人一倍気を遣い、つらいことも多い秘書業務ですが、なぜか役員とコミュニケーションを取れる花形の仕事に見られ、おいしいことばかりだと誤解されることも…。
仕事を間近で見ている人たちには秘書業務の大変さは伝わりますが、普段接しない人にはなかなか伝わらないこともありますよね。困るのが人事に提出する目標管理やその成果。
今回は普段仕事を見ていない人にも上手に秘書業務の成果が伝わるような表現方法をご紹介します。
秘書業務の基本とは？
秘書は一言でいうとサポート役！
秘書といっても職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。
・スケジュール管理
秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。
効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。
出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。
会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。
・電話対応・メール、郵便物のチェック
アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。
必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。
郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。
・来客対応
来社されたお客様の対応をします。
受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。
失礼がないように対応しなければいけません。
アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。
上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。
・書類整理
上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。
マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。
・交際業務
取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。
・経費精算
上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。
人事に秘書業務の成果を伝えるためには？
こうして秘書の仕事を確認してみると、目に見えない仕事が多いなと感じますよね。
秘書業務は、気遣いや振る舞いなど、すべての概要を知る人にしか伝わらない仕事が多いのです。
仕事内容を説明しても『え？そんなことやるのは秘書なんだから当たり前でしょ？簡単でしょう？』なんて言われてしまうことも。
こんなに大変な仕事なのになぜ伝わらないの！と投げ出したい気持ちにもなります。
まず人事にわかりやすく伝えるのは「数値化」すること！
『数値化？秘書の仕事に数字はないじゃん！営業じゃないし…。』と思った人も多いと思いますが、無理矢理でも数値化した方が、何かすごいことをした雰囲気が出ます。
（いや、雰囲気だけじゃなくてすごいことなんです、秘書業務は。）
具体的には、以下のとおりです。
・紙をデータ化しペーパーレスを目指し、年間〇枚用紙削減
・上司の名刺を〇件、データ化
・業務の効率化により、部署の有給取得率〇％増
事務用品の経費削減目標は数字にしやすいですね。
また上司の名刺は日々増えていきますから、データで管理をすることで検索しやすくしたというのも成果でしょう。
業務の効率化により、残業が減った、有給取得率が増えたなんていうのも数値化しやすいです。
数字で表現できないものも、上司に気持ちよく仕事してもらうには？なんてことを考えると出てくるかもしれません。
「上司に気持ちよく仕事をしてもらうために一日に〇回笑顔で接する」なんていう無理矢理な案でも、それを上司が笑顔を評価してくれるなら書いたもの勝ちです！
目に見えない部分が多い秘書業務を理解してもらおう！
秘書の仕事はあくまでもサポート役。
上司が気持ちよく仕事ができる環境を作るのが秘書業務の一番大切なことです。
変に大きな目標を立てて、でしゃばったりすることは秘書としては好ましくないことです。
このことを上司や人事が理解してくれると、秘書も仕事がしやすいのですが…なかなかうまくいかないことも多いですよね。
筆者は兼務秘書なので、秘書業務はほとんど表向きには出していません。
しかし筆者の上司は、『僕は秘書業務も立派な仕事って思っているし、みんなが認めてくれるようにがんばるからね。』と言ってくれました。
そのような理解者が一人でもいるだけで救われるものです。
いっそのこと、秘書という仕事がしっかりと理解されるような環境を作るなんていう目標を立ててみるのもいいかもしれませんね。
