どんな会社にも会議はありますが、秘書は何をしたらいいのでしょうか？そもそも会議とはどんな種類や形式があるのか知っていますか？今回は会議における秘書の役割や準備の仕方、心得などをご紹介します。
会議の種類とは？
会議の種類は大きくわけて2つあります。
「法定会議」と「非法定会議」です。
法定会議とは商法で開催することが義務づけられている会議をいい、株主総会や取締役会がこれにあたります。
一方、非法定会議とは各企業が独自に行う会議のことで、会社によって呼び名が変わりますが、役員会や重役会などの会議のことを言います。
会議の形式は？
会議にはさまざまな形式があります。
・パネルディスカッション
意見が異なるパネリストが互いに討論し、その後聴衆からも質問や意見を述べる形式です。
・シンポジウム
会議のテーマの専門家が講演形式で発表することです。
学術会議などに用いられることが多い形式です。
・バズ・セッション
小グループになって話し合ったあと、代表者がそのグループで出た意見を発表しあう形式です。
・円卓会議
20人くらいまでで席次は関係なくフリートーキングをします。
・フォーラム
参加資格を問わない、公開討論会です。
・ブレーン・ストーミング
人の意見を批判・否定せず、意見を自由に述べていく会議です。
会議でよく聞く用語をチェック！
よく聞く言葉でも意味がわからないことってありますよね。
会議でよく聞く用語をチェックしましょう！
・議案
会議で協議される議題のことです。
・招集
会議開催のためにメンバーを集めることをいいます。
会議の案内には「招集者」という記載があったりしますよね。
ちなみに同じ読み方・同じ意味ですが、召集は国会のみで使用されます。
・定足数
会議開催のために必要な最少人数のことをいいます。
・採決
挙手・起立・投票などで議案の可否を決めることをいいます。
・アジェンダ
会議の議題（検討課題）、日程などを意味する用語です。
・プレゼンテーション
会議で計画・企画・見積もりなどを説明することです。
・委任状
議決権を特定の人に委ねることを記載した文書のことです。
やむを得ず会議を欠席するときに委任状を書くことがあります。
・動議
会議中に本来の目的とは異なる内容を審議するように議題を出すことをいいます。
・諮問（しもん）
上位機関が下位期間に意見を求めることです。
・答申（とうしん）
諮問に対する答えのことです。
・コンベンション
議題が多く2日以上になる大規模な会議のことをいいます。
・分科会
全体会議の下に設けられた専門分野ごとの小会議のことをいいます。
会議における秘書の役割とは？
秘書は会議の際にどんなことをしたらいいのでしょうか？
まず開催が決まったら、会議案内を招集者に連絡します。
社内の場合は正式には文書で出しますが、電話やEメール、簡略した文書でもOKです。
社外の場合は、1カ月前くらいに案内状を送付します。
案内状に記載するのは、会議の名称・開催日時・開催場所・議題・出欠の連絡方法と締め切り・主催者（担当者）の連絡先・食事の有無・添付資料を記載します。
開催日時には終了時間を記載するのも忘れないようにしましょう。
また、開催場所の地図や部屋の名前、駐車場の有無も記載すると丁寧です。
当日は会場の設営をします。
オブザーバーは後方に、記録係は前方の席にします。
社外の場合は名札や席次も用意することもあります。
準備が終わったら受付を開始します。
受付では出欠の確認と、当日配布資料があればお渡しします。
事前に案内状と一緒に渡してある資料なども忘れてくる人もいるので予備を用意しておきましょう。
定刻時間になっても来ない出席予定者には電話で連絡しましょう。
会議開始時間になったら会議を始めますが、遅れる場合は「あと〇分ほどお待ちください。」と一度アナウンスをしましょう。
会議中はお茶出しや食事の準備、冷暖房や換気など空調に気を配りましょう。
会議中、電話を取り次ぐなど上司に用事があるときには、必ずメモで渡しましょう！
小声でも口頭で話すのもNGです。
会議が終わったら、車やタクシーで帰られる方がいるときは配車の手配をします。
受付開始のときに預かった荷物があるときには本人に必ず渡しましょう。
会場内に忘れ物がないかチェックし、室内の片付けをします。
終了後、お世話になった人や会議を手伝ってくれた人たちにお礼を言います。
その後、会議費の精算などを行います。
会議の事前準備は大事な秘書の役割！
会議で使用するものは忘れていないか必ずチェックするようにしましょう。
資料の部数などは、人数分ぴったりではなく、少し余裕をもって用意しておきましょう。
会議中の電話の取り次ぎなどはあらかじめ上司とどのように対応するか話し合っておくといいですね。
会議の準備は確認作業を忘れずに、上司をサポートしましょう！
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