秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。今回は秘書検定2級の「技能 会議」について勉強のコツをご紹介します。
秘書検定とは？
秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。
受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。
3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。
筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題（マークシート）と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。
1級はすべて記述式です！
筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。
理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。
実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60％正解で以上で合格です。
準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。
面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。
合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。
レベルは簡単に言うと、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書というところでしょうか。
秘書検定2級の「技能 会議」攻略法！
今回は秘書検定2級の技能の中の「会議」についてくわしくご紹介します。
会議はかなり出題頻度が高くなっています。
まず会議の形式と会議用語を覚えましょう！また、会議で秘書は何をするのか流れをおさえれば怖いものはありません。
会議の種類
会議の種類は大きくわけて2つです。
法定会議と非法定会議があります。
法定会議は商法で開催が義務づけられている会議で、取締役会や株主総会のことです。
非法定会議は各企業がそれぞれに行う会議のことです。役員会などのことをいいます。
ここは一般知識の株式会社の特徴と同じになるのでさらっと覚えておけば大丈夫です。
会議の形式
会議の形式は主に6つあります。
カタカナばかりでややこしいですが、しっかり確認していきましょう。
・パネル・ディスカッション
意見が異なるパネリストが相互に討論をし、そのあとに聴衆から意見や質問を受け付ける形式です。
・シンポジウム
学術会議など、そのテーマの専門家が講演する形式です。
・バズ・セッション
小グループにわかれて話し合ったあとに、代表者が意見を発表する形式です。学生さんにはなじみがある形式ではないでしょうか。
・円卓会議
席次は関係ないフリートーキングの形式です。人数は20人くらいまでです。
・フォーラム
参加資格を問わない公開討論会のことです。
・ブレーン・ストーミング
人の意見を決して批判しないで自由に話し合う形式のことです。
会議の形式は2級よりも3級で問われることが多いですが、パネル・ディスカッションとシンポジウムの違いを覚えておくといいでしょう。
覚え方は、パネル・ディスカッションは意見が異なる、シンポジウムはテーマの専門家など、全部を覚えようとしなくても特徴さえ覚えておけば大丈夫です。
会議用語
会議用語はとにかく暗記するしかありません。
秘書にとっては案内状を作成する際に使うことも多いので覚えておくと役立ちます。
問題の出し方は、用語の説明が不適当のものを選べという形式が多いです。
招集、議案、採決、諮問、答申などはよく聞かれますのでチェックしておきましょう。
会議での秘書の仕事
「会議」の中で一番大事な問題です。会議で秘書が行うことを時系列で覚えましょう。
まず会議の開催案内については、社内と社外の対応の仕方の違いを確認しましょう。
社内であれば正式には文書ですが、電話・メール・簡易な文書でもOKです。
社外は開催日の1カ月くらい前には案内状を送付します。
案内状の項目（会議の名称・開催日時・開催場所など）は記述問題で穴埋めとして出る可能性もあるので、覚えておきましょう。
会場の設営については、3つ覚えておきましょう。
まずオブザーバーは後方の席。そして記録係は前方の席。最後に社外の会議の場合は席札を用意することを頭に入れておきましょう。
会議当日の流れは、受付→会議開始→会議中→会議終了後とそれぞれ注意するべきことがあるので、確認しておきましょう。
まず受付は開始時間になってもこない出席者には電話連絡をすることを忘れずに！
会議中の電話の取り次ぎはメモで行うこと！小声でもNGです。
よく会議中の伝言について、不適切なものを選べといった問題で「急いでいたので小声で伝えた。」といった選択肢があったりしますよ。
会議終了後はお世話になった人にお礼を忘れずに言うことを覚えておきましょう。
秘書検定2級は独学でも充分合格できる！
秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。
秘書検定はとにかく問題数をこなして、問題の出し方のクセをはやく見つけるのがポイントです。
いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。
最初は言葉にされると、何を言っているんだろう？とわからなくても慣れてくるので大丈夫です！
会議は秘書だけが携わるものではないですから、秘書の仕事をしなくてもきっと役に立ちますよ。
とくに会議開催の案内や会場設営などは新入社員も任されたりするので、しっかり覚えておきましょう！
一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています！
