会議では冒頭の挨拶と同じように、締めの挨拶がとても大切です。締めの挨拶をスマートにすることができれば、参加した方々の頭もスッキリとし、次の仕事に移りやすくなります。ここでは、会議終わりの締めの挨拶をスマートにするコツと例文をご紹介します。
長い時間話さない
会議の締めの挨拶で一番重要ともいえるのが「時間」です。会議に参加している人たちは、議論が終わった段階で頭を徐々に次のスケジュールに向けています。次の予定を圧迫しないように締めの挨拶をまとめなければなりません。目安として、どれだけ長くても３分までに収めるようにしましょう。
感謝と労いの気持ちを伝える
会議に参加してくれた方は、忙しい時間を調整してくれています。参加している人数が多ければ多いほど、それぞれのスケジュール調整は大変だったことでしょう。司会者として、参加してくれたことに感謝と労いの気持ちを込めるようにします。ちょっとしたセリフがあるだけで、参加者の気持ちは和らぐものです。
また、普段は参加していない人が会議に参加してくれた時には、名前を出してお礼の気持ちを伝えるのもいいでしょう。本人に参加して良かったと思ってもらえるだけでなく、他の参加者にも改めて「特別感」を演出することができます。司会者として周りが見えていることをアピールすることにもなるのです。
会議の内容をまとめる
会議中は、会議の内容をまとめておく癖をつけておきましょう。締めの挨拶の中では、今回の会議を参加者が振り返ることができるように、要点だけを伝えることができるようにしておきます。会議中から内容をまとめる意識を持っていないと、締めの挨拶がダラダラと長くなってしまい、参加者の頭に残りにくくなってしまいます。後ほど、議事録を送付する旨を伝えておけば、必要不可欠なところだけを話せば大丈夫です。
宿題の整理をする
会議のまとめを話した後は、宿題の整理をします。会議では、議論した内容も重要ですが、次の会議に向けた宿題がとても大切です。会議に参加したことで満足してしまわないように、締めの挨拶できっちりと宿題を整理する必要があるのです。宿題を伝える時のポイントは、「誰が」「いつまでに」を正確に伝えることです。これだけは議事録だけでなく、締めの挨拶に加えた方が効果的です。例えば、営業部の佐藤さんが一週間後までに企画書のたたき台を作成するとします。会議の締めでお伝えすると、佐藤さんは再度自分の手帳を見直すことでしょう。周りの参加者も関係する人はスケジュール帳に記載してくれるかもしれません。宿題は当の本人だけでなく、周りの方々も意識してもらうことができれば、漏れることなくタスクを進めやすくなるのです。
部下や後輩をアピールする
少し上級者の挨拶になりますが、締めのタイミングは部下や後輩をアピールしてあげる絶好の場でもあります。例えば、会議室の準備をしてくれたのは、私の部下の○○です、と締めの挨拶に加えるだけで参加者の方々に少しでも覚えてもらえるようになります。資料を作成した部下や後輩の名前を出してあげるのもいいですね。資料が読みやすかったと思ってくれている参加者には、非常に良いアピールになります。名前を出すだけで、部下や後輩からは信頼感を得ることができ、また次も頑張ろう、と思ってもらえるようになります。
例文：会議の締めの挨拶
そろそろ会議終了のお時間となります。まだ話したいことはあるかもしれませんが、ここで締めさせていただきます。本日は活発な意見交換ができ、充実した時間になったかと思います。
本日の議論では、○○ということが確定しました。早速、来月からスタートできるように準備を進めていただきたいと思います。また、○○については、次回のテーマにしたいと思います。本日の議論で宿題となりました来期の販売戦略資料につきましては、営業課の松本課長にお願いをしています。来週末までに、本日参加したメンバーにメールでの送付をお願いします。
議事録は、明日中にみなさまにお送りさせていただきますので、内容を確認いただき、誤りがあれば私までご連絡をお願いいたします。
最後に、今日の会議の中であった昨年度の実績データを作成したのは、私のチームの高橋という２年目の社員です。かなり本人も苦労して作成したようで、分かりにくかったところもあったかと思いますが、今後ともよろしくお願いいたします。
本日は、お忙しい中、お集まりいただきましてありがとうございました。次回の開催は、○○月○○日の15時から、この会議室で行いますのでよろしくお願いいたします。
会議の締めの挨拶をスマートにするまとめ
締めの挨拶は長すぎてはいけません。できるだけ短く要点を漏らさないように伝える必要があります。締めの挨拶によって司会者のイメージが大きく変わりますので、これらの注意点を確認してスマートにしてみてください。できるだけ大きな声で、インパクトを残し、自己の評価につなげていきましょう。
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