新人のうちは、会議に出席した際にメモを取ることもうまくできません。後で読み返した時に、自分でも何を書いているのか分からなくなった経験があるのではないでしょうか。若いうちは会議の議事録を依頼される事も多く、自分だけではなく他の参加者にも分かる記録方法を学ばなければなりません。ここでは、会議メモの取り方のコツ７つと各項目ごとに練習方法を記載しました。新人の方だけでなく、新人教育を任されている方も参考にしてみてください。
①主語と述語を忘れない
会議のメモをキーワードの羅列にしてしまうことで、何の件について話されていたのか分からなくなってしまいます。書く時間がもったいないからと主語と述語を外して書くのです。キーワードだけのメモは癖になりやすく、若いうちに学んでおかないと年齢を重ねてからもうまくメモを残すことができません。特に会議の内容もうまく理解できていないうちは、主語と述語の記載を忘れないようにしてください。書く時間を捻出できない時は、会議の記憶が残っているうちにあとで加筆するようにします。時間が経ってメモを見ても内容が理解できるようにしておきましょう。主語と述語を忘れない練習方法は、複数の会議のメモを比べてみることです。分かりやすく書いているメモには、何か理由があるはずです。自分のメモを自分で分析してみると、分かりやすいメモの残し方が見えてくるようになります。
②最初のうちは清書するのも練習になる
会議のメモは、会議中に取るものです。しかし、時間が経つと会議のメモを見ても内容を思い出せなくなることがあります。最初のうちは、会議が終わった後に会議メモを見てノートに清書をするといいでしょう。清書する時間をつくることで、実業務の時間を圧迫してしまうことにはなりますが、１５分でも清書の練習をしておくと、会議のメモを上手く取るコツを身につけることができます。普段利用しているノートとは違うノートやメモ帳などを利用して会議メモを残し、普段から利用しているノートに清書をするようにしてください。同一のノートを利用しているとどちらを見れば良いのか分かりませんし、一応メモを残しているからいいや、と清書をする優先順位を落としてしまうことになります。
③他人の議事録をよく読む
過去の議事録には、たくさんの情報が詰まっています。会社に議事録のテンプレートがあったとしても、書いた人によって読みやすさが違うはずです。「この人の議事録は読みやすいな」とか「この書き方は記憶に残りやすいな」と読みやすく書かれている議事録を良く分析し、自分も真似をしてみるといいです。会議メモであれば議事録のような長い文章にはなりませんが、書き方を学ぶことはできるでしょう。会議メモの取り方がうまい人の中には、過去の議事録を手書きで写すという練習をしている人もいます。
④議事録を書いてみる
会議のメモはたくさん書きすぎないものだ、という先入観があります。しかし、議事録を書くことになったらどうでしょうか。会議で発言された内容を、要点にまとめて残さなければなりません。また、会議に参加した誰が見ても分かる内容にしなければならないのです。聞いたことが無い用語や専門的なキーワードの意味が分からないままに議事録を残すこともできません。会議メモの取り方がうまくなりたい場合は、頼まれていなくても自分なりの議事録を作成してみてください。後で読み返して分かりにくい点が残りにくくなります。実際に議事録担当になっている人が作成した議事録を比較することも良い練習効果になります。
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⑤会議後に分からないキーワードを聞く
分からないキーワードをそのままにして会議メモを残すと、自分の腹に落ちていない情報がメモとして残ることになります。会議中に分からないキーワードが出てきた時は、会議が終わってすぐに調べるようにしてください。会議中にパソコンを持ち込める場合は、その場で調べるのも効果的です。スマホで調べていると会議に集中していないと思われることもありますので、その場でパソコンで調べるか、後から調べることをおすすめします。同席した上司に質問して、会議メモに詳細を書き加える選択肢もあります。
⑥日時と場所、参加者を先に書き込む
会議が行われた日時と場所を残す会議メモの取り方が理想的です。新人は、会議がスタートするといきなり会議の内容を書き続けていくことがあります。日時と場所を書くだけで、後で振り返った時に会議の内容が頭によみがえりやすくなるのです。また、会議の参加者を記載するのも効果的です。会議メモに会議室の机の並びを書き、人の名前を残しておきます。日時や場所と同様、後から会議の風景を思い出しやすくなり、残しているメモの価値が上がります。
⑦色文字は後からライン引きに利用する
会議メモの取り方に慣れていない人は、重要と思われるところに色ペンを使いたくなります。会議の全体像を把握できていないうちに色ペンを使うと、後からとても読みにくいメモになってしまうことがあります。もし色を付けたいのであれば、会議が終わった後や区切りが良い時にアンダーラインを引くようにしてください。色文字が多いと読み返すのも大変になります。
会議メモの取り方のまとめ
会議メモの取り方がうまくなると、お客様との商談でもヒアリング内容を上手くまとめることができるようになります。社内会議での会議メモの取り方を練習することは、ビジネスマンとして必要なスキルを学び、様々な場面で活かすことができるようになる事と同じです。これらのコツを意識して、会議メモをうまく取れるように練習してみてください。
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