マイナンバー対策。企業の個人情報保管方法はやっぱり金庫?流失防止方法は?

いよいよとマイナンバーの通知カードが各家庭に届けられます。皆さま、もう届きましたか?地方に住むものは届く気配もありません。都会の場合は11 月に入ってからとも聞きますし、あまり実感がないのも確かです。適切な管理をしないと厳しい罰則もありますので、今だからこそきちんと知って正しい保管を しましょう。少しでもお役に立てれば幸いです。

マイナンバー制度って?

マ イナンバーを取り入れることは、様々な場面での手続きを効率化させるために便利な制度となります。個人には12ケタ、法人には13ケタのナンバーがつけら れます。この通知カードはマイナンバーカードにアップグレードすると身分証明書に使えます。他人には決して教えないでくださいね。

2016年1月から番号が使われ始めます。マイナンバーというのは「個人情報」より上の「特定個人情報」となります。税金や保険の手続きにも関わるため、会社勤めの人などは会社が番号を収集することになり、企業にとっては保管ということが頭を悩ませる要素の1つになっていきます。

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企業での取り扱いの流れ

<収集>

先ず企業は全従業員からマイナンバーを収集します。個人事業主さんも雇っている方々の(パート・アルバイトでも)ナンバーも取得しなければなりません。

<保管>

マイナンバー記載の書類の場合は、鍵のかかる保管庫、キャビネット、金庫などに保管します。施錠管理をしっかりとしましよう。

<安全管理>

ICカードなどを用いて、入退出者や持ち出しの管理を行うことが重要です。それは、マイナンバーを取り扱うコンピューターが設置されている部屋も同じです。保管室を準備すれば万端ですね。

どんなに管理しても管理しても完璧な流出防止が出来ないのが現状です。なので、1つ1つの段階で確実なものとしていく以外にはないと思います。

シュレッダーを用意したり、ウィルス対策ソフトを導入したり、会社の規模や従業員数などを照らし合わせながら、常に万全に近い形に持っていくこと。いろいろな情報を収集してこれはと思うものは取り入れるということも大事だと思います。

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流出防止に必要なこと

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専用フォルダには鍵をかける。そして、情報の記録をその度ごとに行います。つまり、「いつ・だれが・どのファイルを・どうしたのか」という記録を確実にします。それは削除や廃棄の時も同様で、記録することは最重要ポイントとなるからです。

次にデーターを守る。外からの不正アクセスを見つけ断つことで、不正ソフトウェアからのウィルスなどを未然に防ぐ必要があります。そのために、ソフトウェアは常に最新の状態に維持する必要があります。

最後にファイルの暗号化。仮に漏れても解読されることはないからです。

危険なこと(注意点)

  • PCでの保存は… ウィルスに感染した時点でハードディスクの破損したデータが無くなってしまうかも知れません。
  • USBでの保存は… 無くしたり、盗まれたりと、最もリスクが高いです。
  • 紙での保存は…旧式ですからコピーされる危険性があります。
  • 共有フォルダでの保存…誰もが見れてアクセス出来て、簡単に外に持ち出せてしまいます。

問い合わせ先は?

もっと詳しいことを知りたいと思われる方は、『マイナンバー』で検索。

マイナンバーコールセンターは全国共通ナビダイヤル・・・

0570-20-0178まで。

平日 9:30~17:30(土日祝日、年末年始除く)

内閣官房HPですので安心です。既にマイナンバーによる詐欺被害が出ていますので心しなければなりません。お気をつけて下さいませ。

あとがき

1つの番号で手続きが簡単に出来て、生活が益々便利になる!?いつも思うことですが、国民に知れ渡らないままで法は決まって行きますよね。果たして吉と出るのか凶と出るのか、これからしっかりと見届けていきたいものです。

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