会議の資料や名刺・雑誌・新聞など上司が見終わった資料を整理整頓するのも秘書の仕事です。でも整理整頓が苦手な人も多いのではないでしょうか？忙しいからとりあえず机の中にと入れた資料がそのままに…なんて人もいるのでは？今回は上司から預かった資料の管理や整理方法を解説します。
上司から書類を預かったら？
上司から会議の資料や名刺など書類を預かったらまずどうしますか？
書類整理だけを仕事にしている秘書はいないと思うので、すぐに整理することができないという人も多いですよね。
上司から書類を預かったときに、その書類を分類できないくらい多忙なときはとりあえず縦置きにできるラックなどに置きましょう。
平積みにしてしまうと、一番上にある書類しかわからず、探すのに手間がかかってしまいます。
そんなとき上司が『さっき預けた書類の中に〇〇はなかったか。』なんて聞かれることもよくありますよね。
整理していなくても縦置きなら探しやすいですよ。
次に緊急な仕事をしていなく、少し余裕があるのであれば、書類を「いるもの」・「いらないもの」・「保留」に分けましょう。
手が空いたときに「いるもの」は整頓します。
「いらないもの」はそのまま捨ててもいいものは捨て、住所の記載があるものや機密書類などは時間があるときにシュレッダーにかけます。
「保留」はあまりためないようにしましょう！
たまればたまるほど面倒くさくなってやりたくなくなります。
会議資料の管理の方法
会議の資料を預かったときには、時系列・取引先・プロジェクト別など管理しやすい分類でファイリングします。
会議の頻度によりますが、基本的に定期的にある会議であれば、年度ごとにファイリングするといいでしょう。
実は会議の資料は作成者が既にデータで持っているので、なんでもかんでもファイリングしなくても大丈夫なことが多いです。
『紙で見ないと嫌なんだ！』という特殊な上司を除き、データであれば十分なこともあります。
ファイリングは場所を取るので、共有のフォルダやインターネット上で見られるものは取っておかなくてもOK！
ただし、上司が資料にメモを取っていたりすることもあるので、データがあるからといって即処分するのは危険です。
会議資料の保管は慣れてくると『これは捨ててもOK！』、『これはよく見たいと言われるから紙のままで取っておこう。』などと仕分けができるようになるので、上司のクセや特徴をつかむようにしましょう。
名刺の管理の方法
名刺の保管方法は2つあります。
一つは名刺整理簿にファイリングすること。
名刺整理簿は一覧性があり、少ない名刺を管理するのに向いていますが、サイズが通常と異なる大きい名刺は入れることができなかったり、大量の名刺を保管するのには向きません。
もう一つは名刺整理箱です。
こちらはサイズが多少違っていても大量の名刺を入れることができ、差し替えもスムーズで、追加があったときも便利です。
ただし一覧性はないので、取り出さないと名刺の内容が見られません。
名刺の並べる順番ですが、名前の五十音順、会社の五十音順、さらに大量の名刺があるときには業界別に整理しましょう。
名刺整理箱は受け取った名刺、出して使った名刺をガイドの手前に入れるようにします。
そうすると前の方はよく使用する名刺、後ろにいくとあまり使わない名刺と自然とわかれるので、わかりやすいですね。
上司の個人的な名刺は別に管理するようにしましょう。
また少なくとも年に一度は名刺を整理し、使わない名刺はやぶって捨てましょう。
自分の名刺であれば必要か必要ではないかわかりますが、秘書として判断できない部分もあるので、捨てるのが不安な人は使用頻度が低いものとして別の箱に管理するのもいいでしょう。
上司から名刺を渡されたときに、会った日付・場所・仕事の内容などが全く書かれていないときは、スケジュールを見てそのお客様とお会いした日付がわかれば日付を、わからないときは受け取ったときの月を書いておくといいでしょう。
ちなみにデータで管理することもあると思います。
スキャナなどの機器を使用して名刺を取り込んだり、スマートフォンのアプリで管理する方法もあります。
データ化すると大量に持ち運べ、紛失もなく、検索も容易です。
とても便利に聞こえますが、デメリットは導入時は今までの名刺を一気に取り込まなくてはいけないため、時間がかかります。
そのため、枚数が多いときはすべてをデータ化しようとせず、必要なものだけをデータ化するといいでしょう。
雑誌や新聞の管理の方法
雑誌や新聞は、上司の部屋や応接室などには常に最新のものを置きます。
保管の必要があるときには半年から1年くらいの単位で合本しておくといいでしょう。
保存期間は一般誌は1年、業界誌は5年くらいといわれています。
また雑誌や新聞を切り抜くときは、雑誌は次月号が出たとき、新聞は翌日以降にしましょう。
切り抜きは台紙に貼るときには、新聞・雑誌名、発行日、ページ数、朝夕刊、などを記載しておきます。
カタログの保管方法は、自社のカタログは古いものも取っておきますが、他社のものは最新のものだけ取っておくようにしましょう。
研修会・セミナーのお知らせなどは、必要があれば回覧し、回覧が終わったらラックなどに立てかけておき、終わったら捨てましょう。
必要なものをすぐ取り出せるように資料を管理しよう！
整理整頓は一気にやろうとすると、なかなかやる気がでません。
日頃から書類の定位置を決めて、なるべく早く整理整頓するクセをつけましょう！
上司が気持ちよく仕事ができるよう、きれいに整理整頓が秘書を目指しましょう！
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