秘書は上司の健康状態にも気を配る必要があります。忙しい上司…なんだか具合が悪そう…。上司の体調が悪いときには、秘書はどのような対応をしたらいいのでしょうか。今回は役員の体調が悪いときに秘書が気をつけたいことを考えていきましょう。
上司の体調が悪そうと気づいたら？
秘書がつくような役員となると、ご年配の方も多いですよね。
秘書は上司の体調管理にも気を配る必要があります。
なんだか顔色も悪そうでため息ばかりついている、マスクをしている、咳をしている…などなど気づいたときにはどうしたらいいのでしょうか。
上司の方から『今日は体調が悪いから、午後から休むよ。』なんて言ってくれればいいのですが、明らかに無理している雰囲気のときにはまずお声かけした方がいいでしょう。
『具合悪そうですね！』、『顔色悪いですね！』なんていうはっきりとした聞き方はやめましょう。
友達ではなく上司ですから、そもそも具合が悪くなかったら失礼になりますよね。
もしもマスクをしていたり、咳をしていたり、鼻水をすすっていたり…明らかに風邪の雰囲気のときは、『もしかして風邪を引かれたのですか？大丈夫ですか？』と優しく聞くのがいいでしょう。
疲れている雰囲気であれば、『昨日は会食でしたね。遅くまでお疲れさまでした。』、『出張お疲れさまでした。仙台は寒かったですか？』など、疲労の原因になっているのかな？と思う内容を言葉に出してみると上司も『昨日の会食は三次会まであってね、飲みすぎてしまったよ。』、『実は仙台が寒くて風邪気味なんだよ。』と話してくれるかもしれません。
その後、上司の体調を聞き出せたら、今後のスケジュールの調整が必要かどうか尋ねてみましょう。
必要ないとのことであれば、無理矢理秘書がスケジュールを変える必要はありません。
『お大事にしてください。何かできることがあればおっしゃってください。』と伝え様子をみましょう。
役員が体調不良のときに外部の連絡や来客があったら？
役員が体調不良で休みを取っているときに、外部から連絡や急な来客が来た場合はどうしたらいいのでしょうか？
上司が『もしも誰かが来たら、風邪を引いてしまったからと伝えて。』などと指示があったとき以外は、すべて「急用で外出」と答えた方がいいでしょう。
『体調不良で休んでいる。』、『体調不良で病院に行っている。』と伝えてしまうと、取引先の人が、風邪だったのに重病と勘違いし余計な心配をかけてしまったり…なんてこともあるからです。
そのほかにも、会社の緊急事態や上司の家族の体調不良などの場合も「急用」と伝えましょう。
また戻りは「未定」と伝えておくのがいいでしょう。
今日は絶対戻らないと決まっているときは、「明日以降になると思います。」くらいは伝えてもいいですが、戻り次第連絡をするということにしましょう。
取引先がどうしても今日伝えたい用件とのことであれば、代理の人に聞いてもらいましょう。
役員の代理ということですから、部長以上の人に聞いてもらった方がいい場合もあります。
ちなみに社内は必要以上に上司が今体調不良だと言いふらすことはいけませんが、聞かれた場合や同じ部署の人には上司が体調不良である旨は伝えましょう。
知らずに携帯に電話してしまった…なんてことがあると、怒られてしまうかもしれません。
役員が体調不良で休んでいるときに連絡するときの注意事項
役員が体調不良とわかっていても連絡を取らなければいけない場合はどうしたらいいのでしょうか。
基本的には急用ですぐには連絡が取れないので待ってほしいと伝えます。
どうしても連絡を取らなければいけない場合でも、まずいきなり電話をするのは控えた方がいいでしょう。
電話をする場合は、自宅の電話にかけ、奥様などご家族に様子を伺いましょう。
今はメールという便利なものがありますから、とりあえずメールで用件を伝えるという手もあります。
上司がメールを読み、必要であれば上司の方から都合のいいときに電話がくるはずです。
メールの場合も、「体調はいかがでしょうか？」、「体調が優れないときにご連絡し大変申し訳ございません。」など気遣う文章が必要です。
基本的には体調不良の上司への連絡はNGと思っておいた方がいいでしょう。
役員の健康状態にも気配りを！
上司に気持ちよく仕事をしてもらうのが秘書の役割です。
日頃から自分の体調管理ももちろん大切ですが、上司の体調にも気を配りましょう。
もちろん本当に急病なときは救急車を呼んでくださいね！
AEDの使い方も覚えておくと役に立つかもしれません。
そんな筆者の上司は、心配をよそに、みんな元気に仕事でもプライベートでも全国・全世界を飛び回っています。笑
今の役員たちの年代は若い人たちよりも元気なのかもしれませんね…。
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