来客があったときには担当者が会う前に、受付や秘書、事務担当がお客様を会議室や応接室までお通しすることが多いですよね。来客対応のマナーは大丈夫ですか？急に言われても意外とできないことが多いものです。今回は来客があったときの通し方・見送り方などのマナーをご紹介します。
来客の受付。お客様が到着したら…
来客に気がついたらすぐに立ち上がり「いらっしゃいませ。」と笑顔で挨拶するのが基本です。
受付がある場合は受付が行いますが、ないときには入り口に一番席の近い人や気がついた人がすぐに対応しましょう。
気づいているのに自分は担当ではないからと無視したり、お客様を放置するのはご法度です。
お客様をなるべくお待たせしないでくださいね。
一人で対応していて、後ろに別のお客様が来たときには、「ただいまお伺いしますので少々お待ちください。」と声をかけ、いすなどがある場合は「おかけになってお待ちください。」とお伝えしましょう。
“気づいているよ！”とアピールするのがポイントです。
相手が名乗らないときは「失礼ですが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。
このときに事前に来客予定に入っているときは「お世話になっております。お待ちしておりました。」と言います。
来客予定がない場合にはアポイントの有無を確認しましょう。
アポイントがある場合には、担当者へつなぎます。
アポイントがない場合は用件を確認してから担当者へつなぎましょう。
このとき担当者がいるとわかっていても、会いたくない相手の場合もありますので
担当者が不在の場合はその旨を相手に伝え、意向を確認します。
飛び込みのセールスなどの場合はどのようにお断りするかを決めておきましょう。
大きい会社では受付が無人で電話が置いてあったりすることもあります。
その場合、セキュリティがかかっており、オフィス内には自由に出入りできないことが多いです。
初めてのお客様の場合は、受付までお迎えに行きご案内しましょう。
何度もご来社されているときには、セキュリティを遠隔操作で解除できるときは解除し、「〇番の応接室でお待ちください。」や応接室や会議室のある「〇階までお越しください。」とお伝えしてもいいですね。
お客様を会議室や応接室にご案内するときはどうしたいい？
会議室や応接室まで距離があるときは、お客様をご案内します。
まず行先を伝えます。（「こちらです。」、「〇階にご案内いたします。」など。）
廊下を歩く際はお客様の2～3歩前を歩きます。
階段を上るときにはお客様を前に、下がるときにはお客様を後ろにしてご案内します。
お客様より高い位置に立たないと覚えましょう。
エレベーターのときには、自分が先に乗り扉をおさえます。
エレベーターの上座は左奥ですのでそちらにご誘導し、操作ボタンの前に立ちますが背中を向けないように注意しましょう。
降りるときはお客様を先におろします。
会議室や応接室についたら、ドアをノックしてから入ります。
ドアが開いていても入室の合図としてノックは必須です。
会議室や応接室は、夏場はお客様が到着する前に冷房を、冬場は暖房を15分前くらいに入れておくといいですね。
席は上座に座ってもらいましょう。
ドアから一番遠い席が上座です。
「こちらにおかけください。」とご案内します。
何も言わないと、お客様が営業にきたり、お願い事にきたりするときには、気を使って下座に座ってしまうことがあります。
担当者がまだ来ていないときは、「〇〇は間もなく参りますので、おかけになってお待ちください。」と声をかけましょう。
部屋を出るときはドアの前で「失礼いたします。」とお辞儀をします。
このときに電話中、または会議が長引いているなどすでに待たせてしまうことがわかっているときには、その旨を伝え先にお客様だけお茶を出したり、待たせる時間によっては新聞や雑誌を用意したり、新規のお客様であれば担当者と相談し会社案内をお渡ししたり工夫しましょう。
お客様をお見送りするときは？
お見送りは会社の立地やお客様との関係などでも若干変化します。
オフィスが玄関に近い場合は玄関までお見送りします。
重役が車などで来社されたときは、車の前までお見送りし、見えなくなるまで頭を下げるということもあります。
また、エレベーターの前など、途中までお見送りするときには「こちらで失礼いたします。」とお辞儀をして見送ります。
どんなときもお客様の姿が見えなくなるまでその場から離れないのがポイントです。
車を見送るのであれば車が見えなくなるまで、玄関までなら玄関から見えなくなるまで、エレベーターであればドアが閉まり動き出すまでです。
来客対応のマナーはきちんと覚えよう！
社会人ならできて当たり前と言われている来客対応。
スマートにこなせるようにビジネスマナーをしっかり覚えましょう。
来客のときに欠かせないお茶出しの仕方もご紹介していますので、そちらもチェックしてみてくださいね！
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