年度始めや株主総会のあとは人事異動が多い季節ですよね。全く希望していない部署に配属になって戸惑っているなんていう人もいるのではないでしょうか。中には突然秘書課に異動になったという人もいるでしょう。今回は秘書課に異動になったときに確認することと心構えを見ていきましょう。
人事異動で確認することは？
まず、人事異動が発表される前に、内示を受けます。
内示をされる日が決まっている会社は、朝からみんながドキドキしていて、社内が落ち着かない雰囲気なんてこともあるのではないでしょうか。
まず内示を受けたら、よっぽど不本意で理不尽な異動でない限り、上司にお礼をいいましょう。
昇進や今後のあなたのキャリアを考えて異動させてくれるのかもしれません。
次に異動の理由も聞けたら聞いてみるといいでしょう。
自分がどのような評価を受けて異動になるのかがわかります。
その後、周知方法を確認しましょう。
辞令が出るまで開示してはいけない会社もあります。
内示のあとにすぐ開示がＯＫでも、周りに言いふらすのはＮＧです。
また、新しい部署が決まったからといって、自分から先走って『秘書課に異動予定の○○です。』なんて連絡をしてはいけません。
上司が紹介してくれるのを待った方がいいでしょう。
異動が決まったら、今行っている仕事は誰かに引き継ぐことになるので、誰に引き継ぐのかという確認と、引継書を作成しましょう。
引継書は要点だけまとめれば大丈夫です。
面倒見のいい親切な人や、責任感の強い人にありがちなのですが、自分のやり方をすべてそのまま引き継いでほしいと、詳細すぎるマニュアルと過去の資料を用意してくれたりしますが、資料が多すぎると自分の知りたい情報がどこにあるのかすぐにわからないので、結局探せずマニュアルの意味がない…なんてことがあります。
秘書の仕事をするのに大切な心構えとは？
急に秘書課にいってくださいと言われてもなんだかドキドキしますよね。
いままで事務職でなかった人は余計に緊張すると思います。
秘書の仕事をするのに大切な心構えを確認していきましょう。
秘書に一番大切なことは「謙虚」であること
秘書は上司のサポート役です。
そして常に謙虚な姿勢でいなくてはいけません。
ありがちなのが、秘書をしていると、周りが上司と同じように接してきたり、偉い人と話す機会が増えたりすることにより、「私は特別な存在！」と勘違いすることがあるんです。
偉いのは上司です。秘書なのに偉いと錯覚してしまい、偉そうな態度をとると、周りから嫌われます。
謙虚でなくてはいけないと常に心に銘じておきましょう。
秘書は縁の下の力持ちであってくださいね！
機密事項は絶対にもらさない
秘書は経営層との距離が近いので、機密事項を知る機会がたくさんあります。
基本的に仕事で知りえた情報は社内の人でももらしてはいけない内容も多いのです。
そのため口が軽くなんでも話してしまうような人は、秘書には向きません。
秘書課に異動になったからには、口の堅い人間になりましょう。
秘書に秘密を探りにくる人も多いのですが、知らないといいましょう。
常に先のことを考えるくせをつける
秘書はサポート役だから言われたことをやっておけばいいというわけではありません。
常に先のことを考え、上司が何を求めているのか感じ取れるように周りをよく見ながら行動しましょう。
ただし決定権があるのは上司です。
先のことを考えるのはいいですが、上司の許可なく秘書が何かを決定するのはいけません。
ビジネスマナーを学ぶ
秘書は、ビジネスマナーがとても大切です。
みんなのお手本となるように、秘書課に配属が決まったら、再度ビジネスマナーを見直してみるといいでしょう。
秘書検定を受けてみるのもおすすめですよ。
自分の希望する部署でないところに配属になったら…
人事異動は断ることはできないので、よっぽど特別な理由がない限り、従うしかありません。
全員が100％の実力を発揮できるやりたい仕事につければいいのですが、この世の中そうもいきません。
長い仕事のうちの一コマだと思って、いろいろと経験してみましょう！
人生に無駄はありません。たとえ今無駄に感じていても、いつか『あのときの経験がこんなところで役に立つとは…。』なんてことがあります。
すぐに気持ちを切り替えるのは無理かもしれませんが、意味のないことなんてないので、頑張りましょう！
秘書の仕事はいい経験になる！
秘書課は、会社の経営層の近くで働ける仕事です。
秘書課は希望していなかったのに…と不安な思いでいっぱいの人もいるかもしれませんが、貴重な経験ができます。
雑用のイメージも多い秘書ですが、誰でもできる仕事ではありません。
たとえ誰にでもできる仕事だと言われても、その中でも自分にしかできない仕事を見つけることができます。
会社は何を考えているのか、トップマネジメントの仕事の仕方を見ることは、自分が上司になったときにもきっと役に立ちますよ！
