あなたの会社では、会議がスムーズに進行していますでしょうか。また、会議の議題が逸れることなく参加者全員にとって有効的な時間となっていますでしょうか。実は、会議をうまく進めるためには、会議冒頭の挨拶が非常に重要なのです。ここでは、会議の冒頭の挨拶の目的からコツ、例文についてご紹介します。
会議の冒頭で挨拶をする目的
なぜ会議の冒頭で挨拶をしなければならないのでしょうか。まずは、会議の冒頭で挨拶をする目的について整理します。
▽議題を明確にする
会議に参加している人の中には、何となく時間になったから集まってきている人も少なくありません。また、事前に会議の議題を連絡していたとしても、会議が始まるまでに時間を作ることができず、頭の整理が出来ていない参加者もいます。会議の冒頭で挨拶をする際には、これから始まる会議の目的について明確にする必要があります。
会議の目的を全員で共有することで、話が違った方向に向きにくくなり、参加者が共通のゴールを目指して議論するようになります。ゴール設定が共有されていると、会議の進行がスムーズになり、時間短縮にもつながります。短時間の会議であっても、この会議の目的が何かを伝えておくようにしましょう。
▽会議のルールを説明する
<これまでの会議がうまくいっていない場合は、何かしらの原因が存在しています。常に反対意見しか言わない人がいる場合や、議題が脱線してしまう場合などです。会議の参加者を見て、または議題の内容を見て、進行が難しそうな場合は冒頭の挨拶でルールを決めてしまうと良いでしょう。例えば、「反対意見は禁止します」とか「発表者はホワイトボードの前に立って説明してください」などです。会議を上手く進行させるためだと説明をすれば、会議の参加者はルールを守ってくれるものです。
▽会議の主導権を握る
会議の進行者が会議の主導権を握るためには、冒頭の挨拶がとても大切です。では始めます、と挨拶なしでスタートさせると、進行者以外の人たちが各々話し出すようになり、まとまりにくくなるものです。「私がここを仕切ります」と参加者に誰が進行していくのかを明確にする目的があります。
▽面識がない人を紹介する
会議に参加する人が、みんなお互いの事を知っているとは限りません。初対面の人もいるでしょうし、外部から参加する人がいるかもしれません。会議の冒頭では、お互いに面識がない場合に、簡単な紹介をしてあげるようにします。また、定例会でいつもと違ったメンバーがいる場合も同様です。参加者が「なんであの人が参加しているのだろう？」とならないように、参加している目的を明確にするために、紹介してあげるようにします。
会議冒頭の挨拶をスマートにするコツ
会議の冒頭でスマートな挨拶をするためのコツについてご紹介します。冒頭の挨拶がうまくいかないと、会議が締まらないものになってしまいます。
▽全員の目を見る
まず、参加者全員の顔が見える位置にいるかどうかを確認してください。大きな会議室を利用する場合は、机を移動させるなどして、人と人が離れすぎないようにしておくようにします。冒頭の挨拶をする時には、参加者全員を見渡し、それぞれの目を見て話すようにしてください。
▽挨拶は短くする
冒頭の挨拶が長いと、会議の進行もダラけてしまう傾向があります。会議の目的と議題についての挨拶は、長くても１分以内に抑えるようにします。会議を開く目的について少し丁寧な必要がある場合は、挨拶が終わった後に「続けてこの会議の目的についてご説明します。」と一度切った方がスマートな挨拶となるでしょう。
▽感謝の気持ちを伝える
会議に参加してくれた人に感謝の気持ちを伝えることはとても大切です。会議の冒頭で、「本日はお忙しい中、会議に参加していただきありがとうございます。」の一言があるだけで、時間を調整して参加してくれた人たちは、進行をするあなたに協力するように意識を変えてくれるはずです。そして、会議がスムーズに進むように期待をしてくれます。心から感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
冒頭の挨拶例文
会議冒頭の挨拶をスマートにするための例文をご紹介します。
「本日は、お忙し中お集まりいただきありがとうございます。本日、進行役を務めさせていただく○○です。この会議の目的は、新商品の販売経路拡大において、候補となっていた３つの代理店について議論をしたいと思っています。来週の月曜日から企画営業担当が活動をできるように、この会議で、代理店契約の是非を確定させたいと思います。発言をされる方は挙手をして、その場でご起立のほどよろしくお願いします。では、始めます。」
上記の例文はたった３０秒程度で話すことができ、これまで説明をしてきた会議冒頭挨拶の全てを詰め込んでいます。感謝の言葉から始まり、会議の目的を明確にする、そして発言するルールを決める。業種や参加者によって内容は変わると思いますが、スマートな冒頭挨拶をするためのポイントとして理解しておいてください。
会議の冒頭挨拶をスマートにするコツ
会議の冒頭で挨拶をする目的から、例文までをご紹介してきました。ちょっとした挨拶だからと手を抜くことなく、会議の主導権を握れるようにスマートな挨拶を心掛けましょう。
