総務・人事・経理のような間接部門の社員は、毎年、年度の初めに掲げる目標設定に悩むものです。営業部門や製造部門のように、数値を用いた指標を見出すのが難しく、進捗率が図りにくいためです。ここでは、間接部門の社員が目標設定をしやすくするために、持つべきいくつかの視点について解説します。
間接部門のミッションを明確にする
総務や人事、経理はそれぞれの課に分かれている事が多いですが、その上には元締めになっている部門があるはずです。その部門が目指すべきビジョンが明確になっていなければ、目標設定もバラバラになってしまいます。これは会社によっても様々で、間接部門としてのミッションを明確に示している企業もあれば、間接部門は他の部門をサポートする役目だ、としか考えていない企業もあります。もし、間接部門のミッションが明確でないのであれば、上長に尋ねるようにしてみてください。そして、ビジョンを聞きだし、部門内で共有することが大切です。
ムダとムラに目を付ける
間接部門は、言い換えればコスト部門です。間接部門で働いている社員の人件費は、営業部門や製造部門から出てくる売上によって支えられています。間接部門のコストがさがれば、会社全体の利益率をアップさせることができますから、とても重要な部門でもあるという考え方ができます。１００万円分の売上を計上しても、仕入があれば利益は２０万円かもしれません。しかし、間接部門で１００万円のコスト削減ができれば、１００万円そのまま利益に反映されることとなるのです。
間接部門で目標を立てる際は、部門内にあるムダとムラを探すようにしてみてください。目標設定に入る前に、自分がしている作業は「誰のために」「何のために」やっているのかを改めて見直すのです。この書類は本当にハンコがいるのだろうか？紙で出さなければいけないのだろうか？と疑いながら業務をすることで、新たな目標が見えてくるようになります。
残業時間に目を付ける
間接部門全体での残業時間を算出してみてください。人事であれば年度末が忙しくなるでしょうし、経理であれば月末月初に業務が集中しています。これらを含めて、月内で平準化できないかを検討します。残業時間の削減は、数値目標が立てやすく、また削減するための改善ポイントも見つけやすくなります。個人の残業時間が減っても他の社員の残業時間が増えてしまっては意味がありません。まずは、自分の残業がどうすれば減少するのかを考え、部門全体でも削減することはできないか、と視野を広げてみてください。
間接部門も目標設定例
これまでの説明はご理解いただいたとしても、いざ目標を立てるとなると言葉が出てこないものです。ここでは、間接部門で実際に立てられている目標の例を挙げていきます。目標を設定する時の参考にしてみてください。
部門内において、月に１つ以上の改善提案をする
これは、若手の社員が立てやすい目標です。改善提案を実現する、ではなく、改善提案を「する」としているところがポイントです。この目標を立てることで、間接部門内にある課題を発見する能力を養うことができるようになります。上司にとっては、若手からの改善提案で思わぬ発見があるかもしれません。部門内全体に効果のある目標となっています。
決算における精査ミス０件
経理の方が立てやすい目標です。３件とか５件といった数字よりも、目標設定は０がいいでしょう。経理は間違えないことが当然だ、と思われてしまう辛い部門ではありますが０件の達成は自信を持ってアピールできる数字です。総務や人事でもチェックするような業務があれば、０件にする設定ができないか探してみるといいでしょう。
請求書発行の業務時間を３０％削減する
間接部門にとって、時間削減はとても重要なテーマであり、目標を立てやすいテーマでもあります。ただ、この目標だけでは不足していて、どのように３０％削減するのかを書き出さなければ意味がありません。仮に、根拠もなく５０％削減します！と目標を立てても、今と同じことをしていては到底達成ができないからです。数値目標を頭に思い浮かべながら、達成するために何をすればいいのかも考えるようにしてください。また、達成するための道筋が描けたら、他の課に紹介してみるのもいいでしょう。間接部門での業務削減事例は、他の立場でも活かせることが多いためです。
他部門との懇親会を月に１回以上開く
これは間接部門として見落としやすい、とても良い目標です。営業部門や製造部門とのコミュニケーションは、会社全体の活性化へと繋がります。懇親会を開くと、間接部門への要望を聞くこともできますし、他の部門の苦労をしることができます。ちょっとした工夫をするだけで、営業さんの仕事が楽になることも考えられます。お互いに協力し合って利益を生み出すことが企業の成長には必要なのです。
間接部門の目標設定まとめ
間接部門でも立てるべき目標がたくさんあることに気付けたのではないでしょうか。モチベーションを高く維持するためにも、数値を含めた目標設定を心掛けるようにしてください。
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