上司の立場からすると、新人を会議に同席させることがスキルアップにつながると考えているでしょうが、何のフォローも無しにただ会議への参加を指示しても思ったような効果は得られません。新人は会議での発言を恐れており、自信も勇気もないのです。会議で新人が発言できない場合のアドバイスはどのようなものが効果的なのでしょうか？
普段から新人の性格を把握する
自分が直属の上司であった場合、新人の性格を把握することは会議だけに限らず、成長を促す意味でもとても重要です。奥手のタイプなのか、突っ走っていくタイプなのか、新人の性格によってアドバイスする内容は変えなければなりません。昨今の新人は特に、怒るよりも褒める方が成長しやすくなっています。性格を知ること、つまり新人の長所を知るところから始めてみてください。
会議前のアドバイスについて
新人が会議に挑む事前にアドバイスできることについてまとめます。
何について話されるのかを伝える
会議には目的が必ずあります。会議を開くことによって、何を判断をしたいのか、何について検討をしたいのか、目的を新人に伝えてあげてください。新人が会議で発言できないのは、会議の目的が不明なままに参加し、時間だけが過ぎていくことが要因と言えます。
業務の背景を伝える
会議の目的を理解するためには、業務の背景を知る必要があります。新人が会議に参加して新たな知識やスキルを得るためには、業務の背景をしっかりと教えておきましょう。業務背景がぼんやりとでも分かっている状態で参加すれば、会議に参加している人たちの発言が頭の中で整理しやすくなります。
例えば、新規代理店契約の是非を問う会議が開かれるとします。新人には、会議の前に「代理店とはどのような事をしているのか？」「現在の代理店契約はどれほどあるのか？」「代理店を利用するメリットは何か？」といった情報を伝えます。これで新人は代理店のイメージが湧いてくるはずです。会議でのやり取りが理解できるようになり、発言もしやすくなるでしょう。
会議中のアドバイスについて
会議が始まれば、いくら隣に座っていても不用意に会話することはできません。ヒソヒソ話をしていると、進行役に注意されることもあります。会話はできるだけ絞るようにしましょう。会議中は、上司の立場から「タイミング」を見てあげてください。ここだというタイミングで新人の背中を押してあげるようにします。特に、自分が発言をしようと思っている内容があれば、できるだけ新人に発言させるようにしてみてください。うまく発言ができない時は、横からフォローをしてあげればよいのです。新人がうまく発言できないことは、参加しているメンバー全員が分かっています。しっかりとフォローしてあげることができれば、次回以降も発言の機会を増やしてくれるでしょう。
また、新人に議事録を担当させるのも面白いです。重要な会議では新人に議事録を書かせるようなことは無いでしょうが、会議の内容を理解して、会議に慣れさせる意味でも自分だけに向けた議事録の作成を指示してみてください。議事録がしっかりと書けるようになれば、会議の流れが見えてきます。分からない言葉をそのまま議事録に書くわけにもいかないので、自分で調べて業務の理解が深くなります。会議が終わった後にチェックしてあげれば、会議を開くたびに上達していくようになるでしょう。
会議後のアドバイスについて
会議中に新人が発言ができなかった場合は、会議後に理由を聞いてみてください。何かが弊害になっていて発言をすることができなくなっているはずです。発言を恐れているのであれば、新人目線での発言が会議でどのような意味を持つのかを説明してあげる必要がありますし、業務を理解していないのであれば、業務の詳細を教えてあげなければなりません。会議で発言ができない新人には、会議の後にしっかりとフォローをしてあげる必要があります。
新人が発言しやすい会議を開く
参加した人たち全員が発言しやすい環境を作ることが会議を進行する上では大切です。複数人参加しているのに、発言しているのが２～３人なのであれば、２～３人だけで会議を開くことと変わりありません。情報共有は会議が終わった後に結果を伝えてあげればいいのです。会議の時間は、参加している人を拘束していることになるわけで、無駄な時間にならないように忌憚のない意見が出るような雰囲気作りが大切です。あなたがファシリテーターじゃなかった場合は、新人が発言しやすいように意識してあげるようにしてあげてください。
会議で新人が発言できない場合のアドバイスのまとめ
あなたが新人の頃、堂々と発言ができたでしょうか。周りの先輩や上司に助けられたことがあるはずです。新人が会議で発言できるようになり、成長してくれることは会社の成長にもつながります。ご紹介したようなアドバイスを実際に試してみて、新人と一緒に意味のある会議を造り上げていってください。
