朝から晩まで会議が続いて、結局何も決まらなかった・・・なんてことはありませんか？会議の質にも問題がありますが、そもそも参加しなければならなかった会議なのか精査されていないことがあります。自分では分からない、判断できないことが空中で議論されている会議への参加は時間がもったいないですよね。ここでは、会議体を設計するコツと効率を上げるための考え方について解説します。
そもそも会議体とは？
会議体とは、組織やチーム、プロジェクトにおける目的を持った複数の会議の集合を意味します。部門会議やプロジェクト報告会といった定例会だけでなく、臨時討論会や課題検討会といった定例で無い会議も会議体に含まれます。あなたの会社では、会議体といった言葉が使われているでしょうか。何となく誰かが予定を組み、時間になったら会議に参加して、そこで話を聞く。結局何のために開かれた会議か分からない、自分は何で呼ばれたのか聞いていない、といった状況になっていると、会議そのものが無駄になってしまいます。会議体を設計することで、時間をうまく使うことができ、効率的に業務を行うことができるようになるのです。
目的を明確にする
会議体を設計する上で、一番最初にしなければならないのが「目的を明確にする」ということです。違う言い方をすれば、ゴールが何か、アウトプットが何かを意識してみるといいでしょう。どこの会社でもあると思いますが、週に１回の定例会を想像してみてください。定例会はするものだ、という先入観で実施している会社がとても多いです。報連相が大切なのは分かりますが、会議を開いてまでやるべきことなのか、メールや自社システムを活用する方法ではだめなのか、と疑問を持つことが大切なのです。部門の定例会であっても、目的は何であるかを明確にするようにしましょう。
参加者を明確にする
目的が明確になれば、それを達成するために誰が参加しなければならないのかを検討します。先ほどの部門定例会の例であれば、情報共有を目的にしているのか、判断を必要としているのかによって参加者が変わります。判断が必要な会議において、部門長が参加しなければ、ただの話し合いの場になってしまいます。逆に、アイデアを出し合う会議、お互いの意見を整理する会議であれば、上長の参加が必要だとは限りません。まずは、メンバー間で話し合ってみて、正式な会議の場で発表する形式の方が効率的といえます。
アジェンダを作成する
定例的な会議になるとアジェンダの作成をサボることがありますが、アジェンダは必ず必要なツールになります。そして、イニシアチブを取る人を選定しておく必要もあります。いわゆる、議長と進行役を決めるということですね。アジェンダを作成しておき、議長と進行役のＯＫを事前にもらっておくようにしましょう。ここからは、進行役の腕の見せ所です。会議は盛り上がってくると、だいたい話が逸れていくものであり、時間だけがダラダラと過ぎていくことになります。アジェンダがあれば、参加者は時間を意識して会議を進めることができるようになるのです。
担当者を明確にする
アジェンダを作成する際には、議長と進行役を必ず決めるようにしましょう。この２名さえ確定すれば、あとは必要なメンバーを集めやすくなります。臨時会議であっても、誰が最終判断をするのかを決めておくことによって、会議は効率的に進むようになります。会議体の設計が上手くいかない場合は、参加するメンバー全員の名前を書き出してみると良いです。「その他、必要なメンバー」として終わらせてしまうと、必要が無いのに参加する人が増えてしまいます。特に、大型のプロジェクト件名では、会議体をどのように設計するかによって、進捗にも大きな影響があるのです。関与する人が多い時ほど、細かいところまでメンバー選定をしておくようにします。
会議体を見直す会議を開催する
会議体の設計をした後は、実行に移すのみです。しかし、当初の設計では気づくことができなかった予期せぬことが発生することがあります。つまり、会議体は常に変化に強いもので無ければなりません。プロジェクトのフェーズによって、必要な会議体を整理するための会議を月に１回は開くようにしておくといいでしょう。会議体を定期的に見直すことで、状況に応じた効率的な行動ができるようになるのです。
会議体の設計で失敗する事例
会議体の設計で誰もが陥りやすいのが、会議をたくさん設定してしまうことです。冒頭にも書きましたが、そもそも会議を開かなければならないのか？という点に気付くことが必要です。情報共有だけであれば、メールでも十分です。アイデアを出す会議は、最初の方こそ盛り上がりますが、プロジェクトのゴールが決まったら不要な会議かもしれません。会議体を設計する際には、全体像を作った後に、会議を減らしていく検討を必ずするようにしてください。会議は少なく、そして短く終わらせることが、会議体設計の最大のコツとなるのです。
会議体を設計するまとめ
会議体の設計ができるようになれば、マネジメント力も身に付きます。メンバーの無駄な仕事が減り、効率的な仕事ができる環境を作るのは、組織運営をする上でとても大切な役割になります。ダラダラと会議をしている人は、是非とも会議体の見直しをしてみてください。
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