仕事を進める上で「社内会議」は欠かせないタスクの１つです。あなたは、会議をどのように活用していますか？社内会議は、新しいアイデアを引き出すための場であるかもしれません。または、上司を納得させるためのプレゼンの場であるかもしれません。会議の目的を果たすためには、参加している全員から意見が生まれ、議論が交わされなければなりません。しかしながら、沈黙している時間が長い会議が社会にはたくさんあります。無駄な時間を無くし、社内会議をより効果的な機会とするために、議論を活性化させるためのコツをお伝えします。
1.時間を守る
社内会議においては、タイムスケジュールが非常に重要です。まずは、開始する時間です。あなたが普段開催している社内会議の開始時間には、どれくらいの人が集まっているでしょうか。開始時間を２、３分過ぎてからダラダラと集まってくるような状況になっていませんでしょうか。時間通りに集まらない人は、会議に挑む姿勢が備わっていないと言えます。まずは、あなたが開始５分前に席に着き、社内会議への挑む姿勢を見せるようにしましょう。あなたが進行の立場であれば、開始時間に揃っていなくても始めてしまうのも効果的です。相手が上司であっても、時間を守らない人は仕事もルーズになってしまいますし、時間通りに始めることは正しいことだと自信を持ってください。終了時間も重要です。５分刻みになるようなレジュメを用意しておけば、会議がダラダラと進むことを防ぐことができます。「何となく１時間」と設定するのではなく、１５分単位で社内会議の開催を企画するといいでしょう。時間が短くなればなるほど、意見が出やすくなるものです。
2.ゴール設定をする
社内会議の中には、何をゴールとしているのか参加者が理解していない場合があります。ゴールが分からなければ、何を目的に発言をすればよいのか分からなくなります。開催する社内会議では、何を決めなければならないのかを冒頭で明確にしておきましょう。あなたが進行役でない場合は、目的がブレたと感じた時点で軌道修正をする意見が大切です。同じ方向を向いているメンバーでの会議には、沈黙した時間が起きにくいものです。
3.参加者を指名する勇気を持つ
沈黙した社内会議になっているなと感じたら、思いきって意見を言って欲しい人を指名すると効果的です。何度指名しても「特にありません」と回答する人は、そもそも社内会議に不要な人なのだと割り切ってしまえばよいのです。議論とは、反対意見ばかりが必要なのではありません。「私もそう思います」「そのやり方に賛成です」といった意見も重要な発言の１つです。
4.収集のタイミングで否定をしない
社内会議に参加する人の中には、否定することで存在価値を示そうとしている人がいます。発言に対して１つ１つ反対をしていくことで、議論が活性化していると勘違いしているのです。しかしそれでは、自由な意見が出なくなってしまいます。言いたい事を言えない会議になってしまい、結果、沈黙の時間が長く続いてしまうのです。意見を収集するタイミングでは、反対意見をできるだけ排除し、肯定的なリアクションで受けるようにしなければなりません。社内会議の中において、収集のタイミングなのか判断・まとめのタイミングなのかを見極めるようにしてください。自由な意見の発信ができないような時間帯になったと思ったら、一度ストップさせましょう。そして、今は意見を収集するタイミングであることを参加者に伝えることが大切です。議論は、ある程度の収集が終わってからでも遅くはありません。
5.提出資料は事前に配布する
分厚い資料を配布する社内会議においては、資料を読み解くだけでかなりの時間がかかります。資料を読んでいる時間は、発言が止まってしまい、考えがまとまらないので意見が出にくくなります。沈黙した社内会議では、会議資料を読んでいる時間帯が長い傾向があります。会議資料を事前に配布しておけば、社内会議へ挑む姿勢が正しい人はざっとでも目を通してくるはずです。社内会議に参加される人は忙しい人が多いです。メールで構いませんので、直前ではなく、できるだけ早めに配布をしておき、参加者が会議での議論に集中できるようにしてあげましょう。
6.ポイントを絞った資料を作る
資料を事前に配布しておくことも重要ですが、会議資料の内容についても精査が必要です。活性化していない社内会議では、会議資料が「参考資料」となっていることが多々あります。つまり、会議の内容に沿ったものでは無く、必要そうな情報をかき集めただけの資料になっているのです。社内会議のために資料を作るのは時間がもったいないと思えるかもしれませんが、ポイントを絞った資料がなければ会議も無駄な時間になってしまいます。情報をかき集めたものになりそうな場合は、Ａ４用紙１枚でもいいので、ポイントがしっかりと書かれているものを準備しましょう。
まとめ
社内会議を活性化させるためのコツをまとめていきました。社内会議を進行する立場にある人も、参加者の１人となっている人も、実際に社内会議の内容を見直す良い機会にもなったのではないでしょうか。これらの方法を実践していき、限られた時間を有効的に利用することができる社内会議を目指していきましょう。
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