お礼状や案内状を作成してほしいと頼まれることは、秘書や事務をやっているとよくあるのではないでしょうか。社外向けの文書は気を使いますが、丁寧にしすぎて気がつけば語尾が「申し上げます。」ばかりになっていることありますよね。今回は申し上げますばかりにならない、ちょっとおしゃれなお礼状の書き方をご紹介します。
お礼状の基本
お礼状とは、相手への感謝の気持ちを表す書状のことです。
ビジネスシーンでは会食やゴルフに招待されたり、贈り物が届いたり、相手の会社に訪問・視察したときも「時間を作ってくれてありがとう。」という感謝の気持ちを込めてお礼状を書くことがあります。
お礼状はなるべく早いタイミングで送るのがいいとされています。
あまりにも時間が立つと返って失礼になるので、目安としては視察や贈り物が届いてから10日以上たっているときはお礼が遅れたお詫びの言葉も添えた方がいいでしょう。
便箋や封筒は相手との関係性で選びます。
はがきは目上の人に送るのは失礼にあたりますので気をつけましょう。
特別親しい間柄であれば、はがきやメール、また電話でお礼を言うということもOKですが、ビジネスシーンのお礼状では封書が一般的です。
手書きの方が感謝の気持ちが伝わります。
しかし代筆の場合は、本人でないことがわかってしまいますので、パソコンの文字で大丈夫です。
ちなみに代筆を明記するように上司から指示がない限り、秘書の名前は書く必要はありません。
会食やゴルフなどシーンによって書き方はかわってきますが、会食に招待されたときのお礼状の例文は以下のとおりです。
会食のお礼状を書くときのポイントは行ったお店がわかれば、食事のときの雰囲気なども書くこと！
誰にでも出せる文書は、使いまわしだと思われてしまいます。
まったくお店の雰囲気もわからないというときは、上司に『昨日の会食はいかがでしたか？』などと聞いてみるといいでしょう。
『申し上げます』ばかりになってしまったときの対処法
拝啓
〇〇の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、先日はお忙しいところ貴重なお時間を割いて、お食事にご招待いただきまして、誠にありがとうございました。
落ち着いた雰囲気の素敵なお店で旬の美味しいお料理とこだわりの日本酒を頂きながら、ゆっくりと貴重なお話を聞くことができ、楽しいひとときとなりました。深く感謝しております。
つきましては、微力ながら事業発展のため誠心誠意努力いたす所存です。今度ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
略儀ながら書中をもちまして、お礼申し上げます。
敬具
令和〇年〇月吉日
□□□株式会社
代表取締役社長 〇〇 〇〇
〇〇〇株式会社
専務取締役 〇〇 〇〇 様
上記のような例文だと、『申し上げます』ばかりではなく自然ですよね。
あくまで目安ですが、4回以上『申し上げます』が続いたときには、ちょっと多いと思った方がいいでしょう。
決して間違いではないのですが、堅苦しくいかにも例文をそのまま使っていますという雰囲気が出てしまいます。
なぜ『申し上げます』ばかりになってしまうのでしょうか。
まず例文の『誠にありがとうございました。』の部分を、『お礼申し上げます。』といった言葉にすると間違いではないですが続いてしまいます。
また、『深く感謝しております。』の部分も、『重ねてお礼申し上げます。』などという表現にすると、またまた『申し上げます』が登場してしまうのです。
そのため例文のように、『深く感謝しております。』や『このような身に余るお気遣いに恐縮しております。』といった言葉に置き換えた方がいいのです。
どうしても時候の挨拶の最初の文書や最後の締めは『申し上げます』がスマートで一般的なので、どうしても続いてしまう場合は、中の文書を工夫するといいでしょう。
以前、語彙力を身につける本をご紹介しましたが、語彙力があれば、このような文書を書くときにも、いろいろな言い回しができるので、１つの言葉に対してどのくらい同じ意味の言葉や似たような言葉があるのか研究してみるととても役に立ちますよ！
本を読むのは苦手という人も、今はインターネットで簡単に検索できるので、調べてみましょう。
ちょっときつい言い方だな…と思ったときなども調べてみると、やわらかい言い回しが見つかったり、違う表現でいい言葉が見つかったりすることもあるので、語彙力を鍛えてみてくださいね！
失礼のない範囲でお礼状に個性を！
今回はお礼状を書くときの悩みである『申し上げます』が続いてしまう原因や対策についてご紹介しましたが、『申し上げます』が続いてしまうのは、個性のない誰に送ってもいいお礼状になっているからかもしれません。
友達ではないのでもちろんくだけた手紙は書けませんが、上司の気持ちになってどんなことに対してお礼をいいたいのか理解して失礼のない範囲でその人のためだけのお礼状を作成しましょう！
コメントを残す