秘書は上司から『これ送っておいて。』と指示されることも多いです。そのときにいちいち郵便で送りますか？宅配便で送りますか？なんて聞けないですよね。実は送るものによって送付方法が違うんです。
今回は送るものに適した送付方法を確認していきましょう。
郵便と宅配便の違いとは？
郵便と宅配便の違いはなんなのでしょうか？
送るときの料金が違ったり、送付方法によって荷物の中身が破損したときなどに保障される金額が違ったりすることも、利用する方としては違うことの一つですが、一番大きな違いは信書を送れるか送れないかということ！
郵便は信書を送れますが、宅配便は信書を送ることができません。
ところで信書ってなに？と思った秘書は要チェック！普段信書は私たちの周りにたくさんあります。
規定では「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、また事実を通知する文章」となっていますが、わかりづらいですよね。
信書は以下の通りです。
信書にあたるもの
・手紙、はがきなどの書状（記載した内容にもよる）
・請求書、納品書、領収書、注文書、領収書など
・会議や式典などの招集通知
・証明書（印鑑証明書、戸籍謄本など）
意外と普段扱っているものも多いのではないでしょうか。
このような書類は郵便以外で送ってはいけません。
逆に信書にあたらないのはその他のものということになります。
会社でよく送る、信書にあたらないものも確認しましょう。
信書にあたらないもの
・カタログ（会社案内、店頭で配られる商品カタログやパンフレットやリーフレットなど）
・書籍（新聞・雑誌・手帳・カレンダー・ポスターなど）
・小切手、手形、株券など
・商品券、図書券など
・飛行機や電車などの乗車券、定期券
・クレジットカード、会員カード
・ダイレクトメール（個人向けではないもの）
郵便だけで送れるというのが基本原則ですが、佐川急便のみ「飛脚特定信書便」というサービスを行っています。しかし郵便とくらべるとかなり料金があがります。
秘書がよく使う郵便の種類
郵便といってもさまざまな種類がありますが、大きくわけると郵便である「手紙（はがき）」、荷物である「ゆうパック」、「ゆうメール」などに分けることができます。
すべてにおいて大きさと重さで料金が決まります。
いろいろなオプションもあり、秘書がよく使うのはマル秘文書などを送るときに相手に必ず着いたことがわかり追跡もできる郵便の「一般書留」・「簡易書留」や、お祝い金や香典などの現金を送るときに使う「現金書留」があります。
現金を送るときは必ず現金書留を使いましょう。専用の封筒が売っているので、郵便局で購入できます。
お祝いの式典の案内状を送るときには信書なので郵便で送ります。このときお祝いですから慶事用の切手を1枚ずつ貼って出すのがマナーです。
秘書がよく使う宅配便の種類
宅配便も大きさと重さで料金が変わってきます。また会社の契約でも料金が変わってくるでしょう。
宅配便はさまざまな会社が取り扱っていますが、大手2社でご紹介すると、小さい信書以外の書類や荷物を送るならヤマト運輸の宅急便コンパクトは料金も抑えられ便利です。
また上司のゴルフバッグをゴルフ場へ送るときは、ヤマト運輸ではゴルフバッグ専用のカバーも購入できますよ。
ヤマト運輸ではPCなどOA機器を送るときの専用ボックスも取り扱っています。
遠方なのに早く届けなければいけないときは、佐川急便の全国どこでも翌日に届けてくれる飛脚航空便や飛脚ジャストタイム便が便利です。
ただし陸送でないと取り扱いできない商品もあるので確認してくださいね。航空便は危険物を送ることはできません。化粧品やスプレー、接着剤なども危険物とされています。
ちなみに『宅配便ではなくて宅急便じゃないの？』と思っている人もいるかもしれませんが、宅急便はヤマト運輸の宅配便サービスの商標なんです。
わかりやすくいうと、お茶といってもたくさんの種類がありますよね？おーいお茶、生茶、伊右衛門、綾鷹などなど。それと同じでヤマト運輸の宅配便サービスを宅急便と呼ぶんです。
そのためヤマト運輸以外の会社に宅急便と言ってしまうのはダメですよ！
『あれ？ジブリの魔女の宅急便は？』と疑問に思った人もいるかもしれません。
当時は商標権の侵害となり放映できなくなる可能性があったそうですが、スタジオジブリがヤマト運輸と交渉しスポンサーになることで宅急便を使わせてもらえることになったんです♪
適した送付方法で書類や物を送ろう！
郵便や宅配便には今回ご紹介したものの他にも、実にさまざまなサービスがあります。
現在は物流業界の人手不足ということもあり、日々サービスも変化しています。
到着日の決まっているものに関しては発送日に注意しましょう。
遠方の場合はかなり時間がかかることもあります。
上司からのいろいろな指示に対応できるよう日々心がけましょう。
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