送られてきたメールの内容が間違っていることに気づいたときはどうしたらいいのでしょうか？取引先や上司だと間違いを指摘しづらいですよね。でもその間違いを放置してしまうのはNGです。今回は送られてきたメールの間違いをやんわりと指摘する方法をご紹介します。
メールが間違っていると気づいたら？
取引先などからメールを見て、『あれ？間違えている？』と気づいたらどうしたらいいのでしょうか？
間違いや不明な点をそのままにしておくのは絶対にNGです！
言わなくても気づくんじゃ…とそのままにして、あとから確認作業を忘れていた！なんてことになったら大変ですよね。
気になる部分があったら必ず確認するようにしましょう。
とはいっても、取引先や上司など目上の人に間違いは指摘しづらいですよね。
まず間違いを指摘するときは、ストレートに言いすぎないこと！
そして間違いと断定した言い方を避けることです。
問いかけるような表現にすると、やわらかく下手に出ている雰囲気があるのでやんわり指摘できますよ。
それではシーン別に、指摘の方法を見ていきましょう！
役職が間違ったメールが届いた場合
役職が間違ったメールが届いた場合はどうしたらいいのでしょうか？
自分の場合はわざわざ言わなくても、その後名刺交換の機会があったり、会合で名札を作るなど何か伝えなければいけない場面があったときに言えばいいかなと思ったりするのですが、秘書の場合、上司の役職が違ったときにはやんわりと指摘した方がいいでしょう。
相手から役職を聞かれて間違っているときは、素直に正しい役職を伝えればいいのですが、何か他の内容のメールで上司のことを尋ねられたときに、役職間違えている…と気づいたときにはどのように指摘すればいいのか迷いますよね。
そんなときは文章に上司の役職を入れて、やんわり伝えるのがポイントです。
たとえば『〇〇常務とアポイントをお願いしたいのですが。』とメールが来たときに、自分の上司が専務に就任していた場合は、『専務の○○は、あいにく出張中でして、〇月〇日の午前中でしたらお会いできると申しておりますが、いかがいたしましょうか？』といった感じです。
普段間違っていなければわざわざ「専務の」とは入れないのですが、やんわりと間違いを伝えるときには効果的です。
日程が間違ったメールが届いた場合
日程の間違いや曜日の間違いはよくあることですが、早めに確認した方がいいでしょう。
特に〇日と入っていないメールには注意です。
明後日の約束をしているはずなのに、相手から『明日お会いできるのを楽しみにしております。』というメールがきたときには、『明後日ですよね？間違っていますよ。』と指摘してはいけません。
もしかしたら、何かのすれ違いで本当に明日のアポイントが正しくこちらが間違っている可能性もあるからです。
このような日程の間違いのメールが届いたときは、『申し訳ありません。明日は終日外出の予定です。アポイントどおり明後日の3日の13時にお会いできるのを楽しみにしております。』と送れば間違っていることに気がつきますよね。
日付や曜日が明記されているのに間違っているときにも、念のため確認しましょう。
『恐れ入りますが、〇月〇日は土曜日のため、〇月〇日の金曜日ということでよろしいでしょうか？ご確認いただけますと幸いです。』とクッション言葉を入れるのがポイントです。
誤字・脱字があるメールが届いた場合
メールにはよく誤字・脱字もありますが、日にちや時間以外の意味が通じる誤字・脱字はわざわざ指摘しないようにしましょう。
相手も急いでメールを打ったのかもしれません。
漢字変換のミスもよくありますが、意味が通じるのであれば、わざわざ指摘するのはあまりいい印象ではありません。
たとえば『ありがうございます。』と送られてきても、『「と」がぬけていますよ！』なんていわれたら、ちょっと嫌ですよね。
『間違ったのは悪いけど、ありがとうございますってわかるじゃん！細かい人だな。』と思われてしまうかもしれません。
人間なので間違いは誰でもある！
完璧な人間はいません。どんなに優秀な人でも、人間なので間違うことはあります。
間違っていることを指摘するときには、『間違うなよ！失礼だろう！』という態度で指摘するのはご法度です。
何度も同じミスをする人なら別ですが、自分も人間なので、今後間違うことがあるかもしれません。
とくに名前を間違うことは失礼ですが、何度も間違えられたというとき以外は、過剰に怒るのはよくないですよ。
筆者の職場には、自分の名前の旧漢字と新漢字を間違った人を厳しく怒っている上司がいましたが、実はその怒られている人の名前を間違えていたのです。本来濁点がつく名前なのですが、その怒っている上司は濁点をつけずに呼んでいました。
このように人のミスをあまりに激しく怒る人は、自分のミスに気づかず、あとから恥ずかしい思いをすることもあります。
間違えないようにすることは大切ですが、ときには間違いをやんわり指摘したり、間違いを寛大に受け止める心も必要です。
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