前提として大多数の人は会議を苦手で、会議に積極的に参加する人というのはおそらくいないでしょう。ましてや、会議のファシリテーターをやらなければならないとなったら生きた心地がしないでしょう。
では、そんな大役を任されたならどのようなポイントを押さえればうまくできるのでしょうか。会議のファシリテーターとして本番前に抑えるべきポイント4点をご紹介します。
1:会議のアジェンダを作りましょう
アジェンダとは、｢予定表・行動計画・協議事項｣のことで、その会議の進行の指針となるものです。なぜ、これを作るのかということなのですが、会議には「目的」と「ゴール」が必要です。会議をすることにおいてゴール、すなわち「成果物」となる結果、そしてそれをなぜ出さないといけないか、ということを明確にしておくことは会議の道しるべになるからです。
会議を行うにあたり、この道しるべがないと会議の論点がずれたり、論点がずれなかったとしても導き出したい結論に最短距離で到達できなかったりということが想定されます。
そのため会議の際は、アジェンダは必ず準備しましょう。
また、そのアジェンダには、「ゴール」すなわち結論を導き出すためのチェックポイントが必要です。何と何が決まれば結論がだせるのか、という点までアジェンダに落とし込みましょう。
アジェンダの出来が会議をうまく進行させるカギとなります。そのため、アジェンダは会議を行う上で必ず準備しなければならないものだと認識をしてください
2: 参加者を押さえましょう
まずは誰が参加するのか、もしくは自身が参加者をコントロールする場合は、だれを参加させるのかを決めましょう。
参加者を自分でコントロールできる場合は、成果物の価値に合わせて、参加者を自身でアサインすれば良いのですが、参加者が事前に決まっている場合は、どのくらいのバリュー（価値）を出さなければならないかを認識しなければなりません。
なぜなら、会議は参加者の時間を頂いて実施するものです。ケチな話かもしれませんが、その参加者の給与を時給換算したときに、その時給以上の価値を出さなければならないということです。
といっても参加者の給与を自給換算した金額なんてものはわかるはずがありません。ただ、参加者とあなたの作ったアジェンダ、会議で決めようとしていることがその価値があるのかどうかは感覚的にわかるはずです。
もし、その価値がないと思うのなら、想定していたアジェンダの見直し、会議時間の設定を変える、参加者の見直しなどを行ってください。会議は参加者にとって、かなり重たいイベントです。その重たいイベントに見合った価値が出せるよう意識・工夫をすることが大切です。
3: タイムマネジメントを行いましょう
さて、アジェンダが決まり、参加者が決まったら、アジェンダに時間を振りましょう。あなたが導き出したいゴールと参加者との時間などの因果関係がわかったらその決定した時間をあなたの作ったアジェンダに配分してください。
会議の時間は限られており、その限られている時間の中で成果をだすためには、細かい時間設定をアジェンダに落とし込む必要があるのです。その時間設定に基づき、会議を進行させてください。
4: 上司の承認を取りましょう
一通り会議の段取りが決まったら、上司にアジェンダと、あなたの会議の進行における構想の承認を上司から取ってください。なぜ上司の承認をとる必要があるのかというと、会議の情報を共有することにより、上司と協力体制を敷き、事前に修正すべきポイントを確認してもらうことと同時に、いざという場合のフォローをしてもらえるような体制を作っていったほうが成功に近づけことができるからです。
まず前提として、会議にとどまらず、仕事を行う上で、重要なことは「報連相」です。この上司への確認は「報連相」と全く同じで、今回の会議の責任を取る立場の上司へ報告し、「承認」をとることは仕事のマナーとしてやらなければならないことです。
そして、それだけではなく、上司の承認を取りに行く際に、「修正すべきポイント」など客観的なアドバイスをもらうことできることに加え、会議で失敗しない状況を作ることができるのです。
例えば、想定外の質問を受け、答えを窮する場面が出てきたとき、上司に事前承認を受けていれば、上司は話の流れなどを理解した状態で会議に参加することになるため、代わりに答えてもらうなどの助け舟を出しやすい状況が作れているということになります。
加えて、最悪失敗したとしても、上司の責任の下で実施しているという事実もできあがりますので、あなたの責任を最小限に食い止めることもできます。
すなわち、上司に共有することで、かつ有益な意見をもらいつつ、本番の会議の際には助けてらえる体制を作ることができるため、また、自身の責任を最小限にとどめるためにもすべての準備ができたら上司の承認をもらいましょう。
さらに言えば、会議のアジェンダを作る前に、「この日までに会議の計画をするので見てください」という事前承認まで取っておくと、すべて如才なく会議の計画を進められるでしょう。
まとめ
会議は、実際の会議も重要ですが、その出来の大半は事前準備で決まります。その事前準備とは以下の確認をするということです。
・会議のゴール地点
・会議の成果物の価値
・制限時間
・上司からのGOサイン
そしてこれができていれば自信をもって会議を信仰することができます。
会議を行う際は、この４点の確認、そしてその確認を行うための段取りを行ってください。
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