会議は社内だけで開かれるとは限りません。社外のお客様や取引先との会議を実施する場合、事前に会議案内メールを送ることがあります。会議案内メールの書き方によっては、会議がうまく進行するようになります。ここでは、会議案内メールを社外へ出す際の注意点と文例についてまとめます。
会議案内メールを社外へ出す際の注意点
まずは、会議案内メールを社外へ出す際の注意点について整理します。
メールアドレスに注意
当たり前のことですが、送り先のメールアドレスを間違わないようにしてください。特に、複数名に出す場合には送信前に再度チェックするようにしてください。
また、複数の会社に出す場合には会社同士を同じメールの宛先に含めない方が賢明です。会社ごとに分けて出すようにすれば、メール本文の頭にある宛名の上下に迷うこともありません。定例の会議になるのであれば、代表者が誰かだけ聞いておいて、その方から社内に転送してもらう方法もよく使われます。
タイトルは簡潔に分かりやすく
メールを受け取った人が何の案内なのかが分かるように、出来るだけタイトルは簡潔にし、共通のキーワードでまとめるようにしましょう。相手が定例会と思っていないのに「定例会」と書いても伝わりにくいものです。また、タイトルには日付を入れてあげると分かりやすいです。「○月○日の会議のお知らせ」のように日付があるだけで開いてもらいやすくなり、メールを既読にした後も整理しやすくなります。
会議の要綱はまとめる
会議案内で重要なのは、実施する日時と場所、会議に参加する人の名前と議題です。これらがメールのいたるところに散りばめられていると、読み手側は混乱をしてしまいます。会議の要綱はまとめて記述するようにしましょう。
例えば、
■日時：○○月○○日（○）
■場所：ＡＢＣ商事 第一会議室
■参加者：Ｗコーポレーション様（○○部長、○○課長、・・・）
ＡＢＣ商事（○○、○○、・・・）
■議題：１．○○○○
２．○○○○
３．○○○○
のようにメールの中にまとめて書くことで、相手は混乱しにくくなります。
場所の案内に注意する
一度でも来られたことがある方であればいいのですが、初めて会議の場所に訪れる可能性がある場合は、地図を掲載してあげましょう。会社の地図が載っているホームページのアドレスを掲載するといいでしょう。また、最近はスマホユーザーが大多数であるため、GoogleMapのアドレスを利用したり住所を掲載した方が便利に感じる人もいます。駅の○○番出口です、といったコメントがあるとより親切ですよね。会議を開催する幹事の方の電話番号を書いておけば、迷った時に連絡をしやすくなります。会議の場所案内については、相手の立場に立って考えてあげることが大切です。
議題はできるだけ分かりやすく
メールが長くなると、相手は読む気を失ってしまいます。会議の議題をメール本文に記載する場合には、出来るだけ端的に書くようにしましょう。複雑な議題になっている場合は、レジュメファイルを添付してあげてもいいです。レジュメが先に手元にあることで、会議の参加者は事前の準備がしやすくなります。前回も開かれた会議の続きになっている場合は、前回の議事録を添付してあげると喜ばれるでしょう。会議に参加する人がしっかりと準備をしてきて、目指すべきゴールが共有できていれば、当日の会議進行が円滑になります。
会議案内メールの例文
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件名：課題検討会のお知らせ（12/5）
本文：
いつも大変お世話になっております。
ＡＢＣ商事の坂本です。
先日は、貴重なお時間をいただきましてありがとうございました。
次回の会議（12/5）についてのご案内をさせていただきます。
■日時：2020年12月5日（火）13:00～15:00
■場所：ＡＢＣ商事 第２会議室
※念のため住所が分かるURLを記載します。
http://www.aaaaa.aaaaa.com
■参加者：
・Ｗコーポレーション様（福原部長、佐藤課長、松本様）
・ＡＢＣ商事（吉田、桂山、坂本）
※御社で人数変更がある場合は、事前に連絡いただけますと幸いです。
■議題：①販売管理システムの進捗状況
②データ連動の仕様確認
③課題管理表の検討（No.31～No.52を予定）
※なお、前回宿題となっておりました
マトリックス表のご提出もさせていただきます。
なお、会議における不明点は坂本までお問い合わせください。
（090-1234-5678）
それでは当日、お待ちしております。
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会議案内メールを社外へ出す際のまとめ
会議案内メールは、ちょっと間違うと相手に大きな迷惑をかけてしまうことになります。メールの文面は何度かチェックをし、特に日時に間違いがないようにしましょう。また、当日の議題やレジュメ、前回議事録があるだけで会議は進めやすくなります。会議案内メールからちょっとした工夫を取り入れてみてください。
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