毎回同じメンバーで行う社内定例会議は、連絡事項や売上報告をするだけ場になりがちです。その状況を打破するには、会議の軸となる議題を見直すことからはじめましょう。
緊張感がなくなった会議を有意義な場に変えるための、議題の決め方について解説します。
社内定例会議の意義を改めて考える
何のために定例会議をしているのか聞かれたら、即答できますか？何となく進み、何も決まらないままで終わるような会議は、目的を見失っています。
マンネリ化しやすい定例会議ですが、本来は重要かつ不可欠な意思決定の場としての役割があることを再認識しましょう。貴重な時間を費やしただけの価値を生み出すことが求められます。
1.情報共有の場としての役割
定例会議では営業であれば売上報告をしたり、技術職であれば進捗状況の報告をしたりすることが一般的です。しかし数値だけの報告で終わってしまうことが多々あります。これでは生産性に乏しく、充分にその場を活用できているとはいえません。
単なる定例事項の報告の場にならないように。新たに得た情報の提供や、問題点や反省から見出された施策の報告など、グループ内で共有すべき情報の発表の場としても生かします。
2.目的達成に向けた議論の場であること
報告に重点が置かれがちですが、本来は議論の場であることが社内会議のあるべき姿です。会議には必ず目的が必要で、それを達成するために必要なことを議論します。
メールや個別連絡で済む報告に時間を費やすより、参加者が意見を出し合う議論を場とすることが重要です。
3.物事の意思決定まで
議論の結果、議題となった案件に関して何らかの結論が出て、さらに決定まで行われると、その会議の目的を達成し、成果を出せたといえるでしょう。
組織内のコミュニケーションの中で意思統一できたことで、今後の仕事が進めやすくなります。ここまで出来ると社内定例会議の場が有意義に機能しているといえます。
定例会議の議題の決め方のコツ
マンネリ化した定例会議は、いつのまにか開催すること自体が目的になっていることがあります。議題の設定が正しくされていないことも多いですので、まずはそこから見直してみては。
議題次第で会議の流れは大きく変わります。会議には必ず目的達成するための議題が必要です。
1.目的とゴールが明確な議題にする
マンネリ化した定例会議は、いつのまにか開催すること自体が目的になっていることがあります。また漠然とした曖昧な議題であったり、場当たり的に会議内で決めたりしていることも。優秀な議題とは、明確かつ具体的なのが大前提です。
議題を何にしようかと悩んでいる人には、売上など利益に直結する内容に捕らわれず、業務遂行で改善したい問題を議題とすることもおすすめです。経費節約に向けた業務改善策などは、話し合いで有益な意見が生まれることも多いです。
2.参加者が意見を出しやすい議題にする
いつも同じメンバーが発言しているようなら、他の参加者にも発言しやすいような議題を選ぶことも検討しましょう。できるたけ具体的な議題の方が、考えもまとまりやすく、意見が出しやすいです。活発な議論ができるほど、会議が充実します。
できたら議題は定例会の場ではじめて発表するのではなく、事前に参加者に周知しておく方がおすすめです。必要に応じて事前に調査や準備をしてから会議に出席できます。会議中の無駄な時間のロスもなくなり、スムーズに進行します。
議題を決めるときに気をつけたいこと
社内定例会議の意義を理解し議題のあるべき姿が分かったら、よくやりがちなミスに気をつけて議題を決めましょう。少し意識するだけで、より有益な議題へとブラッシュアップできます。
1.「～について」という議題にしない
具体的な議題というのは、基本的に疑問形となるはずです。「解決・改善するにはどうしたらいいのか？」というところから発展させていきましょう。
曖昧な「～について」という表現は議題としてはテーマが漠然と過ぎていて、具体的に話す合うべき内容がイメージしづらいです。議論が一般論や抽象論の方向に流れないようにしましょう。
2.結論まで出せる範囲に留める
時間内にゴールまで到達できない議題だと、不完全燃焼で会議が終わるかもしれません。適切なゴール設定がされた会議は達成感がありますので、議題は盛り込み過ぎないようにしましょう。
会議の頻度や時間に応じて、議題を絞ります。今後の大まかな対応方針だけではなく、時間内に担当や期限など具体的に決められる議題がちょうどいい範囲です。
3.議題は批判的なものにしない
参加者の誰かが居心地の悪くなるような、批判的な議題にはしないようにしましょう。問題の解決や改善には反省も必要ですが、会議は個人的な攻撃の場であってはいけません。
悪い凡例などを挙げるときには、特に注意しましょう。売上報告を含む会議での予実績の比較などは、客観的に冷静に行うことが大切です。
まとめ
社内定例会議は時代遅れでビジネス環境の変化についていけてないとマイナスな意見もありますが、実際はやはり社内のコミュニケーションの意味でもとても大切な場であります。
未来志向で仕事をしている以上、ネタが尽きることはないはずです。利益向上や業務改善に繋がる適切な議題を決めて、会議をもっと有益なものに変化させていきましょう。
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