一つの仕事が終わったらタイミングよく次の仕事がきて…なんてうまくいくことはないですよね。誰もが複数の仕事をこなしています。そのため仕事をするときには優先順位をつける必要があるのです。
しかし、新人のときは、何を先にやったらいいのかわからない人が多いものです。上司に相談してもいいのですが、いつまでたっても人に聞かないとどの仕事を先にやったらいいのかわからないのは困ります。
今回は仕事の優先順位がつけられない新人への指導のコツを紹介します。
新人を指導するときに注意したいこと
新人を指導するときに注意したいことは、教えることにどんなに自信があったとしても、いつも同じ指導の仕方でいいわけではありません。
新人にあった指導の仕方をすることが大切です。
簡単にわけると4つの種類にわけることができます。
能力が高くやる気があるタイプ
能力が高く、やる気があるタイプの人は、とても優秀なので手はかかりません。
しかし、何でもできるからといって何もしなくていいわけではありません。
何もしないと自信過剰となり、間違った方向へ進んでしまうかもしれないため、せっかくの能力とやる気が台無しになってしまう可能性もあります。
できるからといって放置しないでしっかり見守ってあげましょう。
能力は高いがやる気がないタイプ
能力は高いので、いわゆる「やる気スイッチ」を見つけてあげることが大切な人です。
即戦力にはなるので、何かモチベーションがあがるようなことを見つけてあげましょう。
能力は低いがやる気はあるタイプ
新人というとこのタイプが多い傾向にあります。
やれることは少ないけど、やる気がある素直なタイプは、しっかりと指導をすれば、能力もやる気もある人になれるでしょう。
仕事を教えるとやる気があるので積極的に取り組みます。
能力の向上を助け、自主性を育ててあげましょう。
能力もやる気も低いタイプ
指導する立場としては一番難しいと感じるタイプです。
しかし、このような人材を育てられれば、自分の評価はあがりますし、何より指導者としてプロになれるかもしれません。
長期戦にはなりますが、自身の成長のためにも根気強く頑張りましょう。
仕事の優先順位のつけ方
新人に仕事の優先順位のつけ方を教える前に自分が理解していないと教えられないですよね。
基本的な仕事の優先順位のつけ方は、まずは期日がせまっている仕事からやりましょう。
これは基本中の基本ですよね。
たとえば秘書の仕事でいうと、上司が急遽出張で2時間後の飛行機に乗りたいから手配してほしいといわれた場合に、来週の会議資料を作っていたとします。
この場合、どちらが優先かというと、明らかに上司の飛行機や宿泊の手配を先にしますよね。
次に、自分の仕事が終わってから、後に待っている人や作業が多いものから、優先的に仕事を片付けましょう。
自分が終点の仕事は、自分が終わればその仕事が終わりますが、自分の仕事が終わったあとに、他の人のチェックがある、別の資料を作る人がいるというように、自分の後にまだ何かあるときは、待っている人、作業が多い仕事を優先しましょう。
たとえば会議の資料を作成し、資料を複数の人がチェックし、その資料を元にまたさらに別の資料ができる…なんていうときは、かなり時間がかかります。
逆に書類整理やファイリングなどは、自分が終わればひとまず仕事終了ですよね。
ゴールが遠い仕事を優先するように考えましょう。
仕事の優先順位のつけ方の指導方法は？
仕事の優先順位のつけ方を指導する方法を考えていきましょう。
優先順位のつけ方の基本を教える
まずはごちゃごちゃと説明しないで、優先順位のつけ方の基本を教えましょう。
期日がせまっている仕事と、後に待っている人が多い仕事からやるようにと伝えてみましょう。
自分の仕事を書き出し、所要時間を考える
基本的な優先順位のつけ方では、うまく仕事が回らなくなってきたら、時間のあるときに自分の仕事を書き出してもらいましょう。
自分が何をやっているか整理するのは大切なことです。そして自分の仕事を言葉で説明できるようになることも、目標設定をする際などに必要となってきます。
仕事が書き出せたら、どの仕事がどれくらいの時間がかかるのか、おおよその所要時間を考えます。
そして、「今日はこれをやる！」とスケジューリングをするように伝えましょう。
予定通りにいかないことも多いですが、どの仕事にどれくらい時間がかかるか把握していれば、他の仕事が突然やってきても、この仕事をこなしてからでも間に合うだろうなど、予測がつくので焦らず仕事ができ、ミスが減ります。
自分だけしかできないことと他の人でもできることを把握する
どうしても自分しかできないことは、優先してやらなければいけません。
そのため、他の人にお願いできることよりも優先してやるように伝えましょう。
しかし他の人に頼むのであれば、早めにお願いしなくてはならないことを教えましょう。
頼む相手も仕事を抱えているので、ギリギリに頼むのはＮＧです。
最初はみんな新人！自分も指導の新人！
新人指導は難しいですが、タイプに合わせて根気強く頑張りましょう。
相手は新人ですが、自分も指導の新人という人は、自分がいままでどのように上司や先輩から教わったかを思い出して、部下を育てましょう。
部下や後輩ができると、悩むことも多いですが、自分もとても勉強になります。
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