あなたの会社には、会議室がいくつあるでしょうか。常に誰かが予約をしていて、使えないという経験はありませんか？会社にある会議室は、社員全員に平等で存在をしているものです。予約だけしておいて使われないのは、時間と資産を無駄遣いしていることになるのです。ここでは、空予約をなくすために、社内会議予約のルールとマナーについて解説します。
会議室の予約は早い者勝ち
会議室は偉い人が優先的に利用できると思っていませんか？会社にある会議室は、誰でも自由に使うことができるものです。偉い人の会議も重要かもしれませんが、現場の課題解決だって会社運営にはとても重要なことなのです。会議室の予約をするために、偉い人に気を使う必要がないことをまずは認識しましょう。
とはいえ、役員の方のスケジュールは時間単位で変更されます。重要な緊急会議を開こうとした時に、全ての会議室が埋まっているから使えないというのは確かに良くないこともあります。改善策として、役員クラスだけが使える会議室を準備する方法があります。そうすることで、役員クラスの方もストレスを溜めることなく、いつでも自由に使うことができます。ただ、誰も使っていないのに会議室を利用できないというのももったいない話です。
そこで、役員クラスだけが利用できる会議室ではなく、役員クラスが優先的に利用できる会議室、を用意します。社員の方は、他の会議室が全て埋まっている時だけその会議室を利用し、緊急の役員会議などが入った時には譲るようにするのです。最初から役員優先である会議室であると認識しておけば、譲る時にもストレスを感じることがありません。
無駄に長い時間予約をしない
だいたい１時間くらいで終わる会議だったのしても「念のため２時間取っておこう」と会議室を占領するのはマナー上よくありません。必要最低限の時間の予約をしておくようにします。
また、いつも１時間では足りないから大目に取っておこうと考えることもあるでしょう。それは、どうしても１時間を超える会議でしょうか？ダラダラと長引いている会議になってませんでしょうか？後ろが詰まっていると、会議も強制的に終わらせなければなりません。それがプラスに働くことも大いにあります。よっぽどのことが無い限り、会議は短時間で済ませる、そして予約も短時間で取っておくことがマナーです。
社内で他にも同じような会議室の取り方をしている人がいれば、全社で共通のルールを作ってみてはいかがでしょうか。１時間を超える会議室の予約は禁止！とか、１時間を超える場合には、○○さんの承認が必要！といった具合にルール化することで、みんな守ってくれるようになります。会議時間の短縮にもつながり、社内業務の効率化にもつながるでしょう。
誰が予約したのかを明確にする
会議室が埋まっていたとしても、急な来客がある事も考えられます。１時間後ろにズラしても大丈夫なのであれば、その時間しか対応できない会議を優先的に行いたいものです。その際、誰が会議室を予約しているのかが分からないと、調整のお願いをすることができません。会議室の予約をしたのは誰か？が分かるようにしておきましょう。
会議室の予約を効率的にするために
ここでは、会議室の予約を効率的に回すための事例をご紹介します。ぜひ参考にしていただいて、場合によっては会社に提案をしてみてはいかがでしょうか。
会議室予約システムを入れる
巷には、クラウドで安価な会議室予約システムが多数あります。社内でグループウェアやスケジューラーを使っているなら、それを応用してもいいでしょう。会議室の予約状況がシステム化されていると、ケンカになることもありませんし、自席で登録、解除ができるのでとても楽です。会議の時間になったらアラートがなるようなシステムだと空予約もなくなります。
空予約のワーストリストを作る
常にチェックするわけにはいきませんが、予約されているのに利用されていなかった場合を履歴で残しておきます。空予約ワーストリストとして、月に１回くらい掲示すると、空予約はあっという間になくなります。どう言い訳をしても空予約が悪いことだという認識は誰にでもありますから。
高度な空予約を防ぐシステム
最近は、空予約の会議室が発生しないためのシステムも存在しています。会議室の前にタブレットなどを設置しておいて、会議室に入る時に「入りました」というボタンを押すのです。１３時からの会議予約に対して、１３時５分まで誰も「入りました」のボタンを押さなければ、自動的に会議室が解放されるというシステムです。
これによって、会議室の空予約がなくなるだけでなく、時間にはメンバーが揃うメリットがあります。ボタンを押した履歴データや予約データを組み合わせて、会議が行われやすい時間帯を分析することができるのもこのシステムのメリットです。安価ではありませんが、会議室が多い会社の場合は、とても有効に活用することができるでしょう。
また、コロナ禍で一般化したZOOMやTEAMSなどが導入されている企業では、それらのツールを使って場所や時間を選ばずに会議をするということで会議室の空き問題をクリアすることも出来ます。
社内会議予約のマナー
社内会議の予約について、ちょっとした工夫で改善できることがあると気付くことがあったのではないでしょうか。冒頭でも言いましたが、会議室の予約は誰にも平等で発生する権利です。是非とも有効で効率的に時間を使えるように、マナーを守り、場合によってはルールを作っていくようにしましょう。
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