会議には議事録がつきものです。新人のころはよく会議の議事録を作るように言われたりします。議事録は今どんなことをやっているのか、仕事に慣れてもらうために新入社員に任せることも多い作業です。今回は議事録の取り方とメモが追い付かないときの対処法をご紹介します。
議事録ってなに？何のために必要？
そもそも議事録とはなんなんでしょうか？
議事録は簡単にいうと備忘録。その会議で決まったことなどを会議の参加者や関係者に知らせるために作るものです。
そのため、会議に出席できなかった人にもわかりやすい議事録を作ることが重要なポイントです。
また議事録では、しっかりと会議での決定事項を伝え、今後の行動内容や期限を明らかにします。
議事録には何を書けばいいの？
議事録に記載することは以下のとおりです。
・会議名
・開催日時
・開催場所
・出席者
・会議の議題
・決定事項
・TO DO（今後の予定、誰が何をいつまでに行うか）
・次回の会議の開催予定
これをベースに議事録を作成します。
定期的に行われている会議であれば、過去の議事録を参考にしましょう。
同じ会議は議事録のフォーマットを統一した方が見やすいです。
5W1H（いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように）を意識して議事録を作成するといいでしょう。
決定事項は最も重要ですが、そこに至った経緯も重要です。
出席者は誰がどのような発言をして、決定したかがわかりますが、会議を欠席した人は決定事項だけ伝えられてもよくわかりませんよね。そのため決まるまでの経緯も記載することが大切です。
また、会議が終わったらすぐに議事録を作成しましょう。
記憶が新しいうちのがメモに書いていないことを思い出しますし、基本的には24時間以内に議事録を作ると考えている人も多いので、とくに社外との会議の議事録は早めに作成しましょう。
議事録の取り方。メモが追い付かないときは？
議事録を実際に取るときはどうしたらいいのでしょうか。
慣れるまではノートに書くが一番使い慣れたものなのでいいでしょう。
他にはパソコンやタブレット、スマホを使うという手もあります。
しかし、会議がどんどん進み、スピードに追い付けず、要点だけ単語でメモしていたら、後から見たら訳がわからなくなった…なんてこともあるでしょう。
もう一度会議をやってくださいなんて言えるわけがないですし、メモが追い付かいないときはどんな対策をすればいいのでしょうか？
メモが追い付かないときの対策をご紹介します。
・録音する
一番早いのはその会議を録音するという方法！
録音しておけばあとからわからないところだけ聞いたりできるので安心ですね。
議題ごとや区切れのいいところの分数をメモに残しておくとあとから聞くときに、何分あたりを聞けばこの議題の部分だとすぐわかって便利ですよ！
しかし注意したいのが録音だけに頼るという方法です。
『あとから録音したのを聞くからいいや。』とまったくメモを取らないのはNG！
万が一録音されていなかったらどうしますか？ぞっとしますよね。
また、録音もよく聞き取れない部分がある場合もあります。
議事録を取る人がいなく、録音をして会議に参加していなかった人にあとから聞いてもらい議事録を書いてもらうというパターンもありますが、議事録係として会議に参加する場合は、録音はあくまでもお守りとした方がよさそうですね。
録音したものの文字起こしは、内容を知らない人が行うと実は意外と時間がかかります。大変すぎて専門業者に依頼する人もいるくらいです。
・全員が見るパソコンでメモを取る
全員が会議中に共通で見るパソコンでメモを取ると、リアルタイムで議事録ができていくのが全員にわかるので、取っている様子を見ながら遅れている場合は配慮してゆっくり話してくれます。
ただし、パソコンの操作でいっぱいいっぱいになりがちで、あまり内容を覚えていないという可能性も…。
新入社員に仕事を覚えてほしいという意図があるならこの方法は避けた方がいいかもしれません。
・スマホを使う
フリック入力が得意な人はスマホでメモを取るという方法もあります。
予測変換もあるので、意外とスムーズに入力できます。
しかし、議事録を取っていると知らない人から見ると、ずっとスマホをいじっている会議に集中していない人だと思われがちなので注意が必要です。
議事録はアピールするチャンス？
初めて議事録を作成するように言われた人は『難しい…。なんで地味に難しい大変な仕事しなきゃいけないの…。』と思う人もいるかもしれません。
しかし議事録は今後の仕事につながるチャンスかもしれませんよ！
慣れるまでは他の人にも助けてもらいましょう。
難しくても議事録を仕上げれば、自分の部署が今どんなことを目指しているのか、何が課題なのかを把握し、感じ取ることができれば、今後の仕事にもいかせるでしょう。
秘書は重役のそばで仕事ができるので、議事録を作る場合、会社の経営に関する貴重なお話が聞けるかもしれません。
また上手に議事録ができるようになれば褒められますよ。
意外と文書を作るのが苦手という人は多いものです。
実は筆者の部署は文書を作るのが苦手な人の集まりです。
私は文書を作ることは苦手ではないので、いまだに「てにをは」チェックや表現の方法、文書のチェックをしてほしいと上司から仕事がやってきます。
地味にすごい校閲ってやつでしょうか？
みんながわかりやすい議事録ができるように頑張ってくださいね！
