社内会議にはどれほどの会議資料が配られているでしょうか。１回の会議で１０枚、２０枚と大量の資料を人数分印刷して配布していることはありませんでしょうか。読まれることもなく、また会議終わりには引き出しの中に入って一度も見られることがない会議資料がたくさんあります。ここでは、会議資料が多いことによるデメリットと、会議資料減らし方についてまとめていきます。
～会議資料が多いことによるデメリット～
頭で考えようとしない
手元に会議資料があることで、人は安心をしてしまいます。ファシリテーターから質問をされても、会議資料のどこかに書かれてあれば、覚えておく必要がありません。常に会議資料を頼りにしてしまうことで、頭で考えて発言をすることが出来なくなってしまいます。会議前の準備はとても大切です。しかし、全てを会議資料にまとめてしまうのではなく、頭の中で会議の内容を把握することが、先のビジネス展開を円滑に進めるために必要なのです。
顔が下向きになってしまう
無駄な会議資料が多いと、話している人の顔を見ずに会議資料にばかり目がいってしまいます。大量に資料がある会議で、ふと顔を上げて周りを見回してみてください。みなさん机に向かって顔をふさぎ込んでいませんか？顔を下に向けていると、発言が活発になりにくいものです。また、話している人の表情が分からずに聞いていては、伝わるものも伝わりません。無駄な会議資料が多いことで、会議の活発さも失われてしまうのです。
会議資料が情報漏えいに？
会議資料を再度見直すことがどれくらいあるでしょうか。２０枚、３０枚とある会議資料を自分のデスクに戻っておさらいをする人はほとんどいないはずです。会議が終われば自分がやらなければならないタスクがたくさん残っているからです。見られないまま放置された会議資料は、情報を外に共有していることにもなります。何も考えずにカバンの中に入れておくことで外に持ち出してしまうことになりますし、机の上に置いておくことで来客の目に入ることもあります。印刷して情報を出力すること自体が情報のリスクになることを知っておきましょう。
～会議資料の減らし方について～
見直す資料がどれだけあるか検証
ここからは、やってみたら意外と簡単だったと言えるような、会議資料の減らし方についてお伝えしていきます。まず、会議資料を一度検証してみましょう。先ほどもお話ししたように、会議資料の中でもう一度見直すものがどれくらいあるでしょうか。０ではないかもしれませんが、１００でもないはずです。配布された会議資料を見直してみて、もう一度見る可能性があるものだけに絞ってみてください。見直す資料は、会議でも重要だった資料の１つに違いありません。主観的には分からないものなので、会議資料を配布した人に対して教えてあげることが無駄な会議資料の減らし方のコツです。
会議のルールを決めてしまう
最初から会議資料の枚数を決めている会社があります。例えば、会議で配布する資料は裏表で５枚まで、とルール化してしまうのです。この会社も元々は無駄な会議資料に悩まされていました。ルール化してしまえば、６枚以上印刷して持ってくる人はいなくなります。しかも、会議の中身が薄くなることはなく、かえって活発な意見が飛び交う会議に生まれ変わったそうです。資料を厳選するルールを作ることで、実のある会議を開催できるようになります。
Ａ４用紙１枚で説明をする
会議のルールの中には、Ａ４用紙１枚まで！と決めている会社もあります。ルール化されていないとしても、自分が発表するための会議資料を一度Ａ４用紙１枚でまとめてみてください。最初のうちは、情報を厳選するのに時間がかかるでしょうし、言いたい事を明確にするのは難しいかもしれません。しかし、一度慣れてしまえば、周りからの評価も確実にアップします。会議資料の減らし方を率先垂範で周りに伝えるのです。
パソコンを持ち込む
会議は何も紙が無ければできないわけではありません。ノートパソコンを持ち込んで、資料は手元で見てもらう方法も１つです。ノートパソコンを全員が持参していない場合は、テレビに映したりプロジェクタを利用したりして、手元から資料を省いてしまいましょう。画面にしか情報が無い場合、会議参加者はみんな顔を上げています。それぞれの表情が見えるため、意見を交わしやすい環境を作る事にもなるのです。これは１人で実現できるものでもありませんので、新しい会議の形として上司に提案をしてみてはいかがでしょうか。
コスト削減の数値を出す
会議資料を印刷することで、紙のコストがかかります。会議資料を減らすことで、どれくらいコスト削減できるかを数値で表す会議資料の減らし方です。例えば、１０人が参加する会議に、常に３０枚ほどの会議資料があったとします。インク代も考えて紙１枚の値段を２円としましょう。３０枚が５枚になることで、２５枚の削減になります。年間、１，０００回の会議が行われるとすると、２円×２５枚×１０人×１０００回＝５０万円にもなります。金額で見てみると、どれだけ無駄な事をしていたのかが分かりますよね。会議資料の減らし方として、金額を示すのはとても有効的です。
まとめ
会議資料の減らし方についてまとめてきましたが、いかがだったでしょうか。自分で思っているよりも会議資料が無駄なものになっていることに少しでも気づけたかと思います。有意義な会議をするためにも、是非とも実践に移してみてください。
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