あなたは有意義な会議に参加していますでしょうか。特定の人だけで進行していく会議、誰も話さない静かな会議、ダラダラと時間だけが過ぎていく会議など非効率な会議の方が多いかもしれません。
会議を効率的に進めるためには、開催する適切な時間帯があります。ここでは、会議の種類と適切な時間帯について説明します。
会議の種類について
まずは、会議の種類について整理します。業態によって会議の種類は上下しますが、大きく４つの種類に分けることができます。
①報告会議
週次や月次で業務の活動内容を報告する会議です。営業であれば、アプローチしている顧客への営業状況を報告しますし、製造であれば、作成している商品の進捗を報告します。報告会議には上司が必ず参加しており、これからどのような行動をすればよいのか意思決定をしてもらいます。報告内容は簡潔に、要点を絞って伝えることが大切です。
②ブレスト会議
アイデアを出すための会議です。議題に対しての有識者を集めて意見を出し合い、アイデアをまとめていく会議です。ブレスト会議では、参加者が万遍なく発言することが重要で、活発な意見交換が行われなければ会議の目的を果たすことができません。他人の意見を否定することなく、多くのの情報を集めて方向性を統一していきます。似ているアイデアは結合しながら、区分ごとに分けていくと整理しやすくなるでしょう。
③課題検討会議
業務における課題や問題の対策を検討するための会議です。報告会議と違う点は、１つの課題に焦点を当てて話し合うところです。課題検討会議では、緊急対応と恒久対応の考え方があります。お客様からのクレームに対する対応は、急がなければなりませんから緊急対応としてどのように動けばいいのか決定します。その後、同じミスを起こさないためにルールの見直し、個人の教育、といった恒久対応の対策案を練ります。
④個人面談
部下の悩みを聞いたり、後輩を指導したり、または派遣社員やアルバイトの意見を聞き出したりします。教育面からも重要なのが個人面談です。定期的な個人面談は、上司と部下の信頼関係を生み出します。部下が普段考えていることは何か、悩んでいるけれども言い出せないことは無いか、などを上司はうまくヒアリングしなければなりません。そして、正しい指導によって、部下の成長をアシストするのです。
会議の適切な時間帯について
それでは、会議の種類によって適切な時間帯がどこにあるのかをご説明します。
①報告会議
先週の出来事を報告する場面としては、月曜日の朝一が理想的だと考えるかもしれません。しかし、報告会議は月曜日の開催が好ましくありません。 月曜日の午前中は、一週間を上手く過ごすためにとても大切な時間帯です。先週を振り返り、今週の行動計画を立てるタイミングです。土日に連絡が入っているメールの対応も優先的にしなければなりません。月曜日の重要な時間帯を会議で使ってしまうのはもったいないです。また、報告会議は定例開催になりやすく、月曜日に定例会議を入れてしまうと、３連休になる有休を取りにくくなるのもデメリットの１つと言えます。
報告会議に適した時間は、火曜日の午前中です。火曜日の午前中であれば、参加する人たちの業務も前日に落ち着いて望むことができます。午前中であれば、報告準備を前日にすることができますし、頭がハッキリしたタイミングで会議を開くこともできます。
②ブレスト会議
意見を出し合うブレスト会議は、午後の一番眠くなる時間帯にやると効果的です。昼食を食べた後の会議は眠くて頭に入ってこないとよく言われますが、それはデスクワークでも同じことです。会議に真剣に取り組み、意見を出している時は眠くなることがありませんから、ブレスト会議の時間としては適しているでしょう。
③課題検討会議
課題検討会議は「短時間でやりたい」のか「じっくりと話し合いたい」のかによって適した時間帯が変わります。もし短時間でやりたいのであれば、次の予定が入っている前の時間帯が良いです。リミットが決まっているため、否が応でも会議を進めなければならなくなります。課題を早く解決して前に進めたい時に有効です。じっくりと話し合いたい時は、頭がスッキリとしている午前中が良いでしょう。
④個人面談
個人面談の場合は、会議の参加者が２名になります。そのため、眠くなるといったことは考えなくて良いので、都合のつく時間であれば特に問題ありません。時間を有効的に利用するのであれば、ランチミーティングをおすすめします。あまり心を開いてくれない人であっても、一緒に食事をすることで信頼感が生まれるようになります。他の業務を圧迫しないためにも、オフタイムを上手く活用するのが適した時間と言えます。
会議を棚卸してみよう
過去１ヶ月を振り返ってみて、実施してきた会議を棚卸してみてください。そして、棚卸した会議を種類別に分け、成果が出たのかを評価してみると面白いです。うまく話が進んだ会議とそうでなかった会議には、曜日や時間が影響していることが見えてきます。リストを確認して、適した時間で実施するように変更する検討をしてみてください。
