働き方改革が注目されている今、会議を効率的に進めることが求められています。会議が盛り上がってくると、ついつい話が脱線をしてしまい、結局時間内に決めるべきことが決まらなくなってしまった経験があるのではないでしょうか。時間を有効的に活用し、実のある会議にするためには、話が脱線した時に引き戻す必要があるのです。ここでは、脱線しにくい会議の方法と、会議が脱線しそうになった時の対処法についてまとめます。
脱線しない会議にするために
時間が明確なレジュメを作る
会議を計画する場合、開始時間を終了時間は設定されていますが、会議の進行における細かな時間設定まではしていない場合があります。時間配分が分からないと、参加する人たちもついつい話に熱がこもって脱線しやすくなってしまいます。ファシリテーターは事前に会議の内容を細かく区切り、時間配分を決めるようにしてください。
目的を明確にする
会議の最初に、この会議の目的を参加者に伝えることが大切です。会議で何を決めなければならないのか、何について話し合いたいのかを明確にして、ゴールを設定してあげるのです。そうすることで、脱線を起こしてしまうキーマンも踏みとどまることがあります。目的が分からない会議は時間だけがダラダラと過ぎていってしまいます。
脱線しそうになった時の対処法４つ
1.適度な休憩を取る
１時間を超える会議であれば、途中で５分でも休憩時間を設定しておくようにしましょう。少し間が空くことで、気持ちがリセットされて、会議の進行を円滑にする目的もあります。短時間の会議で休憩の計画が無い場合でも、ヒートアップしそうな時には休憩を入れるようにしてください。「では、少し話が盛り上がってきているので、一旦休憩を取ります」と言えば、相手が上司でも意見を否定することなくクールダウンさせることができます。
また、休憩を入れることで自分が脱線させてしまっていたことに気づく場合もあります。話をさえぎりにくいと思うこともあるかもしれませんが、脱線して会議の目的がズレることを考えれば、ファシリテーターの的確な判断となります。
2.選択肢を作るようにする
脱線しそうになる時は、話が広がり過ぎる傾向があります。枝がいくつもに分かれていき、細い枝に誰かが食いついてしまうとまた脱線してしくことになります。進行するファシリテーターは、話の内容をよく聞いておき、脱線しそうになったら選択肢を作ってみてください。「つまり、○○さんはＡにしたいということですよね。もう１つの意見としてＢがあるという認識で良いですか？」とすることで、会議に参加している人は２択で考えるように軌道修正ができます。選択肢を作るコツは、間違ってもいいので少ない選択肢を用意することです。提案した選択肢が足りない場合は、会議に参加している人が意見をしてくれるはずです。本筋に戻そうとしてくれているな、と周りに伝われば、会議が脱線することを防ぐことができます。
3.周りを巻き込むようにする
会議の話が脱線する時は、少数の方でのやり取りになることが多いです。話している人の数が制限されてくれば、脱線の前兆と考えることができます。そのため、脱線しそうな時の対処法として、話している人が少なくなってきた場合は、あまり前に出てこなかった人に強引に話を振ってみてください。更に脱線してしまうのではないか？と不安に感じることがあるかもしれませんが、案外まともな意見を述べてくれることが多く、会議が前に進むようになります。会議を進行していく立場の人は、発言が少ない人のことも意識してあげることが大切です。
4.別の機会を用意する
会議の脱線を防ぐ方法としては、一番難易度が高い方法が「別の機会を用意する」ことです。上記の３点でも収まらなかった場合に利用してみてください。会議の目的と違うことが話されるようになったら、「それはまた別の機会にしませんか？」と発言をするのです。言われた側は、脱線しそうになっていると気付いてくれることもありますし、「いや、今話さないと意味がない」と否定する場合もがあります。否定された場合には、会議の目的からズレていることや、このままだと時間が長くなってしまうことを正直に勇気を持って伝えることが大切です。みなさん忙しい中で集まってくれていることを、堂々と発言できるようにしましょう。
まとめ
会議が脱線しそうになった時の対処法をご紹介しました。場面によっては、会議の脱線する兆候はそれぞれ違うでしょう。しかし、これらの対処法を知っていることで、会議の進行は確実に円滑になります。あなたがファシリテーターをしている時に、目上の人が参加していることがあるでしょうから、言いにくいこともあるかもしれません。しかし、誰もが正しい時間を使うためには、毅然とした態度で臨むことが重要なのです。
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