いままで秘書がいた人たちは、人が変わっても秘書に頼むことはかわらないかもしれませんが、初めて秘書がつく役員はもしかすると秘書の仕事をいまいち理解していないかもしれませんよね。初めて秘書がつく役員の担当になったときに秘書としてどのようなことに気をつければいいのでしょうか。今回は初めて秘書がつく役員の担当になったときに秘書として配慮することをご紹介します。
初めて秘書がつく役員とは？
初めて秘書がつく役員ってどんな状況？と思った人もいるかもしれません。
初めて秘書がつく役員とは、いままで部長だった人が昇進して役員になったり、会社によっては、取締役以上になってから秘書がつくなんていう場合もあるので、執行役員から常務取締役になって、初めて秘書がつくということもあるでしょう。
また、起業した社長さんが初めて秘書を募集するなんていう場合もあるかもしれませんね。
初めて自分に秘書がつくという役員は、秘書に何を頼んだらいいのか、理解していない可能性もあります。
逆に秘書ならなんでも頼んでいいと勘違いしている上司もいるかもしれません。
初めて秘書がつく役員の担当になったとき秘書が配慮すること
初めて秘書がつく役員は、秘書がどんなことをしてくれるのか、どんなことを頼んだらいいのかとわからないことも多いです。
そんな秘書の役割をあまり理解していない上司にはどのような配慮が必要なのか見ていきましょう。
・新しい上司よりくわしく仕事内容を知っていてもえらそうにしない
いままで同じ立場の上司の秘書をしていた場合、新しい上司よりも秘書の自分の方がくわしく知っていることもあります。
知っているからといって、上司に聞かれてもいないのに、前の上司はこのようにしていたなどと説明するのはあまりよくありません。
前の上司のやり方と新しい上司のやり方は違うからです。
聞いてもいないのに、「前からこの仕事はこのようにしています。」といった態度を取られたら、いい気分はしませんよね。
新しい上司が、いまの部署の雰囲気を変えようと思ってきた場合は、なおさら気分が悪く、今後の人間関係にも影響するので注意しましょう。
新しい上司から、いままではどうしていたのか？などと聞かれたらもちろん答えることは問題ありません。
・手伝えることがないか聞いてみる
初めて自分に秘書がついて、何を頼んだらいいのかわからず、遠慮している場合もあります。
忙しいのに、秘書に頼らず自分ですべてのことをしている場合は、何か手伝えることがないか聞いてみるといいでしょう。
『大丈夫だよ。』と断られたときは、素直に引き下がり、自分ができる範囲でさりげなくサポートするようにしましょう。
・いままで同じ部署だった人にどんな人だったか聞いてみる
いままで秘書がついていた場合は、どのような人だったか秘書に聞くとわかりやすいですが、初めて秘書がつくときにはそれができません。
さらに自分もよく知らない上司だったときには、どのように接していけばいいのか悩みますよね。
そんなときは、同じ部署だった人にどんな上司だったか聞いてみるといいでしょう。
のんびりタイプなのかせっかちタイプなのかだけでもわかると接しやすいですし、スケジュールの組み方なども参考になります。
・必要以上にサポートしない
秘書になったからといって必要以上のサポートはすることはありません。
ちょっとした雑用も自分でやりたいタイプの上司もいるんです。
また、秘書だからといってなんでもかんでも引き受ける必要もありません。
あまりにプライベートなことは断る必要も出てきます。
必要以上に面倒を見ることは、あまりいい影響がありません。
必要以上に面倒を見ることが当たり前だと思われて、秘書が変わったときも同じように仕事をしてもらえると思ってもらっては、新しい秘書の人が困りますよね。
会社のルール以上にサポートするのはよくありません。
その上司が自分と昔からの付き合いでなんでもわかるので過剰なサポートをしていた場合、別の上司の秘書の担当をしたときも同じ対応ができればいいですが、人が変わったからといって仕事をしなくなると、あなたの秘書としての評判も落ちますよ。
筆者の職場では、まるで妻のように世話をしていた秘書が、急に担当役員が変わった瞬間、秘書の仕事をあまりしなくなりました。周りからは『人で選ぶんだね。』、『ずいぶん〇〇役員のときと態度が違うね。』と評判が落ちていたので気をつけましょう。
役員の特徴をつかもう！
初めて秘書がつくことになった役員だからといって、自分の方がくわしく仕事内容を知っていても威張ってはいけません。
どんなときも秘書としての謙虚さを忘れないようにしましょうね。
また、初めて秘書がつく上司は、いままでの担当秘書に特徴を聞くということができないので、どのような性格なのか、どのような仕事の仕方なのかなど、よく観察するようにしましょう。
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