あなたは自分の仕事内容をいえますか？『秘書です。』だけでは何をしているのか具体的にわかりませんよね。日常生活では具体的に話さなくてもいいかもしれませんが、人事評価や新しい上司に自分の仕事内容を伝えるときには困るかもしれません。今回は秘書の業務内容の書き方をご紹介します。
自分の仕事内容言えますか？
秘書に限らず、『あなたの仕事はなんですか？』と聞かれたときにちゃんと答えられますか？
事務職であれば、『経理です。』と答えただけでは、伝票を会計システムに入力しているのか、請求書を発行しているのか、予算を考えているのか、銀行の入金状況を確認しているのかなど、詳細がまったくわかりません。
秘書は『秘書をしています。』といっただけでは、具体的にどんな仕事をしているかわかりませんよね？
上司のサポートをしているということはわかりますが、上司と常に行動を共にし、動いている秘書と、コピーやお茶出しだけをしている秘書とは仕事内容が違いますよね。
もちろんコピーやお茶出しも立派な仕事ですが、細かい内容を説明しなければ仕事内容を過大評価して見られたり、逆に過小評価されたりする場合もあります。
過大評価される分にはいいのでは？と思う人もいるかもしれませんが、実際にしている仕事がわかったときに、『なんだ、たいしたことないじゃん。』と思われるのはつらいですよね。
自分には明らかに能力とあっていない無理な仕事を任される可能性もあります。
このため自分の仕事内容をしっかりと伝えることは大切なことなのです。
秘書の業務内容の書き方！
秘書の主な仕事内容といえば、よくご紹介していますが、以下のとおりです。
・スケジュール管理
秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。
効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。
出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。
会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。
・電話対応・メール、郵便物のチェック
アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。
必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。
郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。
・来客対応
来社されたお客様の対応をします。
受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。
失礼がないように対応しなければいけません。
アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。
上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。
・書類整理
上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。
マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。
・交際業務
取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。
・経費精算
上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。
仕事内容を説明するときに、上記のように「スケジュール管理」や「書類整理」など見出しだけを書くと、何をしているかイマイチわからないですよね。
しっかりと説明することが大切です。
人によっては、それって仕事なの？なんて言ってくる人もいるかもしれません。
とくに秘書の仕事は言葉にしても薄い内容になってしまうこともあります。
仕事内容の中に工夫していることもうまく盛り込むといいでしょう。
たとえば「書類整理」だけではなく、「ペーパーレスにするため書類をデータ化し、検索用の一覧表を作成。」と書いた方が具体的で工夫しているのが伝わりますよね。
このように、どんどん仕事内容を掘り下げて具体的に自分の業務内容をくわしく言えるようにしていきましょう。
人事評価にも大切な自分の仕事内容
自分の仕事内容をしっかりと言えるのは大切なことです。
人事評価でも仕事内容を書いて結果を報告するわけですから欠かせないものですよね。
自分の仕事内容が言えるのは、実は上司にとってもありがたいことなんですよ。
仕事内容が言えない部下の場合、上司が一生懸命説明して、仕事の内容の説明の仕方を掘り起こしてあげないといけません。
部下にしっかりと仕事内容をいえるようにしてあげるのが、上司の仕事ともいえるのですが…。
上司にとって自分の仕事を理解している部下をもつことは嬉しいことなのです。
しっかりと自分の仕事内容を話せる部下をもった上司は幸せですね。
自分の仕事内容がわからない、うまく説明できないという人は、ぜひこの機会に考えてみて人事評価などに備えましょう！
一人で悩む必要はないので、迷ったら先輩や上司に相談してみてくださいね！
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