秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。今回は秘書検定2級の「技能 文書の作成」について勉強のコツをご紹介します。
秘書検定とは？
秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。
受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。
3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。
筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題（マークシート）と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。
1級はすべて記述式です！
筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。
理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。
実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60％以上正解で合格です。
準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。
面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。
合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。
レベルは簡単に言うと、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書といったところです。
秘書検定2級の「技能 文書の作成」攻略法！
今回は秘書検定2級の技能の中の「文書の作成」についてくわしくご紹介します。
文書の作成については、記述問題で出される可能性がかなり高いです。
普段はなかなか使わない用語も多いので、しっかり覚えておきましょう。
まず文書には、社内文書・社外文書・社交文書の3つがあります。
一つずつポイントをおさえていきましょう。
社内文書
社内文書は書き方（レイアウト）と種類をおさえておきましょう。出題頻度は社外文書と社交文書にくらべると低めですが、記述問題で出たこともあります。
まず社内文書の種類は、通達文・通知文・稟議書・議事録・報告書を覚えておきましょう。稟議書の問題は比較的出しやすい問題です。
次に書き方ですが、社内文書は丁寧な文書よりも「簡潔」であることが求められます。
レイアウトを頭に入れておきましょう。
受信者名は「社員各位」、本文の下のお知らせを書く際に使う、中央の「記」、結語の「以上」は必ず覚えましょう！
社外文書
社外文書は慣用句の「頭語」と「結語」を覚えましょう。
「拝啓＝敬具」、「拝復＝敬具」、「謹啓＝敬白」、「前略＝草々」とセットで覚えましょう。
頭語と結語は準1級や1級でも出題される可能性が高いです。
また時候のあいさつもすべて覚える必要はないので、月ごとに1つ覚えておきましょう。
社外文書は、社内文書の逆で簡潔な文書よりも「丁寧」であることが求められます。
社外文書の記述問題は頻繁に出ているのでしっかりレイアウトを覚えましょう。
社外文書は社名や所属、名前もすべて正式に書く必要があり、㈱と略したり、苗字だけといった文書はいけません。
個人宛なら「様」、団体宛なら「御中」、複数宛なら「各位」などもきちんとおさえておきましょう。
社交文書
社交文書は、慶弔状・見舞状・招待状・案内状・あいさつ状・礼状のことです。
秘書検定2級では、あいさつ状と礼状を書かせる問題が多く出題されています。
社交文書も決まり文句を必ず暗記しましょう。普段あまり使わない「ご査収」や「ご笑納」といった言葉はよく使われるので書けるようにしておきましょう。
また、父・母・息子・娘など、慶弔状にはふさわしい敬語で書かなくてはいけません。
ご尊父・ご母堂・ご子息・ご令嬢は考えなくても出てくるように暗記しましょう。
文書には、話し言葉ではなかなか使わない言葉がたくさん出てくるので、いろいろな例題や問題を解いて、慣れるようにしておきましょう。
秘書検定2級は独学でも充分合格できる！
秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。
秘書検定はとにかく問題数をこなして、問題の出し方のクセをはやく見つけるのがポイントです。
いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。
最初は言葉にされると、何を言っているんだろう？とわからなくても慣れてくるので大丈夫です！
文書の作成は一番記述問題になる可能性が高いです。
何もない状態から文書を作るのではなく穴埋めですが、レイアウトをしっかり覚えておかないとなかなか出てこないので、真っ白な紙に、最初から全部書けるくらいにしておくと安心です。
準1級や1級でも出題されることが多いので、2級のあとにさらに上を目指す人はしっかり覚えておきましょうね。
一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています！
