ビジネスのシーンで『だから結論はなに？』、『説明が下手だな。』なんて言われてしまったことはありませんか？相手の理解力がない場合もありますが、できればどんなときにもわかりやすく説明したいものです。今回は説明上手になれる方法やおすすめの本をご紹介します。
説明しても理解してもらえないと感じるとき
『説明がよくわからない。』と言われたときにあなたはどう思うでしょうか？
『なんで理解しないの？理解力がないんじゃない？』なんて相手のせいにしたいこともあるでしょう。
確かに簡単なことで同じことを何度も聞いてくるような人やまったくメモも取らず仕事を覚えない人は、相手に問題があるとも言えますが、説明しても理解してもらえないと感じるときは、まずは自分に原因があると考えた方がいいでしょう。
相手の理解力がないという可能性もありますが、説明するとは相手の立場にたって、相手が理解しやすい言葉で説明しなくては伝わりません。
とくに自分は面倒見がよく、親切なタイプで、人に教えることが好きで説明上手だと強く思っている人は要注意！
余計なことをいうと、くどい、何が言いたいのかわからない、長くて説明を聞くのがつらいと思われてしまう可能性があります。
秘書はサポート役なので、面倒見がよく親切で気が利くタイプが多いので、相手に理解してもらえないときには、説明するときに余計なことを言っていないか考えてみましょう。
説明上手な人の特徴
説明が上手な人は何が違うのでしょうか？
具体的に説明が上手な人の特徴を見ていきましょう。
大きい声ではきはきと話す
うるさく話す必要はないのですが、説明をするときには聞き取りやすく話せると相手にも伝わりやすく誤解を与えません。説明をするときは普段よりも少し大きい声ではきはきと話すように心がけましょう。
何の話をするのか先に説明し、結論を先に言う
いきなり話しても、何の話？と理解しないまま聞き始めるので、相手が理解するまでに時間がかかり、最初に話したことが理解されないまま話が進んでしまい、結局同じことをもう一度説明することになる…なんてことがあります。
先に「〇〇についてご報告があります。」とテーマを提示することが大切です。
そして、日本語は最後まで聞かないとイエスかノーかわかりません。
極端な話ですが、「あります。」なのか「ありません。」なのか最後まで聞かないとわからないですよね。
原因から経過そして結論をいうのではなく、結論から先に言いましょう。
日本人の性格からして、とくに悪い報告など言いにくいことだと、怒られるかもという恐怖から、あれこれ説明や言い訳が長くなり、結論を後回しにしがちです。結論を先に言ってから原因やそうなった経緯を説明していきましょう。
なんでも短く話す
話しが長いと結局何が言いたかったのかわからなくなります。
また文章が長いのも一呼吸置く暇がなく、理解しにくい説明となってしまいます。
長々と説明すればいいというものではありません。
わかりやすく、できるだけ短い時間と文章で伝えましょう。
ビジネスシーンで説明上手になるためにおすすめの本
説明の仕方をもっと具体的に知りたいという人は本を読んでみるといいでしょう。
早速説明上手になれるおすすめの本をご紹介していきます。
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説明の仕方を説明している本が読みにくかったら困りますよね。
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「1分で話せない話は、どんなに長くても伝わらない」
先ほどもご紹介したとおり、短くシンプルに伝えることが説明上手ともいえます。
相手の心と脳を動かす説明の仕方が詰め込まれた一冊です。
説明することや人前に立って話をする、指示をする、伝えるということが苦手な人におすすめの本です。
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説明するときは、話すだけではありません。資料を作ることもあるでしょうし、どうやって書くのか学ぶことは、上手に説明を話すコツをつかむことにもつながります。
企画書、提案書、メール、エントリーシート、SNSなど、仕事でも、プライベートでも短い文章で、限られた字数のなかで、うまく相手に伝わる文章を書くのは結構苦労しますよね。
『これで伝わるかな？』、『誤解されないかな？』と考えるあまり、文章が長くなり、どんどん伝わりにくくなってしまうことがあります
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本やセミナーなどで説明の仕方をインプットしても、うまくアウトプットできなければその知識は活かせません。
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伝え方の教科書
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ビジネスでは伝えたいことが伝わらないと、「言った！」「言ってない！」という争いになったり、相手の理解力がなさすぎるとイライラしたり、仕事がスムーズに進まないときがあります。
伝え方一つで人間関係にも影響が出てくることも！
わかりやすい伝え方、説明の方法を学んで、人間関係も良好に保ちましょう！
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相手の心をつかむ説明力を身につけて、話し方やメールにも役立てましょう！
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知らない人にも分かるようにちゃんとわかりやすく伝える方法を常に追求している、テレビから相手に伝わる方法を学んでいきましょう。
テレビは身近なものなのでわかりやすく、「そうだったのか！」と説明のコツをつかめる一冊です。
誰にでもわかりやすく説明できるようになろう！
説明上手になるためには、ちょっとしたコツが必要です。
『何をいっているかわからない。』、『説明が下手。』なんて言われたときは、本を読んで説明の仕方を学んでみるのも一つの手です。
秘書は上司にしっかりと真実を伝えなくてはいけません。
説明上手の秘書は上司にとっても頼もしい存在ですよね。
新入社員も入ってくるこの季節。指導する立場にもなった人もいるでしょう。この機会に説明の仕方を学んでみてはいかがでしょうか？
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