就職活動や転職活動で大変だなと感じることの一つは履歴書を書くことではないでしょうか。中でも志望動機はとても重要なもので、少ないスペースにどれだけアピールできるかで変わってきます。
どの企業も「なぜうちの会社なのか」という答えを求めており、その理由が書かれている部分が志望動機なんです。今回は秘書を目指す人はどのような志望動機がいいのか考えていきましょう。
秘書の仕事に向いている人は？
秘書だけではなく、志望動機を考えるときに大切なのは、その職種に自分が向いている理由を書くことと、その会社でなくてはいけない理由を書くのがポイントです。
まずは秘書に向いている人の特徴を確認しましょう。
どんな会社にも社風に合う人という決め方も多かれ少なかれあるので一概には言えませんが、一般的に秘書に向いている特徴や性格は次の通りです。
几帳面な人
決められた業務をきちんとこなし、確認作業を怠らない几帳面な人は秘書に向いています。
秘書のミスは直接経営層のミスにつながることもあるので注意が必要です。
気配りができる人
常に先のことを見据え、上司が何を求めているのかを考えることができるのも大事なことです。
柔軟性がある人
マニュアル通りにしかできないタイプは秘書に向きません。
臨機応変に対応できる人は秘書に向いています。
時間を守れる人
秘書に向いている・向いていないというより、時間を守ることは全員のマナーです。
秘書がついているということは、とても忙しいということがほとんどです。
暇であれば自分でやりますよね。
人柄がいい人
これは美人という意味ではありません。
自然な笑顔で振る舞えること、動作が上品ということです。
秘密を守れる人
秘書は経営層しか知らないような情報もいち早く知ることがあります。
秘密が守れず口が軽い人は向きません。
コミュニケーションが円滑な人
たくさんの人と接する機会があります。
社内外ともにコミュニケーションスキルが必要とされます。
冷静な人
不慮の事故など急なことにも、焦らず慌てず冷静な判断ができることは大切なことです。
勘が鋭い人
上司が今何を思っているのか、口には出さなかったが本当はこういう意味だったのではないかと鋭い勘を持っている人は秘書に向いています。
記憶力がいい人
忙しい上司に何度も同じことを聞くのはNGです。
また上司に『あのときに会った人の名前なんだっけ？』などと聞かれたときにすぐに答えられたり記憶力がいい人は向いています。
ビジネスマナーや一般常識がある人
これは秘書に限らずの話ですが、とくに秘書は慶弔関係のマナーなどもくわしくないといけません。
慶弔関係は間違うと失礼にあたりますし、会社全体が失礼であるということになりかねないため注意が必要です。
控えめでサポートを好む人
控えめだけど芯が強く、人を助けることにやりがいや生きがいを感じる人は秘書に向いています。
観察力がある人
じろじろと人を見るのはあまりよくないですが、上司が何を求めているのか、どういうときに上司の気分がいいのか、また他の秘書の仕事のいいところをまねたり観察力がある人は向いています。
さまざまな性格の人と付き合える人
企業の場合、一生その役員の秘書をやっていくわけではありません。
違う上司の担当になったときでもその上司の特徴をつかみうまく付き合っていける人は秘書に向いています。
秘書の志望動機を書いてみよう！
秘書に向いている人の性格や特徴がわかったところで志望動機を考えていきましょう。
まず、その会社ではなくてはならない理由を書きましょう。
うちの会社じゃなくても秘書の仕事ができればどこでもいいんでしょう？という志望動機では書類選考の時点で落とされてしまう可能性があります。
その会社で働きたい理由を書いた後は、自らの実務経験や自分が秘書に向いていると思う理由を書きましょう。
◇秘書の志望動機の例文
私が秘書を志望したのは、人のサポートをすることにやりがいを感じるからです。学生のときは野球部のマネージャーをしており、スケジュール管理や選手のサポートを行った経験から、誰かを支える仕事がしたいと思いました。秘書にはパソコンのスキルやビジネスマナーも必要だと考え、MOSや秘書検定2級を取得しました。これからも秘書業務に必要な幅広い知識を取得していきます。また、貴社の〇〇（事業内容）にも興味があります。縁の下の力持ちとして貴社に貢献できるよう努力致します。
学生の場合は部活動などから秘書に向いている性格を結びつけるといいでしょう。
転職の場合は実務経験があればそれをメインに、ない場合もいままでの仕事内容から秘書に向いている理由を結びつけましょう。
資格は書く欄がありますが、直接仕事に関係するときは改めて志望動機で努力しているということをアピールすると◎。
また会社の事業内容で気になるものがあれば盛り込むと好印象です。
ただし、面接でくわしく聞かれたときにどうしてその事業内容に興味を持ったのかちゃんと答えられるようにしておくのが前提です。
◇NGな志望動機
- 秘書は偉い人と仕事ができるので
- 秘書はかっこいいので
- 楽そうな仕事なので
言わなくてもわかると思いますが、上記のような理由はまず落とされるでしょう。
また、「どこにでも出せる志望動機」もNG。
その会社宛に書いたとわからないような履歴書は使いまわしだと思われてもおかしくありません。
またそのような履歴書で受かったとしても、ちゃんと履歴書を見ていない会社ということになりますから、人がいれば誰でもいいブラック企業かもしれませんよ…！
志望動機は自分にしか書けないものを！
志望動機を考えるのは大変ですが一番重要なことです。
例文はたくさんありますが、自分の言葉と思いでしっかり書きましょうね！
さらに面接で聞かれたときにしっかりと答えられるようにしておきましょう。
履歴書に書いてある志望動機と面接での志望動機があまりにも内容が違うと、あれ？と違和感があります。
履歴書に書いてある志望動機にさらに言葉をプラスして、具体的な内容が面接官に伝わる志望動機を考えましょう！
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