営業会議とは、会社に売上や利益をもたらすためにはどうすればいいのか？を話し合う場です。営業会議をすることによって、会社の売上や利益が向上するプロセスになっていなければならないのですが、営業会議が正しく運営されていない会社は多くあります。あなたの会社の営業会議はどうですか？無駄な時間を使うだけの会議になっていませんか？ここでは、営業会議の頻度や時間設定の方法について、より効果を出すためのコツをまとめます。
営業会議の悪い例
営業会議の効果を出すためのコツをご紹介する前に、実際のどの会社でも行われている悪い営業会議の例をご紹介します。
会議の時間設定がない
スタート時間が決められているのにエンド時間が決められていない営業会議は、どうしても長引いてしまうものです。１つの事象に対して話が脱線し、気づいたら２時間、３時間と時間が過ぎてしまっていることがあります。営業会議の時間設定がされていないということは、営業マンが営業をする時間を削いでいることになるのです。
叱責が飛び交う営業会議
予算の達成ができていない営業会議では、社長や役員、上司から叱責が飛び交う会議になることがあります。例えば、社会人としてのルールを守っていなかったり、悪質な営業活動をしている社員に対しては、叱責をしなければならないかもしれませんが、一生懸命に営業活動をやっている社員への叱責は、モチベーションを落とすだけです。どれだけうまくいっていなくても、叱責で終わってしまう営業会議ではもったいないです。
報告するだけの会議
営業会議において、数字の報告は非常に重要なタスクです。営業チームが５つある会社では、どのチームの進捗が良くて、どのチームが苦戦しているのかを経営陣が知る必要があります。しかし、与えられた予算に対してどれだけ足りていないかをただ報告するだけの営業会議では意味がありません。営業会議は、時代と世間のニーズに対して会社の戦略が間違っていないか、また早く手を打つ部門はどこなのかを知り正しい判断をするためにあるのです。
営業会議の正しい時間設定について
まず、営業会議の正しい時間設定についてです。営業会議に参加するメンバーは、会社に売り上げを持って帰ってくる営業マンです。会社全体におけるバランスはありますが、営業マンが行動を止められることは、会社に売り上げが計上されないことを意味しています。営業会議の時間によって、営業をする時間を止めることの無いようにしなければなりません。
営業会議は、長くても１時間以内を目安にしてください。これは、５人でも１０人でも同じです。１時間以上営業会議をしなければならない議題がある場合は、議題を抜き出すのがコツです。つまり、営業会議とは違うプロジェクト会議を開くようにするのです。直接関係がない営業マンは、結果を共有できれば十分であり、１つの部門の議題に引っ張られるのは時間がもったいないです。営業会議を進行している人は、話が脱線しそうになったら、「別の場所でやりましょう」と話題をカットするようにしてください。
また、時間帯ですが、理想は朝一番がいいでしょう。営業会議がある日は、営業マンも直行の予定を入れないようにして、９時が始業なら９時５分から開始するのです。そして、午前中に１件のアポイントや予定を入れておくと時間が延びることもありません。朝一番の会議は、当日に活動する内容を整理することができますし、頭も体も引き締まります。
営業会議の資料について
営業会議のたびに、紙に印刷した資料を準備するのは時間がもったいないです。経営者の方の指示であれば仕方がありませんが、できれば既にある資料をプロジェクタやテレビに映しだすようにしてください。会議のための資料を営業が作るほど無駄な時間はありません。また、紙を印刷しないことによって、参加者が資料を見るために顔をふさぎこむことがなくなります。顔を上げて会議をすることによって、議論は活発になりますし、気持ちも明るくなるものです。
資料を見せる時のコツは、既にある資料に赤丸や矢印でアクセントを入れるといいでしょう。数字が羅列された資料の中でも注目してもらいたいところだけを説明しやすくなりますし、参加している人もどこについて議論をすべきかが明確になります。
会議の頻度について
営業会議の頻度は、多くても週に１回程度にするのがベストです。なぜなら、案件の報告は顔を合わさなくてもメールで把握できるからです。日報でもいいですし週報でもいいので、営業活動の細かい内容や進捗は営業会議前に共有しておきましょう。そうすることで、営業会議で話したいと思っている内容が参加者に伝わりやすいですし、報告者では分からない気付きを与えてくれることになるからです。
営業会議のまとめ
営業会議は、営業マンが参加しているということをよく理解する必要があります。営業マンの仕事は、仕事を取ってくることです。社内で多くの時間を過ごしている会社に利益は上がりません。効率的に仕事を進めるために、営業会議の在り方を見直ししてみてください。
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