秘書は上司の文書や郵便物を預かり仕分けするのも仕事の一つです。また中には他の人には公開してはいけないマル秘文書などもあり、慎重に取り扱わなくてはいけません。今回は秘書として文書や郵便物の扱い方をご紹介します。
文書の種類
文書の種類は大きくわけると2つあります。
◇社内文書
その名の通り社内のみで使用される文書のことです。
主な社内文書は以下の通りです。
・稟議書
上司の決裁や承認を受けるための文書です。
内容によって決裁者が違い、重要度が高いものは役員会で話し合ったりします。
・通達文
社員に必要な命令や指示を伝えるための文書です。
・議事録
会議の内容や決定事項を記録したものです。
・通知文
仕事に関する通知・連絡・案内をする文書です。
・報告書
月報や日報、出張報告書など、事実や経過を報告する文書です。
◇社外文書
社外文書は取引先や顧客に向けた文書のことです。
新商品を紹介する発表会や事務所移転により住所や電話番号の変更のお知らせなどもこれにあたります。
社外文書でも、見積書や発注書、請求書などは取引文書、礼状や案内状などは社交文書と呼ばれます。
受信した文書の取り扱い方
まず受信した文書は、公信文書と私信文書にわけます。
私信文書はプライベートなものなので開封しないで渡します。
公信文書は書留や親展は開封せずお渡しし、その他のものは開封します。
どちらかわからないものは私信として開封せずにお渡しするといいでしょう。
間違って親展の封筒を切ってしまったときは、クリップなどで留め、上司に渡す際に間違って封を切ってしまったことをお詫びしましょう。
書留は受信リストに記載しておきましょう。
会議や会合のお知らせなど返信が必要なものはコピーを控えておきましょう。
その際に、現在のスケジュールと用事が重なっているときには、会議や会合の案内状に付箋やメモで「〇〇会議開催日」など記載しておくと丁寧ですよ。
渡すときには文書と封筒は一緒にクリップで留めておきます。
また急いでいるものや重要な書類は上にして渡しましょう。
こちらから出した文書の返信の場合は、以前送付した文書を添えて渡すようにしましょう。
ダイレクトメールなどは、上司に見せなくてもいいものが多いので、上司と相談し、この案内が届いたら捨てる、関係部署へ持っていくなどと決めておくといいでしょう。
マル秘文書はどうしたらいい？
秘書はマル秘文書を扱うこともあります。
そのようなときはどうしたらいいのでしょうか？
まず社内では、机の上に置くときはさりげなく裏返すかまたは常に机の中に入れるようにすると安心です。
離席するときはもちろんマル秘文書は机の中にしまいます。
社内で持ち歩くときはそのまま持たず、無印の封筒に入れて持ち歩きましょう。
封筒にマル秘と書いてあると、逆に気になりますし目を引いてしまいます。
マル秘文書のコピーを頼まれたときには、人がいない時間・場所を選び、必要な枚数のみコピーしましょう。
コピーしているときにミスをしたときは、必ずすぐにシュレッダーにかけましょう。
よくやってしまうのが、原稿の置き忘れです。
どんなに気を配っても最後に原稿を印刷機に忘れてしまっては台無しですので気をつけましょう。
コピーが終わったらすぐに上司に渡しましょう。
マル秘文書を貸し出すときは必ず上司の許可を得て、他部署に貸すときは「文書受渡簿」などリストを作り管理しましょう。
コピーして配布するときは文書に番号をつけて、配布先と名前を控えておきましょう。
不在の人の席に置くときは、封筒に入れ「親展」と書いて置いておきましょう。
このときも封筒に「秘」と書くと、逆に目立って他の人が気になりますので注意しましょう。
続いて社外にマル秘文書を送るときはどうしたらいいのか確認していきましょう。
郵送するときには、封筒を二重にします。
1枚目は透けない封筒に「秘」の印を押します。
2枚目は1枚目より一回り大きな封筒を利用し、こちらには「親展」と押します。
二重にするのは、透けないためと「秘」の文字を外側の封筒には押さないためです。
「秘密」・「誰にも言わないで」と言われるほど、知りたくなったり、言いたくなってしまうのが人間の心理です。
そのため、「秘」を強調するのは社内外ともによくないのです。
郵送方法は「書留」にしましょう。
郵送後は、取引先にマル秘文書を送った旨を電話でご連絡しましょう。
最後にマル秘文書の保管方法ですが、ファイリングするときは一般的な文書とは別にし、会議のかかる棚などに保管するのが基本です。
鍵は上司と秘書が1個ずつ持ち、厳重に保管しましょう。
文書や郵便物の取り扱いにも気配りを！
文書一つ渡すにもたくさんのマナーがありますね。
上司が気持ちよく仕事ができるよう、文書の取り扱いにも気配りできる秘書になりたいですね。
