若い人の中には、会議での発言がなかなかできない人がいます。会議で言いたいことがうまく言えず、何も発言をしないままに時間だけが過ぎていき、結局無言で終わってしまった経験を持つ人もいるでしょう。ここでは、新人や若い人に向けて会議で発言できない場合の克服方法についてコツをお伝えします。これを読めば、明日からの会議の取り組み方が変わるはずです。
①準備をしっかりとする
発言できないのは、会議に入ってから頭が追い付いていない場合があります。自分が知らない事や理解していない事で会議が進行していくと、発言するタイミングを見失いますし、発言する内容すら頭に思い浮かばないものです。毎日、自分の仕事で忙しいかもしれませんが、会議の前にはしっかりと準備をしておきましょう。会議の準備が出来ていると、発言する内容が頭に思い浮かびやすいだけでなく、会議の理解度が上がりますので、より有意義な時間を過ごすことができるようになります。会議の準備でしておくべきこをいくつか列挙します。
前回の議事録を読み直して把握する
定例会で有効的なのは、前回の議事録を読み直すということです。前回の会議で発言ができなかった人は、前回の会議の議事を再度読み込むようにして、何について話し合われているのかを頭に叩き込みます。また、よく分からない用語やプロジェクトの背景が出てきた場合は、徹底的に調べておきます。議事録には、あなたの成長を促すためのキーワードがたくさん埋もれているのです。
会議資料を印刷して赤ペンチェックを入れる
会議資料は事前に印刷をしておき、自分で気になるポイントに赤ペンでチェックを入れます。会議の進行に合わせて、赤ペンが入っているところで発言ができるようになります。赤ペンチェックをしたところについては、掘り下げて理解を深めておきましょう。例えば、「システム導入のメリット」と書かれたページがあるとします。会社としてどのようなメリットがあるのかが書かれていますが、自分で気になったのなら一般論を付け加えてメモしておくのです。そうすることで、他社ではこのように考えているところもあるようです、と発言をすることができるのです。自分の考えではなくても、一般論であれば「事実」ですから、堂々と話すことができるようになります。
②会議の目的を理解する
会議はヒートアップしていけば、本来の目的から逸れていくものです。会議の中心人物であればあるほど、本来の目的を見失い、自分たちの言いたい事を言い合うような場になってしまいます。あなたが少し引いたところから会議を眺められているのはメリットとして捉えましょう。まず、ノートに今日の会議の目的を書いておきます。ことある毎に、ノートの目的を見直して、会議が本線から逸れていないのかをチェックします。
話が逸れている場合、中心人物以外は話を戻したいと思っているのです。そこで、あなたが発言できれば、周りからの賛同を得ることもできるため、味方が多くなるのです。発言できない時は、周り全員が敵のように見えるものですが、後押しをしてくれるメンバーがいれば、おのずと発言もしやすくなります。
③沈黙のタイミングを見計らう
会議をしていると沈黙のタイミングが出てきます。誰も発言していない時間こそ、発言のチャンスなのです。話を戻すためでもいいですし、若手から見た視点での発言でもいいです。案外、新しい視点からの発言は会議を前に進めることがあります。つまり、「あなただから出来る発言」なのです。会議に参加した意味があることを理解すれば、発言しやすくなるものですし、結果会議の進行が円滑になるのであれば、これ以上の価値がある発言はありません。
④前に発言した人の名前を使う
会議で発言できないことを克服するコツに前に発言した人の名前を使う方法があります。まず、会議の中でしっかりと自分の意見を持つことが大切です。僕はこう思う、私はこう思う、と発言をしなくても頭の中では思いを持っておきます。そして、自分の思いと同じ意見をした人がいれば、発言をするチャンスです。「先ほど、○○さんが言った件について、私も賛成です」とか「○○さんがお話しされたように、」と前置きをすることで、自分だけが責められるようなことにはなりません。新しいアイデアの発言にならないかもしれませんが、発言をする癖をつけておくことで、他の場面でも声を出しやすくなるものです。
⑤事前に参加者とコミュニケーションを取っておく
会議に参加する人と事前にコミュニケーションを取っておくコツです。仲の良い先輩が多い会議では自然と発言できるものです。自分の考え方や性格を先輩に理解してもらっておくと、会議でも助けてくれるようになります。また、正直に会議で発言ができない悩みを相談しておくのもいいでしょう。先輩は相談された人をそのままにしておくことはしません。うまくいけば、話を振ってくれることもあります。
会議で発言できない場合の克服方法のまとめ
会議での発言はとても勇気のいるものかもしれません。しかし、あなたの発言はあなたのためだけではなく、会社にとって利益となるものなのです。難しいことを話す必要はありませんし、会議の中心にいなければならないわけではありません。ちょっとした発言から自信が生まれ、今後の会議にも活かすことができるのです。
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