上司がなんとなく避けている相手は、秘書だと雰囲気でわかりますよね。取引先などから上司との面会をお願いされたときは、できるだけ相手の希望にそうように対応するのが基本とされていますが、上司が避けている取引先や友人・知人から面会の依頼があったときには、「上司が会いたくないようです。」なんて口がすべってもいえません。そんなときはどのように対応したらいいのでしょうか。
上司が避けている相手から電話がきたら？
上司が避けている相手から電話が来た場合はどのように対応すればいいのでしょうか。
上司がいるときと、不在のときにわけて対応を見ていきましょう。
上司が席にいる場合
基本的に上司がいる場合は、いくら避けている相手だからといって、いないと嘘をついたり、秘書が勝手な判断をしたりしてはいけません。
用件を聞ける場合は、相手に確認してから取り次ぎの指示を上司に仰ぎましょう。
このとき、上司が電話にでないことも考慮し、相手が「〇〇専務いらっしゃいますか？」と聞いてきたときに「確認いたします。少々お待ちください。」というのがポイントです。
「はい、少々お待ちください。」と言ってしまうと、上司がもし電話に出ないといった場合、相手に「いるのに出ないのか？」と気づかれてしまう場合があります。
避けていることを相手に伝えたいときはいいかもしれませんが、用件によっては会う可能性もあるような相手の場合はあまり気がつかれない方がいいですよね。
「確認いたします。」といえば、もしかしたら少し席を外しているのか、会議をしているのか、行き先がわからない、姿が見えないから確認いているんだなという印象を与えることができるからです。
上司が電話に出ないということであれば、どのような対応をすればいいのか確認しましょう。
「いないって言っといて。」というような指示であれば、くわしいことは言わず、会議や外出が重なっており、今日は時間を取ることが難しいかもしれないといったような回答にし、何度も連絡してくるようであれば、差し支えなければ用件を教えてほしいと聞いてみるのもいいでしょう。
上司が不在の場合
上司が不在の場合は、帰社時間などには触れず不在であることをつげます。
向こうから帰社時間などくわしいスケジュールを聞いてきた場合は、外出先から戻るのが今日は遅いので、会社には寄らないかもしれないなど曖昧にしておきましょう。
アポイントをお願いされたら、かなり予定が詰まっているので、いつ時間が取れるかは上司に聞いてみないとわからないといい、上司に確認次第こちらから連絡すると伝えましょう。
そして差し支えなければ大まかな用件を教えてくれないかとお願いしてみましょう。
上司が用件によっては会うという可能性があるからです。
上司が帰ってきたら、電話があったことを伝え、指示を仰ぎます。
また、最近は受付システムが導入されているビルに勤務されている場合も多くあると思います。その場合は、受付システムの都合にしてしまうというのもひとつの手です。後述するように急な来客を避ける目的として活用するのもありかと思います。
上司が避けている相手が突然来社したら？
上司が避けている相手が突然来社したらどうすればいいのでしょうか。
相手が「もしかして避けられている？」と感じたときは突然アポイントなしでやってくることもあるのです。
上司がいない場合の対応は、基本的に電話のときと同じです。
不在の旨を伝え、くわしいスケジュールは伝えないようにしましょう。
上司がいる場合は、「今日は仕事が立て込んでいるのでお会いするのが難しいかと思いますが、確認してまいります。」と丁寧に対応しましょう。
避けている相手でも秘書が勝手に会わないだろうと判断していきなり面会を断ってはいけません。会社の印象も悪くなってしまいます。
上司から元々突然来ても断るようにという指示がない限り、用件によっては会うという場合もあるので、確認することが必要です。
また、たとえ忙しくなくても、「立て込んでいる」といいましょう。
そしてどのような用件か大まかなことは確認し、上司に伝え指示を仰ぎましょう。
ちなみに相手はどんなことをしてでも上司に会いたいと思っている場合があり、「そこで同じ部署の〇〇さんに会ったら、席にいるって聞いたけど…。」なんて言われてしまう場合もあります。
そんなときは、急な会議で呼ばれてしまった、急な外出の用事があり、今まさに出かけるところであるなどと伝え、丁寧に謝りましょう。
その後、席にいると伝えてしまった社内の人には、上司が避けている相手のため、スケジュールなどはくわしく言わないように注意してほしいと伝えましょう。
また、上司にもこのようなことがあったことを伝えておくことも大切です。
伝えておけば、「以前は急な外出ですまなかった。」と上司も相手に気を使うことができるからです。
避けている相手の面会は上司の意向を確認しよう！
上司が避けている相手の対応はいつもより気を使います。
あまりにも連絡がしつこいときには、「仕事が落ち着いたら、こちらから連絡すると上司が申しておりますので、少々お待ちいただけないでしょうか。」と一度お願いしてみるのもいいでしょう。
相手も仕事なので、そのうち「この案件は受けてくれるけど、こっちは無理かもしれない。」と考えてくれるかもしれません。
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