プレゼンが終わった後に用意されている質疑応答の時間は、プレゼン内容を詳しく知るためのチャンスでもあります。プレゼンをしている人は、どのような質問が来るのかドキドキしていることでしょう。たまに何の質問もしない人がいますが、プレゼン後の質問は、発表者とのコミュニケーションを取る場であり、プレゼン内容を深く理解して参加者で共有する大切な要素です。ここでは、プレゼンの質疑応答にて、出来る質問をするコツについてお伝えします。
すぐに質問ができる立場
プレゼンに参加する人は、様々な役職と立場を持っています。社長や役員が参加しているプレゼンでは、新人や若い社員が質問をすると空気が変わってしまうことがあります。そのため、参加者の中での自分の立場をよく理解して、質問をするようにします。
また、プレゼンを助ける立場の人もいます。例えば、発表するプレゼンターの上司です。上司は事前にプレゼンの内容を聞いているはずです。うまく話すことができなかったところや、参加者の表情を観察して理解できていないような部分をサポートしてあげるような質問を投げかけてあげることも重要なことです。
プレゼン後の質疑応答の時間では、質問をすれば良いというものではありません。状況の把握力や現場の空気を読む力、そしてプレゼン内容の背景を知る力が必要になってくると言えます。
選択肢を作ってあげる
一番答えやすい回答をご存知でしょうか。それは、ＹＥＳかＮＯが回答になる質問です。プレゼンターは、正しければ「そうです」と答え、間違っていれば「違います」と答えれば良いことになります。限られた会議の時間を円滑に進めるためには、回答しやすいように質問を考えてあげることもビジネススキルの一つです。また、本当は理解しているけれども、参加者全員で共有したいような内容については、ＹＥＳかＮＯの回答によって強調することができます。
例を挙げます。来期の組織変更について、営業部門と開発部門を１つにしたい提案のプレゼンがあったとしましょう。提案内容は、営業活動と開発活動がかい離しており、お客様のニーズにあった商品をつくることができていない。開発部門も営業に近いところで仕事をし、お客様のニーズを反映した商品を作ることを目的にしているので、来期の組織を変更していただきたい、といった内容です。
この提案が非常に良いものだと感じたのであれば、質問で再確認をしてあげると決裁者や参加者が納得しやすくなるのです。質問としては「組織を変更することによって、営業も開発も仕事がしやすく、売上の向上も見込めるということですよね？」とします。既にプレゼンで話している内容でも、後押しをするような質問をしてあげることで会議の焦点が定まるようになり、効率的に時間を使うことができるようになります。
論理的でないところを指摘する
プレゼンには、ストーリー性が大切です。課題提起があり、プロセスがあり、結果があります。一番言いたい事を伝えるために、根拠をどれだけうまく伝えることができるかが、プレゼンでは重要です。しかし、綺麗にまとまっているプレゼンでも、最初から最後まで論理的に考えられているとは限りません。プレゼンで質問をする際には、プレゼン内容で論理的になっていないところ、矛盾しているところについて質問をするといいでしょう。
先ほどの例で言えば、営業部と開発部を一つの組織にするメリットはたくさん語っていますが、デメリットについては１つも話していないとしましょう。そんな中、「営業側のリーダーと開発側のリーダーはどうするのですか？」と質問します。プレゼンターは、それぞれにリーダーは作りますと回答をしたのでれば、「では、１つの組織ではなく、これまで通り２つのチームで良いのではないですか？お互いのコミュニケーションが足りないだけではないですか？」と詰め寄るのです。見る人によっては、痛いところを突いているだけのように見えるかもしれませんが、会議では「痛いところ」がとても大切であり、質問によって論理的になっていないところを突くことで、決裁者は判断しやすくなるのです。
誰もが聞きたい部分を真っ先に質問する
プレゼンを聞いていると、誰もが聞きたいだろうな、という部分が出てきます。もしかしたらプレゼンターが質問をされることを想定して作ったテクニックかもしれません。参加者全員が疑問に思うだろうなと思っている点について、誰よりも先に質問します。
そうすることで、会議に参加している人たちの代表者のようなイメージを与えることになります。最初に質問をするだけで、「あいつは目の付け所が良い」と思ってもらえるようになり、質問が評価につながるのです。誰もが聞きたい質問をすることは、プレゼンターを含めて参加者全員の立場に立っていることにもなるのです。
プレゼンでのうまい質問の仕方のまとめ
プレゼンは、時間をかけて準備をした提案を発表する場です。プレゼン内容を判断することも大切ですが、前向きに捉えて提案を前に進めてあげることも大切です。出来るビジネスマンは、状況をよく理解しており、その場にあった質問を選ぶようにしています。プレゼンの時間を価値のある時間に変えるため、うまい質問を投げかけてあげるようにしてください。
