秘書は自分の担当の役員の代わりにメールをお願いされることもあるでしょう。役員にメールでアポ取りをお願いされたときはどうしたらいいのでしょうか？役員への確認事項とメールでアポイントを取るときのマナーをご紹介します。
役員にアポイント取りを頼まれたときの確認事項
まず役員にアポイントを取るように指示されたときは、以下を確認します。
- メールを送る相手
- 面談希望日、時間
- 訪問するのか、お越しいただくのか
メールを送るのは秘書を通してという場合もあるため、念のため確認します。
面談の希望日がある場合はその旨を先方に伝えるため確認します。
また相手先に訪問するのか、来社するのかでも聞き方が変わります。
話し合う内容などはあえて聞く必要はありません。
ただし先方から聞かれた場合は上司に確認します。
アポイント取りをメールでする場合の注意事項
まずメールで連絡する場合は「件名」をわかりやすくするのがポイント！
「ご訪問の件」・「お打ち合わせの件」・「アポイントのお願い」だけでは、他のメールに埋もれてしまい見過ごしてしまうこともあります。
そのため「〇〇の件のお打ち合わせにつきまして」・「〇〇ご紹介についての面談のお願い」・「弊社〇〇とのアポイントの件につきまして」など、長すぎる件名はいけませんが、メールの中身を見なくてもある程度件名でわかるようなものが望ましいです。
また本来大切なことはメールではなく、電話でというのがビジネスマナーです。
『最近の若い人はなんでもメールで済ませて…。』と嫌がられる可能性もあります。
かといって役員から頼まれて、アポイントの相手も役員のときには電話するのは難しいですし、上司は相手が忙しいことを知っているからこそメールでと言ったのかもしれません。
その場合はメールの文章に「メールで指示された」ということを明記するのもいいですね。
もしも本人ではなく、相手の会社の担当者や秘書を通してアポイントを取るときには、『メールで希望日をお送りしています。』とご連絡する方が丁寧ですね。
アポイント取りのメールの例文
アポイント取りをお願いされたときのメールの例文をシーンに分けてご紹介します。
いずれも訪問する場合のメールです。
・相手の都合を教えてほしい場合（役員：佐藤、秘書：田中、相手先：高橋）
件名：弊社佐藤とのアポイントの件につきまして
株式会社〇〇
代表取締役社長 高橋 太郎 様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の佐藤の秘書の田中と申します。
弊社の佐藤が、高橋様にご面談をお願いしたいと申しておりまして、
御社にて30分ほどお時間を頂戴したく存じます。お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご都合の良い候補日を2～3日ご教示いただけないでしょうか？お手数おかけしますが何卒よろしくお願い致します。
**************************
〇〇株式会社
秘書課 田中
住所：□□□□
TEL：□□□□
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本来は候補日を伝えることが望ましいですが、相手の都合の良い日を聞くようにとの指示であれば上記のような内容となります。
・こちらの希望日が数日決まっている場合（役員：佐藤、秘書：田中、相手先：高橋）
希望日がある場合はその旨を伝えます。
件名：弊社佐藤とのアポイントの件につきまして
株式会社〇〇
代表取締役社長 高橋 太郎 様いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の佐藤の秘書の田中と申します。弊社の佐藤が、高橋様にお会いしたいと申しておりまして、
以下の日程にて御社に伺い30分ほど面談のお時間を頂戴したく存じます。・〇月〇日（月）10～12時
・〇月〇日（水）14～16時
・〇月〇日（木）13～15時なお、営業部長の小林も同席させていただく予定です。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ご都合の良い時間帯をご教示いただけますと幸いです。お手数おかけしますが何卒よろしくお願い致します。
**************************
〇〇株式会社
秘書課 田中
住所：□□□□
TEL：□□□□
**************************
希望日が数日ある場合は、電話ですと相手にメモを取ってもらうことになるため、間違いを防ぐためにもメールの方が残るので安心です。
・こちらの希望日が限定されている場合（役員：佐藤、秘書：田中、相手先：高橋）
件名：弊社佐藤とのアポイントの件につきまして
株式会社〇〇
代表取締役社長 高橋 太郎 様いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の佐藤の秘書の田中と申します。弊社の佐藤より、メールにて高橋様のご予定を伺うよう申し付かりました。
佐藤が、高橋様にお会いしたいと申しておりまして、
ピンポイントで大変恐縮ですが、
以下の日程にて御社に伺い30分ほど面談のお時間を頂戴したく存じます。・〇月〇日（月）10～12時
ご都合はいかがでしょうか？
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。**************************
〇〇株式会社
秘書課 田中
住所：□□□□
TEL：□□□□
**************************
希望日がピンポイントの場合はその旨をお詫びする文章を入れておくと印象がいいでしょう。
訪問ではなく、来てもらいたい場合は『弊社にてお打ち合わせをさせていただきたのですが、ご足労願えますでしょうか？』と聞きましょう。
役員の代わりにアポイントを取るときは敬語に気をつけて！
役員の代わりにアポイントを取るときは、敬語の使い方にも気をつけましょう。
自分の会社の上司を「佐藤専務」と役職をつけてしまったり、「言っている」ということを「おっしゃっています」と相手に伝えてしまうのは間違いです。
日頃から敬語の勉強もし、スムーズにやり取りできるよう心がけましょうね。
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