上司へ直接伝えられるときには、姿を見ながら会話のキャッチボールができるので伝えやすいけど、メールになるとどのように伝えたらいいのかわからない…という人もいるのではないでしょうか？今回は上司への報告メールの書き方のコツをくわしくご紹介していきます。
上司への報告メールの件名は？
上司への報告メールの件名はどのようなものがいいのでしょうか？
件名はまず必ず入れましょう。
プライベートのメールならいいですが、ビジネスでは件名なしでは印象も悪いです。
件名には「○○の件につきまして」といった感じに一目でどのような内容かわかるような件名にしましょう。
「お疲れ様です。」や「○○です。」と自分の名前を入れたりする人もいますが、それでは用件がわかりません。
かといって件名なので、文字数に制限もありますし、長すぎるのもよくありません。
何個か報告事項があるときには「【ご報告】〇〇、△△、◇◇の件」とするといいでしょう。
ただの報告事項だけではなく、例えばすぐに連絡がほしいといっている相手に電話をしてほしいというときは、「お電話お願いします（〇〇株式会社△△氏）」といった件名もおすすめです。
上司への報告メールの書き出しは？締めは？
上司への報告メールを送るときの書き出しは「お疲れ様です。」で問題ありません。
挨拶がなくても、最初に自分の名前を名乗れば失礼にはあたりません。
ちなみに「お疲れ様でございます。」という敬語を使う人がいますが、間違いではありません。
より丁寧な言葉なので、役員など目上の人に使うには正しい言葉です。
しかし、「本当に正しい言葉なの？」、「なんか皮肉に聞こえる」という意見も多く、間違った言葉なのでは？と感じている人も多いので、あまり使わない方がいいかもしれません。
締めは、本当は直接お伝えしたかったという意味もこめて、「取り急ぎメールにて失礼いたします。」といった言葉を添えるといいでしょう。
上司への報告メールのポイント！
上司へ報告のメールをするときは、話すときと同じく結論をなるべく早く書きましょう。
それから説明を補足するのがいいでしょう。
長文で何がいいたいのかわからない…となっては困ります。
また、出張中で電話が繋がらない場合に、携帯にメールを打つときもあるでしょう。携帯へメールをするときには、パソコンに送るよりもさらに要点をまとめましょう。
長文では、スクロールをたくさんしなくてはならず、読みにくいです。
また、携帯メールの場合は、改行を少なめにしましょう！
パソコンのときには見やすいように改行を多くすることもありますが、携帯に送る場合は、改行を多くしすぎると、画面が小さいのでスクロールせず見落としてしまう可能性があるので注意しましょう。
ちなみにメールでの報告だけを好まない上司も結構います。
最近の若い人たちはなんでもメールで済ませて…と機嫌が悪くなるような上司のときには、備忘録としてメールを送るのはいいですが、メールを送った後に「報告のメールを入れさせていただきました。」と電話するのがいいでしょう。
二度手間ですが、報告メールは電話とセットと考える方がいいようです。
とくに秘書は重役とのメールも多いので注意したいですね。
会議の議事録を送るといったような、全員に送付する連絡メールであれば、一人一人に電話するのは大変なので、必要ないことが多いですが、個人宛のメールは電話でも一言報告した方が印象がいいですよ。
「取り急ぎメールにて失礼いたします。」という締めの言葉があるということは、あとから連絡がちゃんとくると思っている人もいるので注意しましょう。
上司への報告メールの例文
上司への報告メールの例文を見ていきましょう。
今回は秘書に多い、上司が出張中で電話に出られないときに報告したいことがある場合の例文を一つご紹介します。
・例文
件名：【ご報告】〇〇㈱資料の件
本文：
お疲れ様です。△△です。
新幹線にご乗車中だと思いましたので取り急ぎメールにてご報告失礼いたします。
先ほど〇〇株式会社の田中様よりお電話がありまして、「資料を出張先の××営業所へ送付したので明日到着する旨をお伝えいただきたい。」とご伝言がありました。
ご確認の程よろしくお願い致します。
秘書課 △△
もしも出張先の上司にメールを打つ場合は、このように用件がすぐ伝わるようにしましょう。
また、移動中や出張中だということを気遣ってメールにしたということが伝わるようなメールにするといいでしょう。
上司への報告は要点をわかりやすく丁寧に！
上司へのメールでの報告は、口頭で伝えるときと同じく結論を先に伝えましょう。
メールでの報告は、出先で電話に出られない上司への急ぎの連絡手段だったりもするので、すぐに丁寧な文書が書けるよう、普段から敬語などを学んでおくといいですよ。
わかりやすい報告メールができるよう、語彙力を磨きましょう！
