秘書の場合、上司の仕事はなるべく早く取りかかるのが基本ですが、いろいろと仕事が重なって優先順位をつけながら仕事をしないといけないこともありますよね。そんなとき上司から『急いでないからこれやっといて。』なんて言われることがあります。今回は急がない仕事を頼まれたときのポイントをご紹介します。
急がない仕事って？
急がない仕事と言われたら何を思い浮かべますか？
書類整理や雑用でしょうか。
一般的に「急がない仕事」というのは、期限がせまっていない仕事ということができますが、いつでもいいわけではありません。
いつでもいいと思っていると結局やらない…なんてこともありますし、急に上司から『あの仕事はできたか？』なんて聞かれて焦ってしまうなんてこともあるかもしれません。
「急がない」のスピードは人それぞれなので、自己判断は危険な場合もあります。
とくに秘書の場合は、新しい上司についたときには注意したいですね。
仕事の優先順位とは？
仕事の優先順位はどのように考えればいいのでしょうか。
基本的には期日がせまっている仕事を優先します。
たとえば上司が『急遽明日出張することになった。飛行機とホテルを取ってほしい。』と言われたときに、1カ月後の資料を作っていたら、もちろん期日がせまっている出張手配を先にしますよね。
次に期限がせまっていなくても、自分の仕事が終わった後に待っている人が多い仕事から取りかかります。
つまり終点が遠い仕事ですね。
自分で完結する仕事は、やらなくても困るのは自分ですが、あとに待っている人が多いものはたくさんの人に迷惑をかけることになりますよね。
たとえば、課長に資料を見てもらった後に部長に見てもらい、さらに別の部署を回してから経営層に報告する資料なんていうのはとっても時間がかかります。
このように仕事の優先順位をつけていくのですが、集中力が必要な仕事をずっとしているのも疲れます。
また、急がないことがたくさんたまっていると忘れそうで本来の仕事に手がつかない！という人もいます。
そんなときは上手に、期日がせまっていない仕事、考えこまなくてもできる仕事、すぐ終わる仕事を間に挟むことで集中力もあがりますよ。
上司から急がない仕事を頼まれたときの注意点
『これ急がないからやっておいて。』と言われても、自分で勝手に期日を判断してはいけません。
「急がない」と言われたときの注意点をご紹介します。
・期限を確認する
急がないといわれても、一応期限を確認しましょう。
もしくは自ら期限を提示しましょう。
『今は〇〇を行っているので、その後こちらに取りかかりますが、明日まででもよろしいでしょうか？』と確認しましょう。
上司は今日中なら急がないという意味でいったのかもしれません。
その場合は今日中にはという指示があるでしょう。
また仕事を指示されたときに重要度も聞けるときには聞いてみましょう。
あまり根ほり葉ほり聞くのはよくないですが、『これは大事なお客様に渡す資料だ。』などと教えてくれるかもしれません。
そこから、そのお客様とのアポイントは〇日だから、この日までには作らなくては…という自分の目安ができるかもしれません。
・上司の仕事の指示の仕方のクセをつかむ
日頃から上司の指示の仕方の特徴をつかむようにしましょう。
せっかちなタイプの上司の急いでない、いつでもいいはあまり信用できない可能性もあります…。
・時間がかかりそうなとはその旨を伝え、進捗も報告
急がないといわれても、明らかに時間がかかりそうな仕事のときには、早めに取りかかりましょう。
また、途中でどのくらい進んでいるか進捗も伝えるようにしましょう。
そのときに方向性が違う場合は、上司から指示があるはずです。
これは日本人の悪いクセなのですが、完璧な資料を作ろうとし、最後まで試行錯誤作って、やっと完成して上司に報告したら修正だらけでやる気をなくす…なんていうパターンがあるんです。
完璧な資料を完成させたと自分で思っているだけに、がっかりしてしまい、やる気や集中力が欠けてしまうこともあります。
そのため途中で報告することはとても大事なことです。
「急がない」のスピードは上司に合わせて！
上司から頼まれたことは、たとえ急がないといわれても、いつ使うものなのか確認を取った方がいい場面があります。
筆者は就業時間後に、『これ明日でいいから。』と渡された資料を、10分後に『さっきの資料できたか？』と聞かれたことがあります…！
また『明日でいいから。』といった資料を、就業時間前の朝に『できたか？』と聞かれたこともあります。
同時に複数の仕事を頼んで、『全部できたか？』と数分後に聞かれたときは、上司は私が何人いると思っているのだろう？と思ったこともあります。
衝撃的でしたが、期日を確認しなかった自分と、その上司についたばかりだったので、上司のせっかちな性格を理解していなかったことを反省しました。
秘書についた上司にもよりますが、『急がない』、『いつでもいい』、『手が空いたら』という言葉は信じない方がいいのかもしれません…。
言われたらすぐやる、すぐできないときは一言伝えることが大切です。
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