あなたの周りに『この人段取り悪いな…。』と感じる人いませんか？段取りが悪い人が、本人だけの仕事をしているならまだいいのですが、段取りの悪い人のあとに自分がやる仕事が待っていたりすると、『早くしてくれないかな…。』とイライラしてしまうこともあるでしょう。今回はそんな段取りの悪い人をさりげなくフォローする方法をご紹介します。
段取りが悪い人って？どんな人？
段取りが悪い人にはいくつかの特徴があります。
スケジュールを立てるのが苦手
今日は何をするか決めても、途中で予期していない仕事が入ってきたりしますよね。
段取りが悪い人は、そんなときにどの仕事を優先したらいいのかわからず、そしてどの仕事にどのくらいの時間がかかるかも把握できない傾向があります。
そして、段取りの悪い人は、思いつきで行動する傾向があるので、目標を見失いゴールが見えていないのです。
常に思いつきで行動するため、同じような仕事が来ても過去の経験を覚えてないことが多く活かせず、そのため効率が悪く時間を無駄にします。
変なこだわりを持っている
段取りが悪い人は、「絶対こうでなければいけない！」というマイルールを持っている人が多いです。
絶対に欠かせないこともありますが、融通が利かない人は段取りが悪いといえます。
100％でなくてはいけない、完璧でなくてはいけないと思っている人も段取りが悪い場合が多いです。
完璧主義タイプは時間を気にせず、提出期限を守らない傾向もあるので、段取りが悪いと言われることがあります。
周りが見えない
段取りの悪い人は、周りが見えていないことが多いのです。
一つのことに集中してしまい、自分のことしか考えられないタイプもいます。
人に任せられない
一人で効率をあげようとしても限界があります。
段取りの悪い人は、なんでも完璧に一人でこなそうとするので、人に指示することが苦手だったりします。
人に任せて失敗されたら、かえって時間がかかると思っているのです。
段取りが悪い人は、他人を信用していない傾向にあります。
段取りが悪い人をさりげなくフォローする方法
段取りが悪い人に、『段取りが悪いですね。こうやってやればいいじゃないですか。』なんて言えませんよね。
同僚に冗談っぽくいうくらいなら許されるかもしれませんが、上司や先輩には言いづらいですし、部下に言ったらパワハラだと思われたり、ひどい上司だと言いふらされたり、段取りの悪い部下の被害者はこちらなのに、加害者になるのは御免です。
それでは、段取りが悪い人の特徴がわかったところで、さりげなくフォローする方法を見ていきましょう。
仕事の優先順位を明確にする
段取りが悪い人は、スケジュールを立てられないですから、優先順位を明確に提示することが大切です。
上司であれば、『こちらは〇日までに提出とのことでした。』と一言添えたり、案内文書やメールが届いている場合は、案内文書の提出期限のところにマーカーで色をつけたり、メールであれば、提出期限の部分の色を変えたり、太字にしたり、さりげなく強調しましょう。
同僚や部下には、上司と同じく仕事の期限を伝えて、仕事の進み具合も確認しましょう。
もし進んでないようであれば、手伝うか声をかけてみるといいでしょう。
途中で相談してほしいという
上司の場合は言いにくいですが、同僚や部下の場合は、『完璧に作らなくてもいいから、だいたいの案ができたら相談してほしい。』というのも、段取りの悪い人には効果的です。
段取りが悪い人は完璧主義な場合も多いので、全部できてなくてもいいから見せてと伝えておくのです。
段取りの悪い人が完璧だと思って完成したものを持ってきたときに、これは違うと否定すると一気にやる気をなくす可能性があります。
そのため、途中で相談や報告してねとさりげなく伝えておくといいですよ。
手伝いましょうか？と声をかける
段取りの悪い人は、人に任せられなかったり、人に頼み事をしたら嫌われるのではないかと思っていたりする傾向があります。
上司でも同僚でも部下でも、困っている雰囲気だったときは、声をかけてあげましょう。
さりげないフォローで相手に気づかせよう！
段取りの悪い人に、はっきりと効率が悪い、要領が悪いなどと言ってしまうのは危険です。
なぜなら完璧主義な人も多いので、自分が完璧に仕事をこなしていると勘違いしている可能性もあるので、はっきり伝えてしまうことによって、やる気をなくしてしまったり、逆ギレされてしまったりする場合もあるんです。
さりげないフォローで相手を支えてあげましょう。
段取りは悪くても、人間性がしっかりしている人であれば、そのフォローに感謝してくれることでしょう。
秘書はサポートすることが得意な人も多いですから、さりげないフォローは得意かもしれませんね。
段取りが悪いな！とイライラするばかりでは解決しません。見方を変えてみましょう。
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