秘書の仕事が大変でつらい理由4つ。改善できることは？

秘書の仕事と言われてもいまいち何をしているかわからないという人は多いのではないでしょうか。上層部と親しそうに話す姿は一見特別感があるように見えますが、実は苦労もたくさんあるのです。どんな仕事もつらいときはあると思いますが、今回は秘書の仕事でつらいとき、どのように改善するかをご紹介します。

秘書の仕事って？

秘書は一言でいうとサポート役！ 秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。

・スケジュール管理

秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。 効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。 出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。 会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。

・電話対応・メール、郵便物のチェック

アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。 必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。 郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。

・来客対応

来社されたお客様の対応をします。 受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。 失礼がないように対応しなければいけません。 アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。 上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。

・書類整理

上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。 マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。

・交際業務

取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。

・経費精算

上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。

秘書の仕事がつらいとき

秘書の仕事がつらいと感じるときを見ていきましょう。

・楽そうに見える、得してそうに見える

普段から社内外ともに会社の上層部と仕事をしている姿を見ると、得しているのでは？と思われてしまうことがつらいということがあります。 本当はみんなと同じく影で苦労していることもたくさんあります。 忙しさがなかなか他の部署には伝わりにくいのです。 『秘書とかいい身分だね。』、『秘書ってボスに言われたことだけやればいいんでしょう？』なんて言われるとカチンとくる秘書も多いのが事実です。 とくに兼務秘書といって、秘書課には所属せず、自分の部署の仕事をこなしながら、その部署のトップの秘書を担当する人は、さまざまな業務を行わなければなりません。 どんなに忙しい日でも、容赦なく『俺の仕事を優先しろっ！』みたいな上司もいまだにいますからね…。 補佐の立場ですから、自分を押し殺しどんな人にも好印象になるように気を配らなくてはいけないので、決して楽な仕事ではないのです。

・仕事の悩みがなかなか話せない

上層部の機密事項を知ることが多い秘書は、なかなか仕事の悩みを同僚に聞いてもらったり、社外の人間である家族や友人などに話すことができません。 他の社員との交流も減ってしまうのも秘書の仕事がつらい理由の一つです。

・やっている仕事をいっても具体性が薄い

上司に欠かせないサポートをしているにも関わらず、なかなか仕事は評価してもらえないことも秘書の悩みの一つです。 補佐といっても秘書が判断する場面もたくさん訪れます。 しかし、気配りなどの振る舞いは、具体的に文字や数字で表せるものではありません。 そのため目標設定のときにも悩むことがあります。 また仕事内容を言っても『そんなの当たり前でしょう？』と言われてしまうような仕事もあるのです。 その当たり前のことをやるのに、何倍も何十倍も気を使っているんですが…。

・上司のスケジュールに合わせなければいけない

上司のスケジュールに左右されるのも秘書の悩みです。 なかなか自分の仕事のスケジュールが立てられないことや、急遽残業という日もあったりするので、『仕事終わりはアフター6を楽しもう♪』なんてことはあまりできないのです。 ただし、上司の性格によるので、就業時間をすぎれば気にせず帰っていいという上司もいます。

仕事がつらいときの改善策は？

秘書の仕事でつらいことを紹介しましたが、改善するにはどうしたらいいのでしょうか。 筆者は会社から出たら仕事のことは忘れるようにしています。 できる秘書は常に仕事のことを考える…なんていいますが、実際は無理です。 仕事大好き！仕事以外生きがいがない！なんて人はいいのかもしれませんが…。 仕事は仕事、プライベートはプライベートです。 「切り替え」が大切です。 上司と仲良くなるのも仕事を円滑に進めやすくなりますが、公私混同してなんでもかんでも妻のように面倒をみるのはよくありません。 悩みは相談できなくても、他の部署との交流はなるべく持つようにしましょう。 社内のイベントなどには積極的に参加するといいでしょう。 詳しい仕事の内容は言えなくても、困っていることを声に出してみるのも大切です。 あまり言いすぎると愚痴や悪口になりますが…。 なんとなく近寄りがたい秘書という職業ですが、いい思いばっかりしているわけではないんだな…と思ってもらえれば、親しみを持ってもらえるかもしれません。 悩みだすとキリがないので耐えられなくなったら、限界が来る前に自分の補佐をしている上司ではなく、秘書課であれば秘書課長などに相談してみましょう。

切り替えが大事！秘書はやりがいがある仕事！

私はこの世の中に楽な仕事なんて存在しないと思います。 はたから見ればどんなに簡単な仕事でも、その人が責任を持ってやっていれば仕事です。 秘書はつらいこともありますが、さまざまなことが経験できる、やりがいのある仕事です！