理由が何であれ、調整役としてはお詫びを気持ちが伝わる文面にします。例え他の人の都合であっても、「ご迷惑おかけしまして申し訳ございません」「恐れ入ります」といった言葉を使うと、不快な思いをさせずにスムーズに日程変更を行えます。
変更となった理由は伝えた方が良いでしょう。ただし長々とした言い訳にならないように注意します。社内ですので「急用につき」では簡潔すぎる印象もありますので、「急遽、部長が出張となったため…」程度に、手短に書きます。
個人名を出して「○○さんの都合が…」などと書くのは言語道断ですが、部長レベルであれば、その出張に合わせて社内会議の日程を変更するのは当然のことですので、問題ありません。出席者も納得しやすい理由となります。
5. メールには変更前の情報も書く
変更後の日程だけをメールに記載すると、相手に元に日程を探させる手間をかけてしまいます。必ず変更前の日程もメール内に記載するようにしましょう。変更点を箇条書きにすると、分かりやすくて親切です。
6. 時間と場所を必ず伝える
時間と場所にも変更があれば当然メールに記載しますが、日にちの変更だけの場合も、時間と会議室は必ず書きます。変更なしの一言で済ますのはビジネスマナーとしてNGです。
この日程変更のメールを読めば、以前のメールを見なくてもすべての情報が分かるようにすることが、混乱を防ぐために大切なポイントです。
7. 返信期限を記載する
スムーズに日程変更を進めるためにも、出欠を確認したい場合は返信期限を設けた方がよいでしょう。相手から返事がない場合、回答を催促するタイミングの目安になります。
社内会議の日程変更を依頼するメール例文
では実際に日程変更を依頼するメールの例文を見てみましょう。謝罪からはじまり、必要な情報が網羅されていて、かつ変更部分が簡潔に分かるようになっていることポイントです。
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件名：【日程変更依頼】6月度の営業定例会議について
関係各位
お疲れ様です。営業部一課の○○です。
急遽△△案件での出張者が増えた関係で、定例会の日程を変更させていただきたくご連絡申し上げます。皆様にはご迷惑をおかけして申し訳ございません。
日時：
（変更前）6月7日（水）14時～15時
（変更後）6月9日（金）11時～12時
場所：営業第1会議室（○棟3階）
内容：5月の売上実績と今後の見込み確
会議室の変更はありませんが、時間も変更となっております。
大変恐縮ですが、出欠を5月30日（火）までにご連絡いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いします。
以上
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社内メールであっても、電話で問い合わせしたい人もいますので、最後に必ず署名を付けましょう。
まとめ
急な日程変更は、新しい候補日の確保や事前のアポ取りなど何かと大変な面もありますが、周りにできるだけ迷惑がかからないように迅速に動きましょう。緊急であればあるほど、自分のビジネススキルが見られているかもしれません。
調整力は今後のビジネスでもあらゆる場面で必要になりますから、今後のためにもまずは社内会議の調整を、完璧にこなせるようにしておきたいですね。
