これは違うのでは？と思っても上司に間違いを伝えるのは難しいですよね。人に間違いを指摘されるのが嬉しいなんて人はいませんし、基本的にミスを指摘してくるのは自分よりも上の人からと考える人が多いので、部下からの指摘にムッとする上司もいるでしょう。
また秘書はボスから自分の上司のミスを伝えておいてほしいと言われることもあります。そんな上司のミスに気づいたときやミスを伝えておいてほしいと言われたときの伝え方を見ていきましょう。
上司のミスを指摘するときは？
人のミスって指摘しづらいですよね。
同僚や後輩なら注意しやすいかもしれませんが、それでも人のミスを指摘するときって気を遣いますよね。
『気づいてもらえてよかった！』と思うこともありますが、そもそもミスを指摘されて嬉しいと思う人は少ないです。
とくに完璧主義の人に指摘をしたり、意見をしたりするのは勇気がいるものです。
さらにそれが上司となるとなおさら言いづらいですよね。
まず、上司にミスを指摘するときにストレートに言うことは禁句です！
例えば『これ違います。』、『これ間違っていますよね？』、『こちらの企画はおかしいです。』、『間違っているので訂正してください。』なんて言葉は絶対NGです。
あなたが間違っている！と断定した言い方は、高圧的で偉そうな態度と見られてしまいます。
上司でなくてもこのような言われ方は、たとえ自分がミスしたことが悪かったとしても、気分が悪くなんだかムッとしてしまいますよね。
また言いづらいからといって放置もいけません。
あとから『なぜ間違いに気づいていたのに言ってくれなかったんだ！』と怒られることもあります。
上司のミスを指摘するときのポイントは、上司を立てるような言い方をすることです。
『私が間違っているかもしれませんが…。』という姿勢で聞いてみるのがポイントです。
例えば資料の数字が違うと気づいたとき、『この計算式間違っています！直してください。』と言われたときと、『計算したところ、合計の数字が合わないのですが、もしかしたら私の見方が間違っているのでしょうか？教えていただけませんか？』だったら明らかに後者の方が気分がいいですよね。
上司が、すでに渡した資料がないから印刷してほしいといったはずだと言われたとき、『昨日もコピーしましたよね？』というより、『昨日お渡しした資料と同じものでよろしいでしょうか？』という方が、昨日もコピーしてもらっていたのか、どこかに自分がなくしてしまったのかもしれないと上司も気づくことができます。
意見をするときにも『私はこのように考えたのですが、あっていますでしょうか？』など明らかに自分の方が常識的な考えでも下にでることが大切です。
秘書は上層部と接するため、同じことを言うにもちょっとした気遣いが必要です。
言い方一つで損することもあります。
常にやわらかくさりげなく伝えるようにしましょう。
また秘書は上司からこの文章を打ってほしいなんて手書きの文章を渡されることも未だにありますよね。
そんなとき上司の文字のミスなどに気づくことがあります。
ちょっとした「てにをは」のミスや漢字のミスを指摘するのはやめましょう。
言わなくてもわかることをわざわざ指摘するのは、上司も気分が悪いです。
内容が変わるようなことや、同じことを言うのに言葉の表現の仕方を変えるなど、大きな変化があるときだけ相談しましょう。
ボスから上司のミスを伝えるように言われたとき
秘書やっていると、自分のボスからミスを伝えておくように言われることってありますよね。
つまり社長から言われたことを、部長に伝えるといったパターンです。
このとき社長にとって部長は部下ですから、ストレートな言い方をしてきます。
『こんな資料、具体性もないからダメだ！あいつはまったくいつもいつもダメなやつだ。作り直しだ！と伝えておくように。』と言われたときに部長にそのまま言えますか？
言えませんよね…。
そもそもそんな注意しづらい内容自分で言ってよ…なんてことを頼まれることもありますよね。
仮に社長の言葉をそのまま言えたとしても、自分の印象が悪くなることが想像できます。
このようなときは、『部長、社長から資料を訂正するようにとのことで預かって参りました。』と当たり障りのないことだけ伝えましょう。
修正の内容を伝えるように言われたときはそのことも伝えますが、「いつもいつもダメなやつ」など本当に言っていたとしても余計なことは言わないようにしましょう。
指摘するときは取引先と同じ対応を！
上司のミスは指摘がしにくいものですが、そのまま知らん顔するのはいけません。
伝え方や言い方に気をつけましょう。
上司のミスを指摘するときは外部の取引先と同じように、相手を立てて接すると考えるのがいいかもしれませんね。
