自分でゴルフをするという人は、ゴルフコンペの準備といわれてもあまり焦ることはないですが、ゴルフのことをよく知らないと何を準備したらいいのか迷いますよね。会食と同じく相手をおもてなしするゴルフコンペは会社にとって大切なイベントの一つです。秘書としてゴルフコンペの準備を役員に頼まれたときにすることをご紹介します。
そもそもゴルフコンペってなに？
ゴルフコンペとは、ゴルフコンペディションの略で、日本語にするとゴルフ競技会になります。
ゴルフコンペには種類があり、会社や友人など親しい仲間が集まり懇親をする、個人が主催するコンペを「プライベートコンペ」、ゴルフのスコアを競うゴルフ場の会員などが参加できる「競技コンペ」、ゴルフ場が主催する参加の申し込みをすれば基本的に誰でも参加ができる「オープンコンペ」などがあります。
ゴルフの競技形式もいろいろとあるのですが、実際にゴルフをやらないとわからないですよね。
ルールなどは役員や上司などが決めると思いますが、準備するにあたり一つだけゴルフ用語を覚えておきましょう。
秘書は準備の際に「ハンディキャップ」を確認する必要があります。
通称ハンディと呼ばれますが、これは初心者も上級者もゴルフを楽しむためのものです。
ゴルフのレベルは人それぞれで、このハンディキャップがないと、常に優勝するのが上級者になってしまうんです。
いつも有利な人が決まってしまうのは楽しくないですよね。
つまりハンディキャップを設定して全員の力の差をなくし、初心者でも上位入賞の可能性があることで楽しめるようにということです。
例えば「120」で回ったときに、ハンディが「30」であれば、120-30＝90でスコアは「90」になります。
つまり「100」で回ってもハンディが「10」であれば、スコアは同じになるわけです。
「ハンディキャップ」には計算方法がありますが、これは聞かれることはないので覚える必要はありませんが、コンペが開催されるときは絶対に確認すると覚えておきましょう。
ゴルフコンペの準備を頼まれたらすること
ゴルフコンペの準備をするように上司からいわれたときにすることを見ていきましょう。
取引先に連絡をし、参加人数と日程を確認して上司に相談
まずは取引先に連絡をし、参加人数と都合のいい日を2～3日教えてもらいます。
その後、取引先の候補日を上司に伝えて開催日を決定します。
取引先が1社であればいいですが、数社集めて会社として大きなゴルフコンペを行う場合は、先に開催日を決めてご案内をする場合もあります。
1社ずつ希望日を聞いて開催日を合わせるのは大変です。こちらから提示した日程で都合が悪ければ代理の人が参加するなど、大きいゴルフコンペの場合は、開催日を伝えれば、取引先が合わせてくれる場合が多いです。
ゴルフ場の予約をする
日程が決まったらゴルフ場の予約をしましょう。
ゴルフ場からいわれたスタートの時刻をしっかりと確認します。
社内外の参加者に日程の連絡とハンディキャップの確認
ゴルフ場の予約が取れたら、取引先と社内の参加者にゴルフコンペの開催日とスタート時間を伝えます。
そして参加者のハンディキャップを確認します。
コンペ後の懇親会についてクラブハウスの担当者に連絡
ゴルフコンペ後に懇親会などをする場合は、クラブハウスの担当者と打ち合わせをします。
大きなゴルフコンペでは、この懇親会で結果発表などが行われますが、人数が少ないときはゴルフを行ったあとに別の会場で会食が開かれることもあるので、上司の意向にそって準備をしましょう。
景品や手土産の準備
接待のランクに合った景品や手土産を準備しましょう。
上司にどのようなものがいいか相談しながら決めましょう。
選び方のポイントについてはこのあとにご紹介します。
その他宿泊などが必要であれば手配する
相手が遠方からゴルフコンペに参加してくれる場合は、交通機関のチケットの準備やホテルなど宿泊の手配が必要かどうかも確認しましょう。
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ゴルフコンペの景品や手土産の選び方
ゴルフコンペの景品や手土産は、取引先の手土産を選ぶときと同じで、持ち帰ることを考え、冷凍・冷蔵商品などの生ものなどは避けた方がいいでしょう。
ゴルフをする人が集まっているわけですから、迷ったときにはずさないのはゴルフ用品です！
ゴルフボールや練習グッズなどもいいでしょう。
タオルやボールなどがセットになったギフトもありますよ。
また、定番の日持ちするお菓子やギフトカードなどもおすすめです。
休日にゴルフコンペに参加することをあまりよく思っていない奥様のことを考えるのであれば、キッチン用品や普段自分ではなかなか買わない便利家電なんかも喜ばれます。
ゴルフコンペのあとはお礼も忘れずに！
ゴルフコンペの準備は簡単なようでいろいろとやることがあるので、慣れないと混乱するかもしれませんが、１つずつこなしていきましょう。
また終了後は、上司に確認して、参加してくれてありがとうという思いを込めて、お礼のメールやお礼状を書くのもいいでしょう。
本来は接待してもらった側からお礼をするのですが、こちらからお礼をいっても失礼にはあたりません。
付き合いだけではなく、また参加したいなと思ってもらえるゴルフコンペを開けるといいですね。
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