秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。今回は秘書検定2級の「技能 ファイリング」について勉強のコツをご紹介します。
秘書検定とは？
秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。
受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。
3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。
筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題（マークシート）と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。
1級はすべて記述式です！
筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。
理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。
実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60％以上の正解で合格です。
準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。
面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。
合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。
レベルは簡単に分類すると、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書といったところでしょうか。
秘書検定2級の「技能 ファイリング」攻略法！
今回は秘書検定2級の技能の中の「ファイリング」についてくわしくご紹介します。
ファイリングは出題頻度が高いのでしっかり勉強しておきましょう！
ファイリングの覚えることは大きくわけて3つです。
一つずつ見ていきましょう。
1.ファイルの整理方法
ファイルの整理方法はよく問題になるので覚えておきましょう。
ファイルの整理方法は全部で5つあります。
相手先別整理法
会社別や個人別など、文書を取引先ごとにまとめて一つのファイルに入れる方法です。1冊で相手に関する情報がまとめて見られるのが便利な整理法です。
主題別整理法
取締役会、〇〇会議など、テーマ別にファイルに入れる方法です。
一件別整理法
特定の取引や行事などでわけたものです。始まりから終わりまでの経過がわかるのが特徴です。
標題別整理法
発注書や見積書、請求書などタイトルがそのまま分類の名称になっている整理方法です。
形式別整理法
挨拶状やお礼状など文書の量が少ないものの整理方法です。
秘書検定の2級は、記述問題は少ないですが、整理法を聞かれる場合もあるかもしれません。オフィスワークの人はイメージがしやすいかもしれませんね。学生さんは丸暗記しちゃいましょう！
2.ファイリング用品
ファイリング用品はテキストに必ずイラストで描かれているので、用語を組みあわせて覚えましょう。
一番よく問題に出るのは、バーチカルファイリング！
書類を綴じないでファイルに挟み、キャビネットの中に立てて収納することです。
わざわざ穴をあけたり、ひもを通したりする必要がないので、とじる手間がかからないことや、文書の増減が一目でわかり、取り出しやすいのが特徴です。
とじ具がないためかさばらず、ファイルが薄くて済みます。
バーチカルファイリングに使われる、個別フォルダー・雑フォルダー、ガイドや貸し出しガイドなどもあわせて覚えておきましょう。
3.ファイルの保管・保存
ファイルの保管（移し替え）と保存（置き換え）の違いもおさえておきましょう。
移し替えとは、古くなって使わなくなった文書を同じエリア内に移すことです。半年または1年に1度行うのが目安です。
置き換えとは、事務所から保管庫や倉庫など別の場所に移すことです。
社内規定や商法などで保存期間が決まっている文書もあります。
文書には、経理関係の仕事は〇年などと決められているものもあるんです。
細かくは覚えなくても大丈夫ですが、保管と保存の違いは覚えておきましょう。
秘書検定2級は独学でも充分合格できる！
秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。
秘書検定はとにかく問題数を多くこなして、問題の出し方のクセを見つけるのがポイントです。
いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。
最初は言葉にされると、何を言っているんだろう？とわからなくても慣れてくるので大丈夫です！
ファイリングの仕方は秘書ではなくても、整理整頓の仕方がわかるのでとても勉強になります。ペーパーレスと言われている世の中ですが、まだまだ紙の書類がなくなる気配はありません。
オフィスは限られたスペースなので正しいファイリングで資料を出し入れしやすくすると、ストレスフリーでみんなから喜ばれますよ！
一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています！
