秘書がつくということは補佐が必要なわけですから、上司はとても忙しいということです。忙しい上司への報告は、わかりやすく説明したいですよね。また上司の話も、忙しいのに何回も聞くのはNGのため、しっかりと聞きたいものです。今回は秘書として話し方や聞き方を学んでいきましょう！
上司への報告や説明の仕方
秘書が上司に報告や説明をするときは、まず「事実」のみを伝えましょう。
◇報告の仕方
・優先度の高いものから報告する
書類を渡すときと同じく、上司にとって優先度の高い話から報告するようにしましょう。
・内容を整理してから具体的に話す
報告の内容は5W2H（いつ、どこで、だれが、なぜ、なにを、どのように、いくらで）で整理してから話しましょう。
具体的に数字などでわかりやすく報告しましょう。
・過去形で話す
報告するときは「～でした。」「～ました。」と過去形で話しましょう。
・簡潔に、要領よく伝える
報告は簡潔に素早くこまめに伝えるのがポイントです。
用件が複雑なときはメモや要約文書を用意しましょう。
・結論を最初に
報告するときは、結論から話しそのあとに理由と経過を説明します。
結論がわからないと、説明を聞いている間に「結局どっちなんだ！」と気になってしまい、理由や経過が頭に入ってこないのです。
伝えづらいことでも「結論」を最初に言うのが基本です！
・推論や個人的な見解は…
推論や噂話などは避けなくてはいけません。
どうしても伝えなくてはいけないときは、最後に『私の個人的な考えですが…』と前置きしましょう。
だらだらと個人的な意見を話す人がいますが、そのような報告の仕方は何が真実なのかわからなくなり、報告が間違って伝わってしまします。
また人から頼まれた報告で自分がわかりにくかった内容でも、勝手に解釈をして上司に自分流に伝えてはいけません。
上司にとってその説明がわかりやすいかわかりにくいかは判断できないからです。
自分の主観は除いて聞いたとおりにそのまま報告しましょう。
◇説明の仕方
・相手のことを考える
説明するということは相手に理解してもらわないといけません。
一方的に話すのは説明とはいいません。
相手に合わせてわかりやすく説明できるようになりましょう。
・予告をする
最初に概略を説明します。
つまり目次を話すということですね。
これにより、要点や話の流れがわかりますよね。
・順序よく行う
説明は順序が大切です。
時間経過の順に、重要なとは先に、原因から結果を話すといった因果関係を踏まえた説明の仕方が大切です。
・より具体的に
説明するときはグラフや写真など相手に伝わりやすくする工夫も必要です。
数値なども具体的に示しましょう。
・最後にもう一度要点を
全て説明が終わったらもう一度要点を繰り返すのがポイントです。
・最後に質問がないか聞く
説明が終わったら念のため質問がないか確認しましょう。
理解していないようであれば、言い方を変えて説明しましょう。
上司の話の聞き方
上司の話を聞くときは、うなずいたり、あいづちを打ちながら聞きましょう。
話の腰は折らないように最後まで話を聞きます。
途中で質問をするのはNG！
聞きたいことがあるときは最後にしましょう。
先入観を持たず素直に聞くようにしましょう。
上司の表情や態度、話し方から真意をつかむように聞きましょう。
『穏やかに話しているけど、目が笑っていない…。』というときは怒っているのかもしれないですし、『ぶっきらぼうに言っているけど、ご機嫌だな。』というときは照れ隠しかもしれません。
上司が話している最中は、真剣に積極的に聞いているという態度を表しましょう。
そして必要であればメモを取りながら聞くようにしましょう。
また忙しい上司ですから仕事の指示の1から10まで説明してくれるわけではありません。
最後に質問といっても、自分で判断できることや上司でなくてもわかることはわざわざ聞かないようにしましょう。
上司から注意を受けたときも聞き方がとても大事です。
注意を受けたときはまず素直にお詫びをしましょう。
上司の勘違いであってもまずはお詫びをして、そのあと穏やかに事情を説明しましょう。
決して感情的になってはいけません。
感情的になると上司と間違いなく衝突してしまいます。
注意されるということは少なからず自分にも問題もあることもありますし、期待をされているからこそ注意されるのだと思い、謙虚な態度で話を聞くことが大切です。
話し方や聞き方は人間関係を良好に保つのに大切なこと！
上司と秘書という関係に限らず、またビジネスシーンのみならず、話し方や聞き方は人間関係を良好に保つのにとても大切なことです。
職場関係や友人関係、そして家族で話すとき・聞くときもこのような心がけはとても大事になってきます。
日頃から話し方や聞き方に注意し、実践してみてくださいね！
