気配りの仕方を学び、いざ実践しようとしても、実際に気の利いたことをするのは難しいですよね。しかも『あの人は本当にいつも気が利くよね。』なんてよくいわれている気が利く人というのは、無意識でやっていることも多いです。今回は気配り上手と言われる秘書になる方法をご紹介します。
気配りとは？
そもそも気配りとはなんなのでしょうか？
気配りとは手落ちや失敗がないように、相手を思いやっていろいろなことに気をつけることを言います。
気配りはよりよい状況になるように未来を考えて行動します。
似た言葉で「気遣い」という言葉がありますが、その場の状況に応じて周りのことを考えて行動することをいいます。
気遣いは未来というより現在起こっていることに配慮するといった意味です。
また気配りは不特定多数にすることに対し、気遣いは一人に対して配慮するといった意味になります。
気配り上手な人の特徴は？
気配り上手の人には特徴があります。
・考え方や言動がポジティブ
気配り上手な人は考え方や言動が前向きです。
いいことを聞いても卑屈に取る人もいますよね。
謙虚であることはいいことですが卑屈なのはよくないですよね。
そういう卑屈な人で気配り上手な人はいますか？
やはり気配り上手な人は常にポジティブにとらえることができる人が多いです。
気配り上手な人は周りに流されることなく自分を貫き、また相手も思いやれる心を持っています。
・聞き上手である
気配り上手な人は聞き上手です。
記憶力もよく、相手が話したことを簡単に忘れたりしません。
そのため相手のことをよく考えて行動することができるのです。
・ほめるのが得意
気配り上手な人はほめるのが得意です。
相手の話をよく聞き観察しているからこそ、ほめることができるのです。
相手を観察して常に気を配れるよう心にも余裕があるのが気配り上手な人のポイントです。
・誰にでも感謝の気持ちを忘れない
気配り上手な人は、上の人だけに媚びて、縁の下の力持ちを雑に扱うようなことはしません。
分け隔てなく感謝の気持ちを忘れないのです。
そのため悪口や陰口も言わないという人が多いです。
・客観的に考えられる
気配り上手な人は相手の立場を自分に置き換えて客観的な目で見ることが得意です。
自分ならこんなときどうしてほしいかと常に考えています。
・ちょっとした変化に敏感
気配り上手な人は、周りをよく観察しているのでちょっとした変化にも敏感です。
気の利く人は当たり前のことでも相手に感謝したり、相手が元気がなければ気にかけたり、常に周りを見ているのです。
気の利いた秘書の仕事とは？
気配り上手な人の特徴を見ると、気の利いたことができる人はまさに秘書にぴったりということがわかりますね。
具体的に気の利いた秘書の仕事とはどのような仕事なのでしょうか。
気の利いた秘書の仕事方法とは、細かいことをいうといろいろあるのですが、一番心がけた方がいいのは「上司よりも先に行動すること。」です。
くれぐれも先走って上司の代行をしたり、上司に確認を取る前に結論を伝えたりといった意味ではないので注意してください。
秘書の代表的な仕事であるスケジュール管理で言えば、出張の予定が入ったら飛行機やホテルなど、移動手段や宿泊先の手配など、上司から頼まれていなくても先に調べて予約するのは気の利いた行動力のある秘書といえるでしょう。
上司の体調が悪いときには、スケジュールに余裕をもたせるというのも気配りといえます。
会議など、なにか会合が決まったときには、案内状のひな形を用意しておくなんていうのも気が利く行動の一つといえます。
上司専用のプリンターがあれば、毎朝用紙やインクの残量に注意し、上司から『用紙がなくなったよ。』といわれないようにするといったことも気配りといえるでしょう。
『そんな小さなこと…。』と思うこともあるかもしれませんが、意外とできない人も多いんです。
誰も気づかないだろうな…と思っていても、小さなことも積み重ねていくことで、見ている人は必ず現れますし、評価してくれる人も絶対います。
逆に小さい気配りができない人は、気の利く人とはいえないですし、気配り上手にはなれません。
小さな気づきを大切にしていきましょう。
気配りは秘書の基本！
気配り上手な秘書になるには、相手のことを理解しようと努力し、小さなことでも気を抜かず、マニュアルどおりの行動ばかりではなく、相手に合わせた行動ができることが大切です。
小さなことからでもいいので、今日から気配り上手の一歩を踏み出してみましょう！
また、気配り上手はポジティブで優しい人が多いので、たまに利用されていることに気づいていないことがあります。
気配り上手の自分を利用する敵が現れたときには少し注意しましょうね…。
