秘書検定は、秘書に限らず学生にも社会人にもチャレンジしてほしい資格の一つです。秘書検定はビジネスマナーはもちろんのこと、人としての振る舞いが学べる資格です。今回は秘書検定2級の「技能 スケジュール管理」について勉強のコツをご紹介します。
秘書検定とは？
秘書検定は公益財団法人実務技能検定協会が行っている民間資格で、文部科学省後援のビジネス系検定です。
受験資格はとくになく、誰でも何級からでも受けることができます。
3級・2級・準1級・1級の4つにわかれており、3級・2級は筆記試験のみ、準1級・1級は筆記試験と面接試験が行われます。
筆記試験は、3級・2級・準1級は選択問題（マークシート）と記述問題があり、級が上がるにつれ、記述問題の比率が高くなります。
1級はすべて記述式です！
筆記試験の内容は、大きく2つにわかれており、「理論」と「実技」です。
理論は、「必要とされる資質」・「職務知識」・「一般知識」。
実技は、「マナー・接遇」・「技能」となっており、理論・実技ともに60％以上の正解で合格です。
準1級・1級の面接試験は、筆記試験とは別日に開催され、筆記試験を合格した人のみ受けることができます。
面接試験の内容は、あいさつ・報告・状況対応ができるかを見られ、体勢・動作・話し方・言葉遣い・身だしなみなどをチェックされます。
合格基準は明確にはなく、苦労する人も多いようです。
レベルは簡単に言うと、3級は新米秘書、2級は基本的なことはわかる秘書、準1級は先輩と後輩の間にはさまれる中堅秘書、1級は役員を担当する上級秘書といった区分けところでしょうか。
秘書検定2級の「技能 スケジュール管理」攻略法！
今回は秘書検定2級の技能の中の「スケジュール管理」についてくわしくご紹介します。
スケジュールの管理は、秘書にとって通常業務でも一番基本的な仕事ですよね。
主に日常のスケジュール管理の方法を出題されることが多くなっています。
ポイントを確認していきましょう。
◇日常のスケジュール管理
日常のスケジュール管理のポイントは主に5つです。
予定表の表示方法は簡単にわかりやすく
予定表はわかりやすくするのがポイントです。
よく行われる会議や来客などは記号であらわすのも一つの手です。
私的な予定は公のスケジュールに記載しない
上司の私的な予定は、予定表には書かず自分の手帳などに控えおきましょう。
秘書の管理対象ではないからです。
私的な予定の管理はよく問題に出題されるのでおさえておきましょう。
予定表は上司に確認する
月間予定表は前月末、週間予定表は前週末、日々の予定は前日の終業時間前に確認することがいいとされています。
予定表は上司と秘書で1部ずつ
予定表は最新版を上司と秘書で1部ずつ持ちましょう。
月間予定表には詳細は記載しない
社内関係者に配布する月間予定表には詳細は記載しません。
◇スケジュール変更と調整
スケジュールを変更するときの注意点は、訂正のときには「2本線を引く」のがポイントで、変更前の予定がわかるようにするということだけを頭に入れておきましょう。試験でよく出題されます。
◇出張のスケジュール管理
出張のスケジュール管理は、秘書検定2級では出題頻度は少ないですが、秘書にとっては大切な仕事です。
実際に秘書をしている人や目指している人、準1級や1級を目指す人は覚えておいた方がいいでしょう。
出張前・出張中・出張後にわけて秘書が行うことをご紹介します。
出張前に秘書が行うこと
まずは出張の日程を組みます。
その後そのスケジュールに合った交通機関や宿泊先を手配します。
社内規定にそって、上司の希望も聞いてから手配しましょう。
例えば、飛行機は窓側がいい、ホテルは禁煙室がいい、朝食はいらないなど細かい好みがあるかもしれません。希望を聞いてからというのは秘書検定の2級には出ませんが、秘書業務を行うには大切な確認事項です。
その後、旅費の仮払いが必要であれば手配します。
名刺や資料など必要な所持品も用意しましょう。
出張中に秘書が行うこと
留守中の経過がわかるメモを作成したり、郵便物などの書類の保管をしたりします。
普段上司がいるとなかなか手の付けられない、ファイリングなどの書類整理などをやるのもいいですね。
出張後に秘書が行うこと
留守中の報告を行い、旅費の精算をします。
出張報告書の作成や出張先でお世話になった取引先にお礼状を出す場合もあります。
先ほども言いましたが、試験での出題頻度は低いものの、実際に仕事をするときにはおさえておきたいことです。秘書検定2級ではさらっと読み流す程度でOKです。
秘書検定2級は独学でも充分合格できる！
秘書検定の2級はしっかり勉強すれば独学でも充分に合格できるレベルです。
秘書検定はとにかく問題数をこなして、問題の出し方のクセをはやく見つけるのがポイントです。
いろいろな問題を解くと、『これ、前にも似た問題をやった気がする…。』という問題が必ず出てきます。
最初は言葉にされると、何を言っているんだろう？とわからなくても慣れてくるので大丈夫です！
スケジュール管理は、秘書検定2級では出題頻度はそれほど高くありませんが、実際の仕事に通じるところがありますのでしっかり覚えておきましょう。
一生懸命頑張るみなさんの合格を願っています！
