人気の事務職の秘書！秘書は秘書でも医療秘書に向いている人はどのような人なのでしょうか？また医療秘書の仕事内容はどのようなものなのでしょうか？医療秘書に向いている人の特徴や性格についてもご紹介します。
秘書とは？
秘書は一言でいうとサポート役。
サポートするのは、企業の社長や役員、政治家、医者、弁護士、大学教授などさまざまです。
サポートするというのは、「言われたことをやるだけ。」という意味ではありません。
臨機応変な対応が求められ、その職域は幅広いもので、多岐に渡ります。
秘書の主な仕事内容
秘書といっても役員秘書や議員秘書、医療秘書など職種によって仕事はさまざまですが、共通する代表的な業務は以下の通りです。
・スケジュール管理
秘書の代表的な仕事といえばスケジュール管理ですね。
効率よく仕事ができるようにスケジュールを管理します。
出張の際は、航空機・ホテルなどの手配をするのも仕事です。
会議が行われるときには、会議室の確保・会議案内の作成・会場設営などを行います。
・電話対応・メール、郵便物のチェック
アポイントの電話やメールの対応を行ったりするのも秘書の仕事です。
必要があれば上司に電話を取り次いだり、外出中や出張中で留守のときには伝言を承り、伝言を預かった際も緊急性を考え伝えるタイミングを判断したり、簡単に見えて実は重要な仕事です。
郵便物も上司が見やすいように整理し、セミナーのお知らせやダイレクトメールなどは上司宛でも必要な部署へ渡したり、親展以外は封を開けておくなどさまざまな工夫と気配りが大切です。
・来客対応
来社されたお客様の対応をします。
受付嬢や秘書は会社の顔といっても過言ではありません。
失礼がないように対応しなければいけません。
アポイントのないお客様には事情を伺い、上司の指示に従います。
上司が不在の場合は伝言を受けたり、書類を預かったりするときもあります。
・書類整理
上司の会議資料や確認済みの書類をファイリングしたりするのも秘書の仕事です。
マル秘の重要書類は鍵付きの書庫へ入れたり、ときには名刺の整理をしたり、地味ですが意外と時間のかかる仕事です。
・交際業務
取引先との食事会やゴルフコンペなどの接待の準備や、冠婚葬祭の電報の手配、お中元・お歳暮手配、ご案内状やお礼状などの文書作成など、交際業務も多岐に渡ります。
・経費精算
上司の出張旅費の精算や交際費の精算なども秘書の仕事です。
医療秘書の仕事内容は？
医療秘書の上司にあたる人は医師である先生です。
医療秘書が事務的な仕事を引き受けてくれることにより、医師や看護師は医療行為に集中できる時間を増やすことができます。
先ほど紹介した秘書の主な仕事内容の他にはどのような仕事があるのでしょうか？
医療秘書は、学会の同行や資料の作成を行うことがあります。
医師の手術の予定表を作成したり、取引先・マスコミ対応などを行うこともあります。
レセプト作成業務も行います。
レセプト作成が集中する時期は多忙です。
医療秘書は国家資格などを必要とするわけではありませんが、医療保険や医学用語なども理解しなければいけません。
医療秘書に向いている人とは？
医療秘書に限らず、秘書に向いている特徴や性格は次のとおりです。
・几帳面な人
・気配りができる人
・柔軟性がある人
・時間を守れる人
・人柄がいい人
・秘密を守れる人
・コミュニケーションが円滑な人
・冷静な人
・勘が鋭い人
・記憶力がいい人
・ビジネスマナーや一般常識がある人
・控えめでサポートを好む人
・観察力がある人
・さまざまな性格の人と付き合える人
これに加え、医療秘書は医療のことに人一倍関心があり、先生や看護師と同じように患者のことを考えることができる思いやりのある人が向いています。
事務仕事を淡々とこなせばいいという考えでは務まりません。
また医療秘書に限らずですが、医師や看護師をサポートしている立場のため自分のペースで仕事をできないことがあります。
周りのペースに合わせたり、振り回されることに、怒りや焦りを感じ冷静な対処ができない人は秘書には向きません。
緊急手術が行われることもあり、医師の急な予定の変更などにも対応しなくてはいけません。
命がかかっている医療現場なので、臨機応変な対応が必須となります。
医療秘書は幅広い知識が必要！
常に早いスピードで進化を遂げている医療業界の仕事は、幅広い知識が必要です。
医療事務より医療秘書の方がさらに深い知識を要します。
最近では医療機関の組織・運営、医療関連法規、医療知識を学ぶため医療秘書の専門学校へ通う人もいるようです。
医療秘書は事務ではあるものの、研究職な一面もあるため、医療の分野に興味があり向上心のある人はぜひ目指してみてください！
今後は医師や看護師の人手不足により、欠かせない存在になると言われている将来性のある仕事です。
